10 Chaves para usar a tecnologia para gerenciar registros de pequenas empresas - manequins

Os proprietários de pequenas empresas em todos os lugares adotaram a tecnologia para gerenciar seus registros, seja agendando compromissos, criando correspondência, registrando operações comerciais, processamento de folha de pagamento, inventário de rastreamento ou mais. Enquanto as empresas não passaram "sem papel", reconheceram as vantagens de usar a tecnologia para se manter organizada. Se você ainda está acorrentado ao uso de papel, pode ser hora de você usar as dez teclas seguintes para reto encadear o papel com arquivos eletrônicos.

Use o Outlook para acompanhar compromissos, tarefas e projetos

O calendário em papel que vai para onde quer que seja, é útil, mas você tentou usar o recurso Calendário em um programa de software? Com um calendário informatizado, você pode digitar um compromisso uma vez e configurá-lo para repetir diariamente, semanalmente, duas vezes por semana ou mensalmente, e você pode definir lembretes automáticos - tarefas que você não pode fazer em seu calendário de papel. Aqui está outro bônus: com um software como o Outlook, todos os membros da equipe podem compartilhar calendários.

Digitalize cartões de negócios e transfira suas informações para listas de contatos do Outlook

Você está cansado de ter que arar seu caminho através do seu Rolodex ou uma enorme pilha de cartões de visita para encontrar um número de telefone ou endereço de e-mail ? Bem, você pode se afastar de qualquer versão deste pesadelo que você enfrente. Como? Execute cada cartão de visita através de um scanner que inclua software para converter as informações no cartão na lista de contatos no Outlook. Então você pode encontrar a informação que você procura com uma operação Find.

Converta documentos em Adobe. Arquivos de pdf

O MS Word possui uma opção para salvar arquivos como. pdfs. O processo é indolor. Com um documento aberto do Word, escolha FileSave AsSave como tipo e clique na seta suspensa no extremo direito. Desça a lista, destaque PDF e clique em Salvar (ao lado de Cancelar na parte inferior da caixa).

Qual o problema das pdfs? Você não precisa mais se preocupar se alguém tem a versão correta do software para ler seu arquivo. Qualquer computador com Adobe Reader pode abrir qualquer. ficheiro PDF.

Você também pode digitalizar letras, faturas, anúncios - qualquer documento que corresponda ao seu scanner - e salvá-los como pdfs. Certifique-se de colocar o scanner no. tipo de arquivo pdf antes de digitalizar o documento.

Crie maestros de documentos usados ​​com freqüência

Quando você costuma utilizar essencialmente a mesma letra, mas com pequenas alterações, mantenha um arquivo mestre dele no seu computador.Então, quando você precisar do documento, abra o documento mestre, faça as alterações e imprima o documento. Lembre-se de salvar o arquivo com um nome de arquivo diferente para que o mestre não seja alterado.

Use software de contabilidade para criar faturas e ordens de compra

Você não precisa passar por arquivadores cheios de faturas ou ordens de compra. Use um software de contabilidade como o QuickBooks ou o Sage 50 para criar esses documentos. Você pode precisar imprimir e enviar documentos para um cliente, mas o arquivo atual permanecerá - não em arquivadores de espaço - mas em seu computador, onde encontrar uma fatura é uma questão de digitar algumas batidas de teclas.

Automatizar cartões de tempo, faturamento de projetos e processamento de folha de pagamento

Você pode substituir perfuração e processamento de cartões de tempo com cronograma eletrônico e processamento de folha de pagamento. Pense no tempo economizado e nos erros evitados. Um empregador diz que sua empresa reduziu o processamento de folha de pagamento de 6 horas a 45 minutos usando o software do cartão de tempo. Agora, isso é um feito importante.

E se a confiabilidade é um problema para o seu negócio, você pode comprar um programa de software que exige que cada funcionário coloque um dedo no scanner quando começar e terminar as horas de trabalho! Essa impressão digital parece um filme de ficção científica, não é?

Acompanha o inventário eletronicamente

Se sua pequena empresa envolve inventário, usar a tecnologia é o único caminho a seguir. O software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) permite que sua empresa mantenha um registro exato de estoque, preencha ordens mais rapidamente, envie ordens de forma transparente e conta com precisão porque tudo é rastreado pelo computador. Você pode gerenciar todos esses processos, usando rótulos e números na tela do seu computador.

Registro de compras e detalhes do produto sobre ativos em uma planilha ou banco de dados

Quando você compra equipamentos ou outros ativos, registre os detalhes da compra e do produto em uma planilha ou banco de dados. Com todas as informações ao seu alcance, você pode entrar em contato com o fornecedor com quaisquer problemas ou contabilizar rapidamente seus ativos para uma demonstração financeira ou responder a um pedido de informações sobre ativos do banco.

Tornar o tempo de imposto um pedaço de bolo

Quando todos ou a maioria dos seus registros estão no computador, preparar impostos é muito mais fácil e mais preciso do que transferir dados de documentos impressos para o computador.

Com todas as suas faturas ou ordens de compra em um programa de software de contabilidade, você apenas executa um relatório e -voila! - o software fornece o total de faturas ou ordens de compra para o ano. O mesmo acontece com a folha de pagamento, o inventário e os ativos. Você pode recuperar qualquer coisa que você tenha armazenado sistematicamente no computador quando você precisar.

Fazer backup de arquivos

Uma vantagem adicional de usar a tecnologia para gerenciar seus registros de pequenas empresas é que você pode salvá-los - salve-os em um computador em outro local ou em uma unidade flash, por exemplo.

Por que isso é tão importante? O recurso de computador mais precioso é o dado que detém. Mantenha uma cópia extra desses dados para que você nunca enfrente a consternação de registros perdidos.Você raramente percebe que o ladrão vai roubar seu computador, um fogo vai derreter ou simplesmente vai morrer.