10 Dicas para aumentar a produtividade com o Office 365 - dummies

O Office 365 como uma tecnologia em nuvem oferece a qualquer organização os benefícios de um sofisticado centro de dados sem o incômodo e o custo de manutenção 1. Aqui, você encontra dicas e truques "prontos para aplicar" para aumentar a produtividade e eficiência em sua organização ou sua prática.

Auto-atendimento do Service Health Dashboard

Se você é o administrador designado para sua organização, provavelmente receberá perguntas sobre problemas que seus usuários estão enfrentando no Office 365. Antes de gastar muito tempo na solução de problemas um problema, confira o Service Health Dashboard no Office 365 primeiro para determinar se o problema é do seu fim.

Uma nova aparência do portal do Office 365 ainda está em visualização, mas está programada para ser lançada em breve. Nela, você pode gerenciar seu inquilino do Office 365: gerencie usuários, crie grupos, atualize a assinatura, revise o faturamento, suporte de contato, configure as configurações, execute relatórios e veja a saúde do serviço (veja a figura a seguir).

versão de pré-visualização do novo painel de administração do Office 365.

Se algum dos serviços rastreados no Service Health Dashboard não estiver verde, você verá informações úteis sobre o fundo do problema, quem é afetado, o que a Microsoft está fazendo sobre isso e quais são os próximos passos.

Ter uma visão sobre qual serviço está para cima ou para baixo irá poupar muito tempo e até mesmo um telefonema para suportar se você já sabe que alguém está trabalhando nisso.

Aja como o cara de TI

Em um ponto ou outro, todos desejamos secretamente que tivéssemos os incríveis poderes do IT Guy. Esta é a pessoa que pode magicamente desbloquear seu computador, redefinir sua senha e dar-lhe acesso a conteúdos privilegiados em sua organização.

Então, o que acontece se você perder o telefone com informações de dados confidenciais e o IT Guy não está disponível? Bem, então, você pode agir como o cara da TI.

Você pode facilmente limpar os dados do seu dispositivo sem fio e até mesmo excluir o dispositivo da sua conta para evitar uma violação de segurança e / ou privacidade.

rapidamente limpe dados ou exclua seu dispositivo da sua conta do Exchange Online, seguindo estas etapas:

1. Faça logon no portal do Office 365.
2. Do iniciador de aplicativos, clique na telha de email.
3. À direita da barra de navegação do Office 365, clique no ícone Configurações.
4. Clique em Correio no painel Configurações à direita.
5. Clique em Geral no painel esquerdo.
6. Clique em Dispositivos móveis e, em seguida, selecione o dispositivo móvel sincronizado com sua conta.
7. Clique no ícone do dispositivo Limpar (veja a figura a seguir).

Você também pode remover o dispositivo móvel completamente da sua conta clicando no ícone Remover (parece um sinal de menos).

Limpe remotamente um dispositivo.

Compartilhe a carga de trabalho

Não é incomum que a equipe de TI acabe gastando muito tempo cuidando dos tipos de tarefas da mesa de ajuda e não tem muito tempo para ser proativo e estratégico.

No Office 365, a equipe de TI pode capacitar seus usuários para gerenciar as permissões do site do SharePoint e até permitir aos usuários convidar usuários externos. Verifique as configurações no centro de administração do SharePoint e escolha uma das duas opções de compartilhamento externo (mostrado) que atenda às necessidades da organização para começar a compartilhar esta carga de trabalho com outras pessoas da sua organização.

Opções de compartilhamento externo no SharePoint Online.

Use o Assistente de agendamento

Não há nada mais irritante do que tentar configurar uma reunião com um grupo de pessoas e não saber a disponibilidade deles. No Office 365, a informação de disponibilidade no Exchange Online guarda o dia. Esta funcionalidade permite que você saiba se a pessoa é livre, ocupada, trabalhando em outro lugar, fora do escritório ou tem uma reunião tentativa no calendário. Funciona não apenas para pessoas, mas também para recursos, como salas de conferências.

Você vê as informações de disponibilidade de uma pessoa quando você cria uma reunião e usa o Assistente de agendamento. Veja como:

1. Crie um convite de reunião no Outlook.
2. Adicione as pessoas que deseja convidar para a reunião.
3. Na faixa de opções, clique em Assistente de agendamento.
4. Se o tempo escolhido parece bloqueado para qualquer um de seus convidados, encontre um tempo que funcione melhor para todos e, em seguida, clique no botão Enviar.

Compartilhe seu calendário

Uma característica legal do Outlook Online é que o calendário é tão robusto quanto o aplicativo de área de trabalho. Você pode aplicar cores aos seus compromissos para uma revisão rápida de seu dia, semana ou mês, enviar uma solicitação de reunião, configurar alertas e notificações e muito mais.

Você pode compartilhar seu calendário com pessoas fora de sua organização para facilitar a conhecer sua disponibilidade. Você pode escolher dar-lhes detalhes completos para o seu calendário, limitado ou apenas mostrar sua disponibilidade.

Para compartilhar seu calendário do Outlook Online, siga estas etapas:

1. Clique no ícone Calendário do iniciador de aplicativos.
2. Clique em Compartilhar na navegação superior e, em seguida, clique em Calendário.
3. Digite o endereço de e-mail ou endereços das pessoas com quem deseja compartilhar o calendário e, em seguida, escolha os detalhes que deseja compartilhar.
4. Clique em Enviar.

Fazer um recall de rosto

Se você trabalha para uma grande organização, você pode acabar trabalhando com várias pessoas com o mesmo nome. Se você pesquisar sua caixa de entrada para um e-mail de alguém que compartilha o mesmo nome com outras pessoas com quem trabalha, você precisa ter certeza de que está escolhendo a pessoa certa. Você pode reduzir rapidamente seus resultados de pesquisa olhando a imagem exibida ao lado do nome dos contatos diretamente dos resultados da pesquisa. Certo, sim?

Disparar com Clutter

Filtre os e-mails de baixa prioridade da sua caixa postal usando Clutter para que você possa se concentrar nas mensagens mais importantes.O Office 365 acompanha seu comportamento de e-mail e aprende com isso para saber quais emails importam ou não são importantes para você. Os e-mails que acabam na pasta Clutter ainda estão disponíveis para revisão; eles não são excluídos. Você também pode "ensinar" o sistema suas preferências, movendo um e-mail de volta para a Caixa de entrada, se ele acabou na pasta Clutter.

A grande parte sobre isso? Você não precisa fazer nada! Clutter está ligado automaticamente para que você possa se mover para a próxima dica.

Sincronize seus arquivos

Independentemente de como você está conectado, você inevitavelmente irá encontrar uma situação em que você não tenha acesso à Internet. Só porque você está sem acesso não significa que sua eficiência deve diminuir.

Você pode continuar trabalhando em seus documentos OneDrive for Business ou SharePoint Online offline e sincronizá-los de volta ao servidor quando tiver uma conexão com a Internet. O aplicativo OneDrive para empresas deve ser instalado como parte do Office Pro Plus. Se você não vê-lo, clique em OneDrive do iniciador de aplicativos no Office 365, clique em Sincronizar na navegação superior e, em seguida, siga as instruções. O mesmo botão está disponível nas bibliotecas de documentos do SharePoint Online.

Mate a árvore de e-mail

Aqui está a situação: Você tem um relatório devido em três dias e você precisa de comentários de John, Jane, Mary e Peter. Você enviou um e-mail para todos eles solicitando a entrada. John e Jane respondem com sua contribuição. Mary não viu seu e-mail. Peter responde e copia Beth. Beth responde, mas o David de Bcc. David responde a todos, mas esquece de incluir Beth. Você finalmente tem toda a contribuição e você está prestes a finalizar o relatório, mas Mary, no último minuto, responde a todos, mas não olha a contribuição de Beth e David. Então, agora você deve adicionar seus comentários e reenviar a nova versão para que todos possam rever.

Esta história pode continuar e continuar até que seu cabelo fique cinzento por frustração, mas há uma maneira melhor de fazer isso: mate a árvore de e-mail. Use o Yammer em vez disso.

Com Yammer, todos irão ver os comentários de todos. Se alguém novo vier, essa pessoa verá o feedback de todos. Então, lá. Não há mais árvores de e-mail.

Obtenha modernos com seus anexos

No mundo antigo, você trabalharia em um documento, salvá-lo em uma biblioteca de documentos, atribuir as permissões corretas à biblioteca, pegar o link para o documento, abrir o Outlook, começar um e-mail, em seguida, envie o link para esse documento para seus colegas para que possam co-autor com você.

No novo mundo, os Anexos modernos são a coisa. Veja como funciona: Você está pegando fogo. Você obteve quatro documentos que acabou de terminar e salvos no SharePoint ou no OneDrive. Você vai para o Outlook, crie um novo e-mail e adicione os destinatários. Quando você clica no botão Anexar arquivo, você vê uma lista dos documentos mais recentes em que você estava trabalhando. A partir da lista, você pode escolher o documento que deseja compartilhar. Então, lembre-se de um dos destinatários não ter acesso à biblioteca. Sem problemas. Você pode conceder acesso ao arquivo diretamente do Outlook para o destinatário sem entrar primeiro no OneDrive ou no SharePoint.Como é isso para o moderno?