5 Bons controles contábeis que minimizam o roubo - manequins

Aqui está um resumo de cinco técnicas poderosas para minimizar os problemas que surgiram quando você tem pessoas com diferentes níveis de habilidade e níveis de confiabilidade trabalhando com seus dados do QuickBooks:

• Compare regularmente as contagens de inventário físico com os registros contábeis de inventário. Uma das coisas que você pode fazer, tanto para minimizar suas perdas de inventário quanto para manter registros contábeis precisos, é comparar regularmente as contagens físicas do seu inventário com o que seus registros contábeis mostram.

  Esta abordagem para contar com frequência os itens mais valiosos e fáceis de roubar cumpre duas coisas:

  • O encolhimento de inventário é rapidamente identificado.

  • O proprietário da empresa pode minimizar o encolhimento de estoque, identificando o tipo de inventário que é mais freqüentemente roubado ou mesmo quando o inventário é mais freqüentemente roubado.

• Reconciliar contas bancárias. Outro método que os proprietários de empresas devem usar é conciliar suas próprias contas bancárias. Muitas vezes, o roubo de funcionários pelo pessoal de contabilidade ocorre quando os funcionários descobrem como escrever cheques na conta bancária da empresa que o proprietário não vê.

  Uma forma segura de encontrar uma transação fictícia e fraudulenta é fazer com que o proprietário concilie o extrato bancário. Além disso, quaisquer transações escamosas e suspeitas tendem a se tornar óbvias quando o empresário olha de perto as verificações.

• Segregar contabilidade de custódia física sempre que possível. Em uma pequena empresa, é difícil separar sempre a contabilização de alguma atividade da custódia física ou responsabilidade física dessa atividade.

  Por exemplo, é difícil separar a contabilidade de inventário de custódia física ou acesso a esse inventário. Um funcionário da loja, por exemplo, pode facilmente roubar cigarros e também ajustar registros de inventário através de vendas de caixas registradoras para cigarros. No entanto, onde quer que você possa separar a custódia física da contabilidade, ocorre uma verificação de erro embutida. A pessoa que faz a contabilidade verifica indiretamente o cuidado com os custódios físicos do bem.

• Treine os funcionários no uso do QuickBooks. Você deve formar funcionários para usar o QuickBooks se você tiver um negócio de qualquer tamanho por dois motivos básicos:

  • Primeiro, alguém que sabe como usar o QuickBooks é menos provável que comece a gerar erros inadvertidos.

  • Segundo, registros contabilísticos confusos dão camuflagem ao roubo de funcionários.

• Feche o arquivo do QuickBooks. Embora você não seja obrigado a fechar o ano fiscal no QuickBooks, você ainda pode querer fazer isso para manter a integridade de seus dados.Veja abaixo:

  1. Escolha o comando Editar → Preferências

  2. Selecionar Contabilidade → guia Preferências da Empresa

  3. Clique no botão Data / Senha Definir Data de Fechamento.

     Quando o QuickBooks o solicitar, especifique uma data de encerramento e uma senha.

     Depois de fornecer essas informações, o QuickBooks proíbe ou limita os usuários de mudar ou entrar em transações datadas antes da data de encerramento.