7 Dicas para trabalhar com fórmulas do Excel - dummies

Vários elementos podem ajudá-lo a ser o mais produtivo possível ao escrever e corrigir fórmulas do Excel. Você pode visualizar todas as suas fórmulas ao mesmo tempo e corrigir os erros um a um. Você pode usar assistentes de suplemento para ajudar a escrever funções.

Prioridade do operador principal

Um dos fatores mais importantes nas fórmulas de escrita é conseguir que os operadores sejam corretos e não quero dizer operadores da companhia telefônica. Isso tem a ver com operadores matemáticos - você sabe, pequenos detalhes, como sinais mais, e sinais de multiplicação, e onde os parênteses vão. Prioridade do operador - a ordem em que as operações são executadas - pode fazer uma grande diferença no resultado. Você tem uma maneira fácil de manter sua precedência de operador em ordem. Tudo o que você precisa lembrar é "Por favor, desculpe minha querida tia Sally. "

Esta frase é um mnemônico para o seguinte:

• Parênteses

• Exponentes

• Multiplicação

• Divisão

• Adição

• Subtração

Assim, parênteses têm a primeira (maior) precedência, e a subtração tem a última precedência. Bem, para ser honesto, a multiplicação tem o mesmo precedente que a divisão e a adição tem a mesma precedência que a subtração, mas você consegue a ideia!

Por exemplo, a fórmula = 1 + 2 × 15 é igual a 31. Se você acha que deve igualar 45, é melhor ir visitar sua tia! A resposta é igual a 45 se você incluir parênteses, como este: = (1 + 2) × 15.

Obter a ordem dos operadores correta é fundamental para o bem-estar de sua planilha. O Excel gera um erro quando os números de parênteses abertos e fechados não coincidem, mas se você quer adicionar dois números antes da multiplicação, o Excel não sabe que simplesmente deixou os parênteses fora!

Alguns minutos de atualizar sua memória na ordem do operador podem poupar muitas dores de cabeça na estrada.

Mostrar fórmulas

Caso não tenha notado, é difícil ver suas fórmulas sem as editar acidentalmente. Isso ocorre porque qualquer momento que você estiver no modo "editar" e a célula ativa tem uma fórmula, a fórmula pode incorporar o endereço de qualquer outra célula que você clicar. Isso toca totalmente as coisas.

Não seria fácil se você pudesse apenas olhar em todas as suas fórmulas? Há uma maneira! É simples. Clique em Arquivo na parte superior esquerda do espaço de trabalho do Excel, clique em Opções, clique na guia Avançado e role para baixo para as opções de exibição para esta seção da planilha.

Opções de configuração.

Observe a caixa de seleção Mostrar fórmulas nas células em vez de seus resultados calculados.Esta caixa informa ao Excel que para qualquer célula que tenha fórmulas para exibir a fórmula em si em vez do resultado calculado. A figura a seguir mostra uma planilha que exibe as fórmulas. Para retornar à visualização normal, repita estes passos e desmarque a opção. Esta opção facilita a visualização de todas as fórmulas!

Exibindo fórmulas de maneira fácil.

Você pode editar funções acidentalmente mesmo quando você selecionou a opção Ver fórmulas. Faça um clique cuidadoso em torno da planilha.

Fix Formulas

Suponha que sua planilha tenha alguns erros. Não entre em pânico! Acontece até mesmo os usuários mais experientes, e o Excel pode ajudá-lo a descobrir o que está acontecendo de errado. Na guia Fórmulas na seção Auditoria de Fórmulas é o botão Verificação de Erro. Ao clicar no botão, é exibida a caixa de diálogo Verificar erros, mostrada aqui. Ou seja, a caixa de diálogo aparece se sua planilha tiver algum erro. Caso contrário, apenas aparece uma mensagem indicando que a verificação de erro está completa. Isso é inteligente!

Verificando erros.

Quando são erros, a caixa de diálogo aparece e fica ao redor enquanto você trabalha em cada erro. Os botões Próximo e Anterior permitem que você percorra todos os erros antes que a caixa de diálogo seja fechada. Por cada erro encontrado, você escolhe a ação a seguir:

• Ajuda sobre este erro: Isso leva ao sistema de Ajuda e exibe o tópico para o tipo de erro específico.

• Mostrar etapas de cálculo: A caixa de diálogo Avaliar fórmula é aberta e você pode assistir passo a passo sobre como a fórmula é calculada. Isso permite identificar a etapa particular que causou o erro.

• Ignorar erro: Talvez o Excel esteja errado. Ignore o erro.

• Editar na barra de fórmulas: Esta é uma maneira rápida de corrigir a fórmula se não precisar de outra ajuda.

A caixa de diálogo Verificação de erros também possui um botão Opções. Ao clicar no botão, abre a guia Fórmulas da caixa de diálogo Opções do Excel. Na guia Fórmulas, você pode selecionar configurações e regras sobre como os erros são reconhecidos e acionados.

Use referências absolutas

Se você vai usar a mesma fórmula para um monte de células, como aquelas que descem uma coluna, o melhor método é escrever a fórmula uma vez e depois arrastá-la para as outras células usando o identificador de preenchimento. O problema é que, quando você arrasta a fórmula para novos locais, qualquer referência relativa muda.

Muitas vezes, é a intenção. Quando há uma coluna de dados e uma coluna adjacente de fórmulas, normalmente, cada célula na coluna de fórmula se refere ao seu vizinho na coluna de dados. Mas se as fórmulas todos referenciam uma célula que não é adjacente, a intenção geralmente é que todas as células da fórmula façam referência a uma referência de célula imutável. Faça com que isso funcione corretamente usando uma referência absoluta à célula.

Para usar uma referência absoluta a uma célula, use o sinal de dólar ($) antes do número da linha, antes da letra da coluna ou antes de ambos. Faça isso quando você escreve a primeira fórmula, antes de arrastá-la para outras células, ou você terá que atualizar todas as fórmulas.

Por exemplo, não escreva isto:

= A4 x (B4 + A2)

Escreva assim dessa maneira:

= A4 x (B4 + $ A $ 2)

Desta forma, todas as fórmulas de referência A2 não importa onde você as copie, em vez de essa referência se transformar em A3 e A4, e assim por diante.

Use fórmulas de auditoria

Existem precedentes e dependentes. Existem referências externas. Existe uma interação em todos os lugares. Como você pode rastrear onde as referências de fórmulas estão vindo e indo?

Use as ferramentas de auditoria de fórmulas, é assim! Na guia Fórmulas é a seção de Auditoria de Fórmula. Na seção estão vários botões que controlam a visibilidade das setas de rastreamento de auditoria.

Fórmulas de auditoria.

A barra de ferramentas de auditoria de fórmulas tem vários recursos que permitem que você percorra suas fórmulas. Além de exibir setas de rastreamento, a barra de ferramentas também permite verificar erros, avaliar fórmulas, verificar dados inválidos e adicionar comentários a planilhas.

Use a formatação condicional

Assim como a função IF retorna um determinado valor quando a primeira condição do argumento é verdadeira e outro valor quando é falso, a formatação condicional permite aplicar um determinado formato a uma célula quando uma condição é verdadeira. Na guia Início na seção Estilos é um menu suspenso com muitas opções de formatação condicional.

Esta figura mostra alguns valores que foram tratados com formatação condicional. A formatação condicional permite que você defina a condição e selecione o formato que é aplicado quando a condição for atendida. Por exemplo, você pode especificar que a célula seja exibida em negrito em itálico quando o valor que contém é maior que 100.

Aplicando um formato quando uma condição for atendida.

As condições são definidas como regras. Os tipos de regras são

• Formatar todas as células com base em seus valores.

• Formate apenas células que contenham …

• Formate apenas valores de classificação superior ou inferior.

• Formate apenas valores que estão acima ou abaixo da média.

• Formate apenas valores exclusivos ou duplicados.

• Use uma fórmula para determinar quais células formatar.

Quando a condição é verdadeira, a formatação pode controlar o seguinte:

• Fronteiras

• Configurações da fonte (estilo, cor, negrito, itálico, etc.)

• Preenchimento (cor ou padrão de fundo de uma célula)

As células também podem ser formatadas com esquemas de cores ou imagens de ícones colocadas na célula.

Usar validação de dados

Na guia Dados, na seção Ferramentas de dados, é Validação de dados. A validação de dados permite que você aplique uma regra a uma célula (ou células), de modo que a entrada deve respeitar a regra. Por exemplo, uma célula pode ser configurada para aceitar apenas uma entrada de número inteiro entre 50 e 100.

Configurando validação de dados.

Quando a entrada não passa a regra, uma mensagem é mostrada.

Pegou fazendo uma entrada ruim.

A mensagem de erro pode ser personalizada. Por exemplo, se alguém inserir o número errado, a mensagem de erro exibida pode dizer Noodlehead - aprenda a contar! Apenas não deixe o chefe ver isso.