Acesso 2010 All-In-One For Dummies Cheat Sheet - dummies

Por Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman

O Access 2010 torna o gerenciamento de seus dados fácil, combinando uma interface visual com o poder de um banco de dados relacional. Saiba como organizar dados em tabelas, formulários de design e relatórios para edição e apresentação de informações e criar consultas para selecionar e combinar informações. As próximas etapas são escrever macros e scripts VBA para tornar seu banco de dados inteligente e publicar dados na Web usando o SharePoint.

Como criar um banco de dados Relacional no Access 2010

Quando você usa um programa de banco de dados como o Access 2010, você não pode simplesmente começar a inserir dados. Em vez disso, você precisa criar um projeto de banco de dados relacional, dividindo suas informações em uma ou mais tabelas, cada uma composta de campos (que são como as colunas em uma planilha). As tabelas são conectadas usando associações relacionais, onde um campo em uma tabela corresponde (se relaciona) a um campo em outro. Aqui está a idéia geral.

Identifique seus dados .

Faça uma lista dos possíveis campos (informações), incluindo texto, numérico, data, verdadeiro / falso e outros tipos de dados.
Elimine campos redundantes.

Não armazene a mesma informação em mais de um lugar. Se você pode calcular um campo de outro, armazene apenas um. (Por exemplo, armazene data de nascimento ou idade, mas não ambos.)
Organize os campos em tabelas.

Agrupe seus campos de acordo com o que eles descrevem, para que cada grupo se torne uma tabela. Por exemplo, um banco de dados de entrada de pedidos para uma loja pode ter uma tabela para clientes, uma para produtos e outra para pedidos.
Adicionar tabelas para códigos e abreviaturas.

Planeje incluir uma tabela de nomes de estados e códigos de duas letras e uma tabela de todos os outros códigos ou abreviaturas que você planeja usar no banco de dados. Você usará essas tabelas para criar listas suspensas de valores que você pode escolher ao inserir registros.
Escolha uma chave primária para cada tabela.

A chave primária é o campo que identifica exclusivamente cada registro na tabela. Você pode informar ao Access para atribuir um número de identificação exclusivo a cada registro usando um campo AutoNumeração.
Vincule as tabelas.

Veja quais tabelas contêm campos que combinam campos em outras tabelas. Em um banco de dados de entrada de pedidos, a tabela Pedidos deve conter um campo para identificar o cliente que colocou a ordem - um campo para coincidir com o campo da chave primária na tabela Clientes. A maioria dos relacionamentos é um para muitos, onde um registro em uma tabela pode combinar mais de um (ou nenhum) registro em outra tabela.

Dicas para escolher tipos de campo no Access 2010

Quando você cria um banco de dados no Access 2010, você decide qual o tipo de cada campo. Aqui estão dicas sobre quando usar o tipo de campo.

Tipo de campo	O que contém
Texto	Texto com até 255 caracteres (incluindo espaços e pontuação). Use um campo de texto, não um campo Número, para códigos - como números de telefone, códigos postais e outros códigos postais - mesmo que pareçam números. Memorando
Como um campo de texto, mas mais deles - até 65, 536	caracteres. Um campo de memorando pode conter texto rico (formatado) e você pode configurá-lo para Anexar Somente, para que ele possa acumular notas de texto, , sem permitir que o usuário exclua o que já existe . Número
Somente números. Você pode usar + ou - antes do número e um ponto decimal	. Se você planeja fazer matemática com um campo, use um campo Número ou Moeda. Moeda
Números com um sinal de moeda na frente deles ($, & yen;, e	em). AutoNumeração
Números exclusivos para cada registro e atribuídos pelo Access ao adicionar registros	, começando em 1. Use um campo AutoNumeração como o campo chave primária para a maioria das tabelas. Data / Hora
Datas, horários ou ambos.	OLE Object
Object Linking and Embedding. Não use isso ao criar	um novo banco de dados; use o novo tipo de anexo em vez disso porque ele armazena dados de forma mais eficiente. Hyperlink
Esta seqüência de texto é formatada como hiperlink. (Se você clicar no link	, leva você para a página.) Isto é especialmente útil se existir informações relacionadas na Web. Sim / Não
Sim ou não (uma condição específica é ou não é no efeito) - ou outros conjuntos de duas palavras, como True / False, On / Off ou Male / Fêmea. Use um campo	Sim / Não se desejar exibir o campo como caixa de seleção em formulários . Anexo Você pode armazenar um ou mais arquivos inteiros - imagens, som,
Documentos do Word, até mesmo de vídeo - em um campo	. Calculado Você insere uma fórmula que o Access usa para calcular o valor de
neste campo com base em outros campos da tabela. Use um campo calculado	quando um valor calculado será usado em muitas consultas, formulários, e relatórios. Atalhos de teclado Handy Access 2010 Estes atalhos de teclado são especialmente úteis no Access 2010. Alguns toques de teclado funcionam em qualquer lugar no Access 2010, enquanto outros funcionam apenas em visualizações específicas, conforme observado.

Chave ou Combinação

Ação

F1	Exibe a janela de Ajuda.
Ctrl + F1	Esconde ou exibe a fita.
F5	Vai para o registro com o número de registro que você digita.
F6	Move o foco para outra área da janela.
F7	Verifica a ortografia no objeto selecionado.
F11	Oculta ou exibe o painel de navegação.
Excluir	Exclui o objeto selecionado.
Alt + Enter	Na vista Design, exibe as propriedades do objeto
selecionado.	Ctrl + C Copia o texto ou objetos selecionados para a área de transferência.
Ctrl + F	Localiza texto (com a opção para substituí-lo) na consulta aberta,
, ou no formulário.	Ctrl + N Inicia um novo banco de dados.
Ctrl + O	Abre um banco de dados.
Ctrl + P	Imprime o objeto selecionado.
Ctrl + S	Salva o objeto selecionado.
Ctrl + V	Cola o conteúdo da área de transferência na janela ativa.
Ctrl + X	Exclui o texto ou o objeto selecionado e o salva na área de transferência
.	Ctrl + Z Desfaz a última ação que pode ser desfeita (nosso favorito de todos os tempos
).	Ctrl +; Tipos da data de hoje.
Ctrl + "	Duplica a entrada do mesmo campo no registro anterior
.	Esc Cancela o que você está digitando.
Segredos do Access 2010 Database Design	Aqui estão os Cinco Mandamentos do design do banco de dados, seja você usar o Access 2010 ou outro programa de banco de dados. Um banco de dados bem projetado torna a manutenção de seus dados mais fácil.

Guarde informações onde ele pertence, não onde ele aparece.

Onde você armazena informações não tem nada a ver com onde aparece. Em uma planilha, você digita a informação onde deseja que ela apareça quando você imprime a planilha, mas os bancos de dados funcionam de forma diferente. Em um banco de dados, você armazena informações em tabelas com base na estrutura da informação. Uma informação pode aparecer em muitos relatórios diferentes, mas você o armazena em apenas um campo em uma tabela.

armazene informações como realmente existe, não como você deseja que ele apareça em um relatório específico. Este é um corolário da primeira regra. Se você deseja que os títulos dos livros apareçam em letras maiúsculas (maiúsculas) em suas ordens de compra, o Access pode capitalizar os títulos para você. Armazene os títulos dos livros com a capitalização correta para que você não esteja preso com eles em todos os limites em cada relatório. O acesso possui muitas funções internas que podem ajustar a forma como o texto, os números e as datas são formatados.
Lixo, lixo (GIGO). Se você não se preocupar em criar um design bom e sensível para o seu banco de dados - e se você não tiver o cuidado de inserir dados corretos e limpos - seu banco de dados acabará cheio de lixo.
Um banco de dados bem projetado é mais fácil de manter do que um design mal projetado porque cada informação é armazenada apenas uma vez, em um campo claramente nomeado em uma tabela claramente nomeada, com as regras de validação apropriadas no lugar. Sim, parece muito trabalho, mas limpar um banco de dados de 10, 000 registros incorretos é (perdoar a subavaliação) ainda mais trabalho. Separa os teus dados dos teus programas.

Se você criar um banco de dados para ser compartilhado com (ou distribuído para) outras pessoas, armazene todas as tabelas em um banco de dados (o
back end ) e todos os outros objetos em outro banco de dados ( front end ) . Então você pode vincular esses dois bancos de dados juntos para fazer tudo funcionar. Separar as tabelas de tudo o resto simplifica todo o rigor de atualizar consultas, formulários, relatórios ou outras coisas mais tarde, sem perturbar os dados nas tabelas. Faça uma cópia de segurança cedo e frequentemente. Ok, essa dica não é sobre o design, mas é muito importante omitir: Faça um backup de seu banco de dados todos os dias. Com sorte, seu escritório já possui um sistema de backups regulares (provavelmente noturnos) que inclui seu banco de dados.Caso contrário, faça uma cópia de backup do seu banco de dados em intervalos regulares e, certamente, antes de fazer alterações importantes. Mantenha vários backups, não apenas o mais recente, no caso de demorar um pouco para descobrir um problema.
Como manter o lixo fora de seu banco de dados de acesso Se os dados que entram em seu banco de dados através de tabelas e formulários são lixo, qualquer saída ou análise que você faça com consultas e relatórios também lhe dará lixo. Felizmente, o Access oferece muitas ferramentas para ajudá-lo a garantir que os dados que se encaixam em cada campo são os dados que devem ser exibidos nesse campo. Você pode encontrar muitas das ferramentas para manter o lixo na visão de Design de tabela:

Tipo de dados

Use o tipo de dados correto para evitar que dados do tipo errado sejam inseridos. Tamanho do campo: Limita o número de caracteres. Por exemplo, se você sabe que um campo nunca deve exceder quatro caracteres, defina o tamanho do campo para 4 caracteres. Formato: faz com que os dados pareçam certos. Por exemplo, você pode mudar o texto para todas as maiúsculas ou todas as minúsculas. As máscaras de entrada, por exemplo, trabalham com a propriedade do campo Formatar.
Máscara de entrada
:
Uma máscara de entrada limita as informações permitidas em um campo especificando quais caracteres você pode inserir. Use uma máscara de entrada quando você conhece o formulário que os dados devem tomar - por exemplo, se um número de ordem tiver duas letras seguidas por quatro dígitos. Os números de telefone e os códigos postais são outros exemplos de campos em que as máscaras de entrada são úteis. Valor padrão :
Define um valor que aparece por padrão se nenhum outro valor for inserido. O valor padrão aparece no campo até que outro valor seja inserido. Regra de validação de campo ou registro :
Uma regra que os dados devem passar antes de ser inserido. Esta propriedade funciona com a regra de propriedade de texto de validação. Obrigatório :
Especifica que o campo deve ter um valor para que você salve o registro. Quando nenhum valor é inserido, o Access não cria um novo registro quando a tecla Tab ou Enter é pressionada e o botão Novo registro está acinzentado. Permitir comprimento zero :
Especifica se uma entrada de comprimento zero como "" (aspas sem um espaço entre elas) é permitida (apenas para campos de texto, memorando e hiperlink). Um campo de comprimento zero permite diferenciar entre informações que não existem e um valor nulo (em branco) desconhecido ou não inserido. Quando esta opção é definida, ela permite uma string de comprimento zero em um campo obrigatório. Você pode usar uma máscara de entrada para criar um campo de comprimento zero diferente de um valor nulo quando ambos são permitidos. Indexado: quando você escolhe indexar um campo, você pode especificar que nenhum valor duplicado é permitido no campo. Esta propriedade também é acessível a partir da exibição de folha de dados - é uma caixa de seleção na guia Datasheet da Faixa de opções. Campos de Pesquisa
:
Permite ao usuário selecionar um valor para um campo que está armazenado em outro campo. Isso elimina muitos erros ortográficos e padroniza as opções para o campo. Use o Assistente de pesquisa para criar um campo de pesquisa. Usando o VBA de forma eficiente no Access 2010 Ao automatizar um aplicativo de banco de dados do Access 2010 usando o VBA, você pode se perder com uma página em branco para começar a escrever o código. Onde você começa? Aqui estão algumas orientações simples a seguir, que você terá que escrever código VBA como um profissional:

Obter ajuda.

Sim, este artigo lista algumas maneiras de aprimorar o uso do VBA no Access, mas pressione F1 a qualquer momento para iniciar a Ajuda do Microsoft Office Access, onde você pode aprender e ver exemplos de código VBA.

Use o Object Browser. O Object Browser permite explorar as diferentes propriedades e métodos dos objetos no VBA. Na janela do Editor VBA, escolha Exibir → Pesquisador de objetos - ou simplesmente pressione F2.
Obter mais ajuda. Certo, as ferramentas de ajuda integradas no Access 2010 VBA são maravilhosas, mas você também pode usar seu navegador favorito para pesquisar na Internet ajuda em uma variedade de tópicos sobre como escrever o código VBA. Você pode até encontrar exemplos que você pode roubar - ou emprestar - para o seu próprio projeto.
lide seus erros. Mesmo o programador mais perfeito não pode impedir que ocorram erros, mas ele ou ela pode impedir que eles tragam um programa para uma parada de moagem. Use o tratamento de erros interno do VBA com as instruções On Error Goto e Resume para interromper erros e alterar o fluxo do programa para que seus aplicativos não frustrem as pessoas que os utilizam.
Use funções e procedimentos secundários. Use funções e procedimentos secundários para lidar com tarefas que serão realizadas por diferentes áreas do seu programa. Como regra geral, se você for copiando e colando o código de uma área de um programa para outro, você pode querer colocar esse código em seu próprio procedimento.
Converter macros para código VBA. O designer Macro no Access 2010 permite que você clique e escolha entre listas de tarefas predefinidas para automatizar sua aplicação. Crie uma macro que faça o que deseja e, em seguida, converta essa macro para o código VBA para que você possa ver como ela gostaria se você digitasse a partir do zero.
Compartilhando dados com outros programas do Access 2010 O Access 2010 é um ótimo aplicativo de banco de dados por conta própria, mas também funciona bem com os outros. Você pode exibir e recuperar dados de vários programas diferentes. Se um programa suportar VBA, você pode controlá-lo no Access. Aqui está uma breve lista de aplicativos Microsoft que você pode assumir o controle e compartilhar dados com:

Excel:

Muitos usuários do Excel acabam se envolvendo com o Access porque precisam de mais estrutura para armazenar seus dados. No entanto, algumas dessas pessoas não, portanto, ainda existe um forte vínculo entre o Access e o Excel. Você pode usar uma planilha do Excel como uma tabela no Access ou assumir completamente o controle de uma aplicação do Excel do Access VBA.

SQL Server: O SQL Server é como o Access em esteróides - pelo menos do ponto de vista da tabela e da consulta. Você pode mover seus dados do Access para o SQL Server para melhorar a velocidade e o desempenho ao usar grandes quantidades de dados. Uma vez que os dados estão no SQL Server, você pode criar seus formulários, relatórios, macros e módulos do Access para usar os dados do SQL Server.
Palavra: A maioria das pessoas que usam o Access também usou o Word. Se você está escrevendo uma carta ou fazendo uma lista de tarefas para fazer, a Word é onde muitos de nós se tornam. Você também pode usar o Word como uma ferramenta de relatório onde você pode criar marcadores para colocar dados do Access, para que você possa ter alguém que não esteja familiarizado com o Access alterar os dados estáticos no relatório.
SharePoint: O SharePoint é a visão da Microsoft para compartilhar e colaborar com dados na Web, e do Access 2010, você pode compartilhar dados com um servidor do SharePoint. Você pode até mesmo criar formulários e relatórios no Access e publicá-los em um site do SharePoint para que os usuários possam usá-los em seus navegadores - tudo sem ter o Access 2010 instalado.
Outlook: O Outlook é mais do que apenas uma ferramenta de e-mail; É também um sistema de gerenciamento de contatos. Usando o Access 2010, você pode enviar e-mails e coletar dados diretamente das mensagens de e-mail recebidas. Você também pode compartilhar as informações de contato, calendário e tarefa com seu aplicativo do Access para que você deva inserir esses dados em um único lugar.