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Em ACT! 2008, adicionar um arquivo à guia Documentos é fácil e vale a pena o esforço. A guia Documentos, que você pode encontrar nas janelas Contatos, Grupos ou Empresas, permite que você anexe ou crie um atalho para todos e quaisquer arquivos relacionados ao contato, grupo ou empresa atual. Você pode adicionar ou criar um atalho para uma proposta criada no Excel, um contrato criado no Word ou mesmo um arquivo PDF que você digitalizou no seu computador.
Basta seguir estas etapas para adicionar um documento à guia Documentos:
1. Visualize o contato, grupo ou registro da empresa para o qual deseja adicionar um documento.
2. Clique na guia Documentos.
3. Clique no botão Adicionar documento na barra de ícones da guia Documentos.
Você tem duas opções aqui:
• Arquivo: Ao escolher esta opção, você está realmente clonando o arquivo original e adicionando-o ao seu ACT! base de dados. Depois de adicionar um documento à guia Documentos, você pode abrir o arquivo diretamente do ACT! para visualizar, editar ou imprimir. A remoção de um arquivo da guia Documentos não remove o documento original do seu computador e vice-versa. Lembre-se: Como o arquivo que você adiciona à guia Documentos é um clone do original, as alterações feitas no documento original não aparecem no documento clonado que reside na guia Documentos, nem alterações que você faça com que o documento clonado apareça no original. Considere excluir o documento original para evitar qualquer confusão.
• Atalho: Cria um atalho que liga de volta ao documento original em vez de copiá-lo. A localização do documento original é exibida na guia Documentos.
O caminho Meus documentos é específico para a máquina e para o usuário. A compra de um novo computador ou a alteração das informações do usuário em seu existente tornam inválido o (s) atalho (s). Considere criar uma nova pasta do Windows, como documentos do ACT, que pode ser recriada em um novo computador e ser vista por uma variedade de usuários. Além disso, usuários de banco de dados remotos que não têm acesso a essas pastas não podem visualizar o documento.
Dependendo da sua escolha, a caixa de diálogo Anexar arquivo ou anexar abreviado é aberta.
4. Navegue até o documento que deseja adicionar, selecione-o e clique em Abrir.
ACT! Adiciona o documento ao seu ACT! banco de dados e exibe o tamanho, tipo e data da última modificação na guia Documentos. Arquivos anexados exibem o nome do documento; Os atalhos anexados exibem o caminho para o arquivo.
Os documentos que você adicionam à guia Documentos se tornam parte do seu banco de dados, então os usuários de sincronização remota agora podem acessar esses documentos, também.Você também pode adicionar um arquivo à guia Documentos do Windows Explorer ou Meu Computador, arrastando o ícone do documento para a guia Documentos.
