Adicionando e editando novas contas do Microsoft CRM - dummies

Contas são empresas. As subcontas podem ser divisões da empresa principal ou podem ser locais físicos separados da mesma empresa. Qualquer coisa que você adicione no Microsoft CRM, você pode editar. E qualquer coisa que você adiciona pode ser excluída, mas uma prática melhor é desativar uma Conta em vez de excluí-la. Se você desativar, você sempre pode ressuscitar a informação se descobrir mais tarde que precisa. A eliminação é para sempre.

Tomando a abordagem de atalho: Criar rapidamente

Criar rápido, que você acessa na parte inferior esquerda da página inicial de CRM, permite que você insira uma nova conta, contato, liderança ou oportunidade o mais rápido possível. O Quick Create é a abordagem do homem preguiçoso para a entrada de dados. A função Criar rápido atinge sua velocidade eliminando tudo que não seja Campos obrigatórios do negócio . Estes são os rótulos de campo que aparecem em vermelho na tela. Os campos obrigatórios do negócio são campos obrigatórios que o sistema precisa para salvar e recuperar registros corretamente.

Na janela Criar rápido, você pode escolher criar vários tipos de registros acessando a lista de seleção na janela. Para começar a adicionar uma nova Conta através da função Criar Rápido, siga estas etapas:

1. Abra o Quick Create.

2. Escolha Contas na janela Criar Rápido.

3. Clique no botão Ir na mesma janela.

A janela Criar conta é exibida, conforme mostrado na Figura 1.

Figura 1: O método Quick Create para iniciar uma nova conta.

4. No campo Nome da Conta da caixa de diálogo Criar Rápido, insira o nome da empresa cujo Registro você está criando.

Como usuário, seu nome aparece como proprietário por padrão.

5. Selecione a opção Salvar ou a opção Salvar e Abrir.

Selecionar Salvar armazena o registro que você acabou de especificar e o traz para outra caixa de diálogo de criação rápida em branco, permitindo que você crie outro registro de conta. A função Salvar é eficiente se você tiver mais do que apenas alguns registros para inserir tudo de uma vez. A função Salvar e Abrir também armazena o Registro que você acabou de criar, mas imediatamente o traz para o conjunto completo de telas e campos de registro de conta para que você possa fazer um trabalho mais completo ao inserir informações para aquele Registro.

Apesar de suas melhores intenções de voltar mais tarde e preencher o restante da informação, você pode procrastinar. Considere usar a opção Salvar e Abrir. Mesmo se você começar com a opção Criar rápido, selecionar Salvar e Abrir quando terminar de inserir todos os campos obrigatórios, você traz para a janela Detalhe.Este é o lugar para estar.

Registros de conta e suas quatro seções

Cada registro de conta possui quatro janelas relacionadas: informações gerais, detalhes, administração e conta. Você pode acessar essas janelas ou, na verdade, criar uma nova Conta, indo para a Grade da Exibição da Lista de Contas e selecionando Nova Conta na Barra de Ações. Esse método, como distinto do Quick Create, é o modo completo e intensivo de entrada de dados para iniciar um novo registro de conta.

A Figura 2 mostra a guia Geral da janela da Conta.

Figura 2: A guia Geral da janela da conta.

A guia Geral possui a maioria das informações de contato críticas da sua conta, incluindo o campo obrigatório: Nome da conta. A maioria dos campos na guia Geral é auto-explicativo, mas as outras três guias merecem uma pequena discussão:

• A guia Detalhes contém principalmente informações financeiras, como receita anual e símbolo de estoque se a empresa for negociada publicamente. Isso fornece informações demográficas potencialmente úteis sobre a conta, assumindo que alguém em sua organização faz a pesquisa para preencher as informações e mantê-lo atualizado.
• A guia Administração possui informações contábeis, que são usadas para fins de cobrança.
• A guia Informações da conta possui informações demográficas, e não muito disso. Esta é uma área boa para adicionar campos adicionais e personalizados que são importantes para a sua organização. Campos personalizados podem ser adicionados a qualquer uma dessas quatro áreas, mas há uma grande quantidade de imóveis disponíveis na sub-área da Informação da conta.

Configurando subcontas

Registros de conta podem ser pais de outros registros de conta. Um filho Registro também pode ser referido como uma sub-conta . Normalmente, você usaria o sistema subconta para subordinar um registro para outro. Um bom exemplo ocorre quando você está lidando com uma empresa que tem vários locais. A sede seria a conta principal, e cada local regional seria uma subconta. Ao relacionar as contas desta forma, você pode usar o sistema de relatórios para consolidar, subtotal ou receita total para todas as contas relacionadas.

A janela Geral, que é a primeira e a janela padrão, quando você está criando um novo registro de conta, contém o campo que relaciona uma conta com outra. Este campo é rotulado como Conta Principal e tem uma lista de seleção contendo todas as outras Contas existentes no sistema. Não há praticamente nenhum limite para o número de níveis de parentalidade possível. Em outras palavras, cada conta principal pode ter muitos filhos, netos e bisnetos.

Ao criar esta estrutura, a melhor abordagem é mapear as relações entre as Contas e começar no topo. Primeiro, insira a Conta principal e, em seguida, insira as crianças.