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Decidir quando e como deseja limpar ou arquivar o arquivo da empresa QuickBooks 2012 é principalmente uma questão de bom senso. Sua primeira consideração deve ser se você precisa condensar o arquivo da empresa.
Se o QuickBooks ainda funcionar a uma velocidade razoável, se você não se achar louco por causa de muitos itens não utilizados em listas, ou se o arquivo de dados não cresceu monstruosamente grande (maior que 100 MB ou mais no tamanho) talvez você não precise condensar. Você não consegue nenhum benefício, em muitos casos, por limpeza. E, ao não limpar, você ainda possui registros financeiros detalhados completos ao alcance de sua mão.
A execução de uma operação de limpeza não reduz necessariamente o tamanho do arquivo de dados do QuickBooks. Portanto, se você realmente deve ter um arquivo de dados menor, o que você deve fazer é primeiro executar uma operação de limpeza e, em seguida, salvar e restaurar um arquivo de dados portátil QuickBooks.
A outra parte sobre limpar e arquivar os arquivos da empresa QuickBooks é outra noção de senso comum: você deve criar uma cópia arquivística do arquivo de dados do QuickBooks. De fato, é recomendável que você crie uma cópia arquivística do arquivo de dados do QuickBooks no final do ano depois que você ou o seu CPA tiverem feito ajustes finais no ano.
É uma ótima idéia criar uma cópia arquivística do arquivo de dados do QuickBooks que é usado para preparar sua declaração de imposto e quaisquer demonstrações financeiras, porque você sempre pode explicar mais tarde algum número em um relatório de retorno ou financeiro, olhando na cópia arquivística do arquivo de dados.
As pessoas podem modificar intencionalmente ou inadvertidamente transações antigas. Isso significa que alguém pode, infelizmente, trocar transações em um arquivo de dados do QuickBooks em um ano anterior. Quando essa alteração ocorre, alguém que olha mais tarde o arquivo de dados do QuickBooks pode não ser capaz de explicar um número em uma declaração de imposto ou em uma demonstração financeira.
Por exemplo, se alguém mais tarde voltar e muda uma transação em um ano anterior, e essa transação é usada para calcular as receitas totais do ano, você não pode mais usar os dados do QuickBooks para explicar números na sua declaração de imposto e suas demonstrações financeiras para a receita total. Isso faz sentido, certo?
Felizmente, ao ter uma cópia arquivística do arquivo de dados do QuickBooks - o arquivo de dados do QuickBooks que forneceu números para sua declaração de imposto e as demonstrações financeiras - você sempre pode ver quais transações do QuickBooks suportam um determinado número de retorno de imposto ou número de declaração financeira.
Se você ainda está confuso sobre este ponto - e é um pouco complicado - pergunte ao seu consultor de impostos ou ao seu CPA sobre o problema.Ele pode explicar o perigo de ter uma mudança nos dados do QuickBooks que foi usado para preparar um retorno ou uma demonstração financeira depois que esse retorno foi preparado ou depois que essas demonstrações financeiras foram publicadas e distribuídas.
