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O QuickBooks Pro e o QuickBooks Premier possuem uma característica muito interessante para as empresas que fazem trabalhos ou projetos para seus clientes: empreiteiros, consultores, engenheiros, arquitetos e assim por diante. O QuickBooks Pro e o QuickBooks Premier (ao contrário do programa Basic Basic QuickBooks) têm a capacidade de fazer um cálculo simples de projetos ou trabalhos. Esta capacidade significa que sua empresa pode criar estimativas de projetos ou trabalhos, acompanhar os custos por projeto ou trabalho e faturas de faturas por projeto ou trabalho.
No QuickBooks Pro, o cálculo do custo do trabalho começa com uma estimativa. Uma estimativa é apenas uma lista dos custos estimados que você irá incorrer em algum trabalho que você realizará para algum cliente.
Supondo que você já criou um trabalho e tenha dito ao QuickBooks que você usa estimativas, aqui estão as etapas que você segue para criar uma estimativa:
1. Obtenha o formulário.
Escolha Clientes -> Criar estimativas. O QuickBooks abre um formulário Criar estimativas, que tem uma semelhança estranha ao formulário Criar faturas que você viu, se você trabalhou com o QuickBooks.
2. Comece a preencher os espaços em branco.
Escolha o Cliente apropriado: trabalho na caixa de lista suspensa na parte superior do formulário. O QuickBooks Pro preenche automaticamente toda a informação possível - geralmente pelo menos a caixa Nome / Endereço - no formulário.
Se você configurou o QuickBooks Pro para rastrear classes, a caixa de listagem drop-down apropriada aparece no centro superior do formulário. Vá em frente e use a caixa, se apropriado.
Sinta-se livre para alterar as configurações padrão - a data e a estimativa #, por exemplo.
3. Adicione os itens de linha - detalhes, detalhes e detalhes.
Você preencher os detalhes de uma janela Criar estimativas da mesma forma que você preencher os detalhes de uma janela Criar faturas.
Cada item de linha que você deseja incluir na estimativa do trabalho precisa ser descrito na lista Itens. Note-se que, porque você frequentemente vende trabalho para clientes e clientes usando, em parte, uma estimativa, você normalmente deseja incluir descrições completas dos itens. (Alguns empreiteiros, por exemplo, usam frequentemente várias linhas de texto descritivo para explicar completamente cada item que mostra na estimativa.)
4. Adicione qualquer informação opcional.
Se desejar, use qualquer uma das outras caixas disponíveis na janela Criar estimativas para coletar e armazenar informações adicionais. Por exemplo, assim como com a janela Criar faturas, você pode clicar na caixa de listagem drop-down Mensagem do cliente e escrever uma mensagem amigável, ou você pode usar uma na lista suspensa.
Você também pode usar o campo Memorando para escrever uma nota para você no que diz respeito ao trabalho, se você quiser. Ou talvez algumas notas para o roteiro que você está pensando em lançar para os estúdios. Seja o que for adequado para você.
Se você deseja incluir outros itens na janela Criar estimativas, você pode personalizar essa janela. Escolha Personalizar na lista de lista suspensa Modelo no canto superior direito da janela Criar estimativas. O QuickBooks fornece uma lista dos seus formulários de estimativa. Escolha aquele que deseja editar. (Você pode ter apenas um formulário de estimativa na lista se você nunca criou um novo.) Clique no botão Novo ou Editar. Se você clicar em Novo, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Personalizar estimativa.
Antes de imprimir essa estimativa, lembre-se de que a janela Criar estimativas não é a mesma informação que aparece na estimativa por escrito. Para ver a aparência da versão impressa, clique na seta para baixo ao lado do botão Imprimir na janela Criar estimativas e escolha Visualizar na lista suspensa. O resultado é uma imagem de página inteira, encolhida para caber na tela.
Se você ainda não salvou sua estimativa, vá em frente e clique no botão Salvar e Novo ou Salvar e Fechar.
Para examinar a estimativa (ou qualquer formulário QuickBooks na tela) de forma mais próxima, clique no botão Zoom In na parte superior da tela Pré-visualizar ou mova o cursor do mouse sobre a imagem. Quando o cursor parece uma lupa com um sinal de mais, clique no botão esquerdo do mouse. Como você pode ver apenas uma parte da pré-visualização ao mesmo tempo, use as barras de rolagem na parte inferior e direita das janelas para se deslocar para as diferentes áreas.
Observe que a lupa agora tem um sinal de menos nele e o botão de zoom para alternar para diminuir o zoom. Se você completar mais de uma estimativa, você pode usar os botões Página anterior e Próxima página na tela Pré-visualizar para ver outras estimativas. Quando terminar, clique no botão Fechar.
Quando você voltar para a janela Criar estimativas, clique no botão Imprimir; O QuickBooks Pro exibe a caixa de diálogo Print One Estimate. Clique em Imprimir para imprimir a estimativa sem qualquer outra indicação.
Se você não usou o QuickBooks para imprimir estimativas antes, primeiro você precisará configurar sua impressora para esta tarefa. Para fazer isso, escolha Arquivo -> Configuração da impressora e selecione Estimativa na caixa de listagem suspensa Nome do formulário. Em seguida, especifique as configurações da impressora que você deseja para imprimir estimativas. (Este processo funciona da mesma forma que para imprimir outros formulários, como faturas.) Clique em OK quando terminar. A caixa de diálogo Print One Estimate que QuickBooks exibe depois de clicar em Print na janela Create Estimates também funciona do mesmo modo que a caixa de diálogo Print One Invoice.
