Criando uma ordem de compra no QuickBooks - dummies

Uma ordem de compra serve um propósito simples: informa a algum fornecedor que deseja comprar algum item. Na verdade, um pedido de compra é um contrato para compra.

Muitas pequenas empresas não usam ordens de compra. Mas quando eles crescem até um certo tamanho, muitas empresas decidem usá-los porque as ordens de compra se tornam registros permanentes dos itens que você ordenou. Além disso, o uso de ordens de compra muitas vezes formaliza o processo de compra em uma empresa. Por exemplo, você pode decidir que ninguém na sua empresa pode comprar qualquer coisa que custe mais de US $ 100, a menos que obtenha um pedido de compra. Se você puder emitir ordens de compra, você efetivamente controlou as atividades de compras por meio desse procedimento.

Para usar o QuickBooks para criar pedidos, siga estas etapas:

1. Diga ao QuickBooks que deseja criar uma ordem de compra escolhendo Fornecedores -> Criar Pedidos de Compra.

QuickBooks exibe a janela Criar compras.

Observe que, se o menu Fornecedores não fornecer um comando Criar Pedido de Compra, o QuickBooks não sabe que deseja criar pedidos.

2. Use a caixa de listagem drop-down do menu Fornecedores para identificar o fornecedor de quem deseja comprar o item.

A caixa de lista suspensa do fornecedor lista cada um dos fornecedores em sua lista de fornecedores.

3. (Opcional) Classifique a compra usando a caixa de listagem drop-down Classe.

4. (Opcional) Forneça um endereço de envio para a caixa de listagem Descartar para o navio.

A caixa de listagem Descartar navio exibe uma lista de todos os seus clientes, fornecedores e funcionários. Você seleciona o navio para endereçar selecionando um desses outros nomes. Depois de selecionar uma entrada da lista Ship To, o QuickBooks preenche a caixa do endereço Ship To com as informações apropriadas.

A janela Criar encomendas de compras fornece alguns botões e caixas padrão e, espero, familiares: Anterior, Próximo, Imprimir, Localizar, Ortografia, História e Modelo.

5. Confirme a data do pedido.

Inicialmente, o QuickBooks coloca a data atual do sistema na caixa Data. No entanto, você deve confirmar que a data em que o QuickBooks entrar como a data do pedido está correta. Esta é a data do contrato. Muitas vezes, a data define termos contratuais - como o número de dias em que o item precisa ser enviado dentro.

6. Confirme o número da ordem de compra.

O número da ordem de compra, ou o número P. O., identifica de forma exclusiva o documento do pedido de compra. QuickBooks sequencialmente números de ordens de compra para você e coloca o próximo número no P.O. No. box. A adivinhar que o QuickBooks faz sobre o número certo da ordem de compra geralmente é correta, mas, se não for correta, insira o número de substituição.

7. Confirme o vendedor e envie para informações.

O bloco Vendedor e o bloco Navio para bloquear o fornecedor de quem você está comprando o item e o navio para o endereço para o qual deseja que o vendedor envie o envio. Esta informação deve estar correta se sua lista de fornecedores estiver atualizada e você tenha usado corretamente a caixa de listagem Listar para enviar, se necessário, um endereço de envio para o endereço alternativo. No entanto, confirme que a informação mostrada nestes dois blocos de endereço está correta. Se a informação não estiver correta, é claro, conserte. Você pode editar as informações do bloco de endereços, selecionando as informações incorretas e depois redigitando tudo o que for mostrado.

8. Descreva cada item que deseja encomendar.

Você usa as colunas da janela Criar encomendas de compras para descrever em detalhes cada item que deseja solicitar como parte da compra. Cada item passa por sua própria linha. Para descrever um item que deseja comprar do fornecedor, você fornece os seguintes dados:

• Item: A coluna Item permite que você grave o número do item exclusivo para o item que deseja Comprar. Lembre-se de que os itens precisam ser inseridos ou descritos na Lista de itens. A principal coisa que você precisa saber sobre a Lista de itens é que qualquer coisa que você deseja mostrar na fatura - ou, nesse caso, em um pedido de compra - precisa ser descrita no arquivo do item.

• Descrição: A coluna Descrição mostra a descrição do item que você selecionou. Você também pode editar o campo Descrição para que ele faça sentido para clientes ou fornecedores.

• Qtd: A coluna Qty permite que você identifique a quantidade do item que deseja. Você insere o número de itens que deseja neste campo, obviamente.

• Taxa: A coluna Taxa permite que você insira o preço por unidade ou taxa por unidade para o item. Note que o QuickBooks usa rótulos diferentes para esta coluna, dependendo do tipo de empresa que você configurou.

• Cliente: A coluna Cliente permite identificar o cliente para quem o item está sendo comprado.

• Quantidade: A coluna Montante mostra o total gasto para o item. QuickBooks calculará o valor para você, multiplicando a quantidade pela taxa (ou preço). Você também pode editar o valor da coluna. Neste caso, o QuickBooks ajusta a taxa (ou o preço) de modo que a taxa de quantidade sempre seja igual à quantidade.

Você precisa inserir uma descrição de cada item que deve ser incluído no pedido. Isso significa, por exemplo, que se você deseja encomendar seis itens de um fornecedor, sua ordem de compra deve incluir seis linhas de informação.

9. Imprima o pedido de compra.

Você quererá imprimir o pedido de compra. O objetivo de registrar um pedido de compra no QuickBooks é criar um registro formal de uma compra. Você quase sempre quererá transmitir esse pedido para o fornecedor.O pedido diz ao vendedor exatamente o que deseja comprar e o preço que você está disposto a pagar. Para imprimir o pedido, você pode clicar no botão Imprimir. Você também pode imprimir ordens de compra mais tarde em um lote; Para isso, guarde todas as ordens de compra que deseja criar e, em seguida, escolha o comando Arquivo -> Formulários de impressão -> Ordens de compra.

10. Salve o pedido de compra.

Para salvar seu pedido de compra, clique no botão Salvar e Fechar ou no botão Salvar e Novo. Se você clicar no botão Salvar e Novo, o QuickBooks salva esse pedido e exibe novamente uma versão vazia da janela Criar Pedido de Compras para que você possa registrar outra ordem de compra.