Documentação Retenção no QuickBooks 2012 - dummies

As pessoas às vezes perguntam quanto tempo eles devem manter relatórios de QuickBooks antigos, cópias de faturas e outros bits de informações contábeis. Infelizmente, não há realmente uma resposta de tamanho único para isso. No entanto, aqui estão algumas coisas para pensar:

• Considere se a outra parte em uma transação sempre vai querer a informação. Por exemplo, se você discute cronicamente com um fornecedor sobre se você pagou alguma conta, faz sentido ficar com as contas do vendedor e quaisquer registros de seu pagamento enquanto o argumento continuar.

  Isso significa que qualquer documentação que documenta facturas e pagamentos do fornecedor não precisa necessariamente ser mantida se você não tiver um problema.

• Considere os requisitos de contabilidade fiscal. Por lei (muitas pessoas não percebem isso), uma empresa é necessária para manter registros contábeis para reportar seus lucros, perdas, rendimentos e deduções ao Internal Revenue Service. Isso significa que qualquer coisa que você precisa para calcular seus lucros ou elementos substantivos de seus cálculos devem ser mantidos.

  No entanto, existe um estatuto de limitação que normalmente é executado três anos a partir da data em que você arquivou o retorno pela última vez. Isso significa que, na maioria dos casos, você não precisa manter a papelada que é mais velha do que três anos após o retorno que ela relaciona.

  Em outras palavras, se você tiver dados do ano de 2007 e arquivou a declaração de impostos do ano de 2007 em 15 de março de 2008, até 16 de março de 2011, você não deveria (na maioria dos casos) precisa manter tudo velho papelada. O estatuto das limitações dita que você deve poder descartar as coisas antigas.

  Uma palavra de cautela está em ordem porque existem poucas exceções para este prazo de três anos de restrição:

  • Se você foi realmente descuidado e por sua negligência omitiu a renda bruta em excesso de 25% do que o seu retorno mostra, o estatuto de limitação é igual a seis anos.

  • Se nenhum retorno é arquivado ou um retorno fraudulento é arquivado, não existe um estatuto de limitação.

  • Estados sem impostos sobre o rendimento (como Washington) usam um conjunto diferente de regras e podem usar um estatuto de limitação mais longo. Washington, por exemplo, diz que o estatuto das limitações tem quatro anos, e não três.

• Considere os registros antigos que você pode precisar no futuro para calcular um item para sua declaração de imposto. Estes devem ser mantidos. Por exemplo, se você comprou uma fábrica há 30 anos, mantenha esses registros de compras até 3 (ou 6) anos depois de vender a fábrica.

• Considere que, em algumas indústrias, existem outras regras ou regulamentos de retenção de documentos. Por exemplo, se você é um médico, você mantém seus registros de pacientes idosos - e isso pode incluir informações contábeis do paciente - por mais de apenas três anos. Essas outras regras de retenção de documentos variam de acordo com a indústria. Descubra quais são as regras para a sua indústria.

Como você faz sentido dessas sugestões vagas? Venha com uma estimativa aproximada de quanto tempo você acha que deveria aguentar coisas.

Você pode querer pensar duas vezes sobre simplesmente lançar registros financeiros. Você pode querer destruir os documentos primeiro. Por sinal, algumas lojas de grandes caixas de escritório oferecem serviços de retalhamento na loja a preços razoáveis.