Faturamento eletrônico em Sage Timeslips - dummies

Alguns empresas - principalmente advogados que trabalham com companhias de seguros - devem enviar contas de contas eletrônicas por serviços prestados. Ao usar o complemento de cobrança eletrônica Sage Timeslips, que oferece suporte a uma variedade de formatos de cobrança eletrônica usados ​​pela maioria das grandes empresas de auditoria, você pode acompanhar seu tempo, preparar uma conta no formato eletrônico apropriado e depois exportá-la para a auditoria empresa.

Visite o site Sage Timeslips para ler sobre os formatos eletrônicos de entrega de faturas que o Timeslips pode suportar.

Configurando a cobrança eletrônica

Para usar o complemento de cobrança eletrônica Sage Timeslips, você deve configurá-lo seguindo as instruções que acompanham o complemento. Então você pode produzir contas no formato adequado para a empresa de auditoria com a qual você trabalha. Lembre-se, cada empresa de auditoria tem configurações únicas e formatos de arquivo.

Além disso, você precisa identificar os clientes para quem você usa a entrega eletrônica. Comece escolhendo Nomes → Informações do cliente. Na janela da Lista de clientes que aparece, clique duas vezes em um cliente para quem a entrega eletrônica se aplica. Em seguida, clique na guia Arranjo 2 da janela Informações do cliente e defina o campo Entrega eletrônica para a empresa de auditoria apropriada.

Na maioria dos casos, você também precisa adicionar campos personalizados e atribuí-los aos clientes que usam a empresa destinatária.

O complemento de faturamento eletrônico economiza tempo e permite que você adicione conjuntos predefinidos de campos personalizados associados a firmas de auditoria específicas.

Para algumas empresas de auditoria, você deve usar o conjunto de códigos de contencioso de tarefas da American Bar Association (ABA) ou o Sistema de Gerenciamento Uniforme de Tarefas para identificar tarefas, despesas e referências. Se você criou seu banco de dados Timeslips usando o estilo de banco de dados Legal with ABA Litigation Codes, esses códigos já existem em seu banco de dados. Se você usou qualquer outro modelo para criar seu banco de dados Timeslips, você precisa inserir os códigos para tarefas, despesas e referências no campo Nickname 2 da tarefa, despesa e apelido de referência e usar o campo Nickname 1 para inserir um descritivo Nome que você reconhecerá facilmente ao criar slips.

No conjunto do Código de Litigância de Tarefas da Associação Americana de Advogados e no Sistema Uniforme de Gerenciamento Baseado em Tarefas, os códigos começam com as letras A, E, ou L. Atribuir códigos que começam com A para tarefas, códigos que começam com E para despesas e códigos que começam com L para referências.

Examinando o processo de cobrança eletrônica

O processo de entrega eletrônica de faturamento em Sage Timeslips é semelhante ao processo de geração de outras contas.Você ainda coloca suas contas no estágio de prova inicialmente e depois as revisa e faz mudanças. Mas quando você está pronto para enviar as contas, você as exporta e envia os arquivos para uma empresa de auditoria para revisão.

Na parte inferior do menu de contas, selecione a empresa de auditoria eletrônica apropriada ou a empresa de auditoria e clique em Exportar. Timeslips solicita uma pasta na qual salvar as contas exportadas. Após a conclusão da exportação, você pode enviar as contas para a empresa de auditoria.

Na maioria dos casos, quando a exportação foi concluída, Sage Timeslips move as contas do estágio de prova para o estágio de auditoria. Para algumas empresas de auditoria, no entanto, a Timeslips aprova as contas.

Timeslips trata contas em estágio de auditoria, semelhante à forma como trata as contas na fase de prova: Timeslips bloqueia as contas enquanto a empresa de auditoria as revisa. Quando a empresa entrar em contato com sua avaliação, você aprovou as contas que não requerem alterações e você limpa as contas que exigem alterações do estágio de auditoria usando a janela Bill Stages (escolha Contas → Aprovar ou Limpar contas auditadas → Aprovar ou apagar contas) e fazendo as mudanças necessárias. Em seguida, você imprime as contas novamente e repita o processo.

Se o Timeslips aprova as contas que você envia para a empresa de auditoria e a empresa de auditoria requer mudanças, você pode limpar as contas selecionadas na aba Desfazível da janela Etapas da conta, editá-las, imprimi-las novamente e repita a impressão e entrega eletrônica processo.

É possível que uma empresa de auditoria não avalie sua conta antes de estar pronta para enviar outra. Neste caso, aprova a conta que você já enviou e, se a empresa de auditoria exigir alterações, tente desfazê-la. Se você não pode desfazer a conta, você precisará inserir uma transação de crédito de contas a receber para a conta original, voltar a inserir os dados que apareceram nessa conta e gerar uma nova conta para enviar para a empresa de auditoria.

Divisão de contas eletrônicas

Se você usa o recurso Split Bills em Timeslips, o que lhe permite estabelecer regras para alocar, ou dividir, as cobranças de uma conta entre cronometristas, esteja ciente de que diferentes empresas de auditoria lidam com a cobrança dividida em diferentes maneiras. Alguns permitem isso, mas ignoram, outros o permitem e usam, e outros ainda não o suportam.