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Ser um gerenciador de comunidades on-line significa ser um comunicador efetivo. Embora possa haver momentos em que você tenha medo de verificar o e-mail, saiba que é uma parte importante e essencial do seu trabalho.
Você vai lidar com muitos e-mails. Quando a palavra sai que você é o único membro da comunidade que vem com perguntas e preocupações, sua caixa de entrada será inundada. Embora alguns dias, o e-mail é mínimo, espere mais dias quando sua caixa de entrada parecer quase sem fundo.
Para piorar as coisas, seus colegas de trabalho vão encaminhar e-mails que sentem sob a jurisdição do seu departamento, então esteja preparado para receber muitas perguntas, queixas e coisas que não têm nada a ver com você em tudo. Além disso, você achará que as mesmas perguntas são repetidas e repetidas.
Mas não importa o quão cansado você estiver, e mesmo se você estiver pronto para puxar o cabelo para fora depois de receber a mesma pergunta 100 vezes na última hora, você deve responder a todos com o mesmo tom positivo, profissional e cortês.
Você pode estar inclinado a criar uma carta de formulário para dar a mesma resposta de estoque às perguntas freqüentes, mas reconsiderar. As letras de formulário são impessoais e fazem com que os membros da comunidade sentem que eles significam tão pouco para você que você não pode ser incomodado para criar uma resposta breve e pessoal. Com exceção de um anúncio da comunidade de massa, você deve evitar usar uma carta de formulário se possível.
Defina uma hora a cada dia para lidar com consultas, queixas e comentários dos membros. Leia tudo para determinar se deve ir para outra pessoa, receber uma resposta imediatamente ou obter uma investigação mais aprofundada. Qualquer coisa que não seja concluída imediatamente exige acompanhamento. Certifique-se de observar qualquer correspondência não resolvida para que não acabe caindo pelas rachaduras.
Para diminuir a quantidade de e-mail que você recebe, você pode enviar perguntas frequentes na sua página do Facebook, blog ou fórum da comunidade. Publique um link para suas perguntas freqüentes na página de contato do nosso blog ou do site para que os membros saibam ler as perguntas frequentes antes de escrever para você com perguntas que você já respondeu.
