Obtendo dados prontos para a previsão de vendas no Excel - dummies

Qual método de previsão que você usa faz diferença, mas, independentemente de sua escolha, no Excel você precisa configurar seus dados de linha de base de uma maneira específica. O Excel prefere se seus dados estiverem na forma de uma tabela. A seguir, uma visão geral rápida.

Usando tabelas

Não há nada misterioso sobre uma tabela do Excel. Uma tabela é algo muito parecido com um banco de dados. Sua planilha do Excel tem colunas e linhas, e se você colocar uma tabela lá, você precisará gerenciar três requisitos:

• Mantenha diferentes variáveis ​​em diferentes colunas. Por exemplo, você pode colocar as datas de vendas em uma coluna, quantidades de vendas em outra coluna, nomes de representantes de vendas em outra, linhas de produtos em outra.
• Mantenha registros diferentes em linhas diferentes. Quando se trata de registrar informações de vendas, mantenha registros de vendas diferentes em linhas diferentes. Coloque informações sobre uma venda feita em 15 de janeiro em uma linha, e informações sobre uma venda feita em 16 de janeiro em uma linha diferente.
• Coloque os nomes das variáveis ​​na primeira linha da tabela. Por exemplo, você pode colocar "Data de Vendas" na coluna A, "Receita" na coluna B, "Representante de vendas" na coluna C e "Produto" na coluna D.

A figura mostra uma tabela típica do Excel.

Você não precisa manter os registros na ordem da data - você pode lidar com isso mais tarde.

Por que se preocupar com mesas? Como muitas ferramentas do Excel, incluindo as que você usa para fazer previsões, dependem de tabelas. Gráficos - que ajudam você a visualizar o que está acontecendo com suas vendas - dependem de tabelas. As tabelas dinâmicas - que são a maneira mais poderosa que você tem para resumir seus resultados de vendas no Excel - dependem fortemente das tabelas. O suplemento Análise de dados - uma maneira muito útil de fazer previsões - depende também de tabelas.

Durante anos, o Excel dependia de um arranjo informal de dados chamado list. Uma lista parecia muito com uma tabela agora, com nomes de campo em sua primeira linha, seguido de registros. Mas uma lista não possui propriedades integradas, como contagens de registros ou filtros ou linhas totais ou mesmo um nome. Você teve que tomar medidas especiais para identificar o número de linhas e colunas em que a lista estava ocupada.

No Excel 2007, a Microsoft adicionou tabelas como um novo recurso, e as tabelas têm todas as coisas que listam falta. Um aspecto das tabelas é especialmente útil para a previsão de vendas. À medida que o tempo passa e você obtém mais informações sobre números de vendas, você deseja adicionar os novos dados à sua linha de base. Usando listas, você precisava definir o que chamou de nome do intervalo dinâmico para acomodar os novos dados.

Com tabelas, tudo o que você precisa fazer é fornecer um novo registro, geralmente em uma nova linha no final da tabela. Quando você faz isso, a tabela é automaticamente estendida para capturar os novos dados. Qualquer coisa na pasta de trabalho - gráficos, fórmulas, seja o que for - também é atualizado automaticamente para refletir as novas informações. As tabelas são uma grande melhoria em relação às listas e este livro faz uso extensivo delas.

Pedir seus dados

"Pedir seus dados" pode soar um pouco como "colorir dentro das linhas. "O acordo é que você tem que dizer ao Excel quanto você vendeu em 1999 e, em seguida, quanto em 2000, e em 2001, e assim por diante. Se você fizer isso, você deve colocar os dados em ordem cronológica.

A melhor maneira de colocar seus dados em ordem cronológica no Excel é através de tabelas dinâmicas. Uma tabela dinâmica toma registros individuais que estão em uma tabela do Excel (ou em um banco de dados externo) e combina os registros de maneiras que você controla. Você pode ter uma tabela mostrando um ano de vendas, incluindo o nome do representante de vendas, o produto vendido, a data de venda e a receita de vendas. Se assim for, você pode criar rapidamente um quadro dinâmico que totaliza a receita de vendas pelo representante de vendas e por produto entre trimestres. Usando tabelas dinâmicas, você pode resumir dezenas de milhares de registros, literalmente em segundos. Se você não usou as tabelas dinâmicas antes, este livro não só apresenta o assunto, mas também o faz sonhar sobre eles no meio da noite.

Três coisas particularmente maravilhosas sobre as tabelas dinâmicas:

• Eles podem acumular para você todos os seus dados de vendas - ou, para esse assunto, seus dados sobre o vento solar, mas isso é sobre previsão de vendas. Se você reunir informações em uma base de venda por venda, e então quer saber o quanto seus representantes vendidos em um determinado dia, em uma determinada semana, e assim por diante, uma tabela dinâmica é a melhor maneira de fazer assim.
• Você pode usar uma tabela dinâmica como base para sua próxima previsão, o que poupa muito tempo.
• Eles têm uma maneira única de ajudá-lo a agrupar seus dados históricos - por dia, por semana, por mês, por trimestre, por ano, você o nomeia.