Como QuickBooks Desktop Lists Converter para QuickBooks Online - dummies

Quando você trabalha com algumas listas de empresas de computadores rápidos, alguns campos se convertem em QuickBooks Online (QBO), mas outros não. Esta seção é organizada pela lista QuickBooks da área de trabalho. Também está incluída alguma informação sobre como o inventário funciona na QBO.

Lista de clientes e empregos

Quando se trata de conversão, os campos do Cliente: Lista de trabalhos do produto QuickBooks da área de trabalho se dividem em três categorias:

• Os campos que convertem incluem Cliente, Nome da Empresa, Sr. / Sra. /? Caixa de seleção Nome, Inicial do meio, Sobrenome, Telefone, FAX, Telefone Alternativo, Email, Revenda, Termos e Taxa.

• Os campos que se convertem com exceções incluem Bill to Address (exceto Note), Ship To Address (exceto Note), Método de pagamento preferencial (exceto do QuickBooks 2003 ou posterior), Informações do cartão de crédito (exceto do QuickBooks 2003 ou posterior) e Nota (até 4000 caracteres).

• Os campos que não convertem incluem Contato, Alt. Contato, tipo de cliente, representante, nível de preço, item fiscal, campos personalizados, conta e limite de crédito. Observe também que os clientes do status inativo se convertem como ativos.

Após a conversão, você pode editar clientes para torná-los inativos.

Além disso, esses campos do Pro Only não convertem: Status do trabalho, Data de início, Fim projetado, Data de término, Descrição do trabalho e Tipo de trabalho.

Lista de itens

Em transações, os itens do subtotal aparecem em linhas separadas com texto no campo Memo indicando que eles são um subtotal.

Os itens do grupo não se convertem; Em vez disso, cada item no grupo aparece em uma linha de detalhes, e linhas de quantidade zero aparecem no início e no final do grupo para identificar os itens que faziam parte do grupo. A linha superior mostra o nome do grupo e a linha inferior mostra a descrição do grupo.

Os itens do grupo de imposto de vendas não se convertem, mas você pode configurar itens de imposto de vendas combinados na QBO. O QBO não suporta códigos tributários de três caracteres associados a itens.

Lista de empregados

As informações na lista de empregados da equipe do Desktop QuickBooks converteram para o QuickBooks Online, mas a QBO retém apenas as seguintes informações:

• Mr. /Senhora.

• Nome

• Inicial do meio

• Sobrenome

• Endereço

• Imprimir como

• Telefone

• Número da Segurança Social

• Endereço de e-mail

• Data do contrato

• Data de lançamento < Lista de fornecedores

Os seguintes campos da lista de fornecedores não convertem:

Contato

• Contato alternativo

• Nota

• Inativo

• Tipo de fornecedor

• Limite de crédito

• ID de imposto < 1099 status

• Campos personalizados

• Inventário

• QBO suporta necessidades básicas de inventário; Se você executar um negócio de serviços ou vender produtos acabados, a QBO deve ser capaz de suportar suas necessidades de inventário.Os itens de inventário convertem como itens de frente e verso na QBO com preços e custos, mas sem quantidades. Veja como a QuickBooks Online converte peças e transações de inventário:

A QBO cria novos sub-itens denominados "Ativo de inventário e CPV" para cada item de estoque usado em uma transação. Embora os nomes desses sub-itens impliquem que sejam contas, eles não são. Esses itens contêm a mesma descrição que seu item pai, mas possuem, respectivamente, a conta de ativos de inventário e a conta COGS associada a eles. A conversão os usa para garantir que os relatórios estejam corretos após a conversão.

Após cada linha de inventário em facturas convertidas, recibos de vendas, notas de crédito e em algumas contas, cheques e transações de cartão de crédito que continham itens de estoque, a QBO cria duas novas linhas de detalhes usando os novos sub-itens que representam o ativo de estoque e quantidades de COGS.

• Para transações não pagas ou parcialmente pagas que contêm itens de estoque, os relatórios de base de caixa com um valor de CPV no QBO serão diferentes dos relatórios de base de caixa com um valor de CPV em QuickBooks de área de trabalho. Relatórios de base de caixa para transações de inventário totalmente pagas ou transações de não estoque serão os mesmos em QBO e QuickBooks de área de trabalho.

• Depois de converter o inventário de uma empresa de desktop QuickBooks para QBO, você não pode simplesmente começar a usar o inventário no QBO. Você precisa passar por um processo de limpeza. Você pode encontrar excelentes detalhes sobre o processo de limpeza no vídeo "Como resolver problemas de inventário de conversão no QBO".

Geralmente, a conversão cria os novos sub-itens como uma medida temporária com o único objetivo de garantir que seus relatórios estejam corretos. Após a conversão, você encontra, no Quadro de Contas, uma conta de Inventário convertida em sua empresa de desktop do QuickBooks. Então, quando você ativar o inventário e o rastreamento quantitativo no QBO, o QBO cria

outra conta de inventário

- o que você usa para a frente enquanto trabalha na QBO. Para estabelecer a avaliação de dólar de inventário correto na conta de inventário criada pela QBO e para tornar os itens de inventário atualizados, a conta de Inventário correta para o futuro - aquela criada pela QBO - você precisará editar cada item de estoque (não o subtítulo -sites criados durante a conversão) e preencha a quantidade correta na mão. Este processo resulta na duplicação do seu valor de inventário, exibindo-o na conta de Inventário criada na sua empresa de desktop do QuickBooks durante a conversão e na conta de inventário QBO cria. Para corrigir a sobreavaliação, você usará uma entrada de diário que remova os dólares da conta de Inventário da área de trabalho do QuickBooks.

Mas antes de corrigir o valor do inventário e depois de editar todos os itens, você pode e deve excluir os sub-itens criados durante a conversão.

Como você precisa fazer o processo de limpeza em uma base item por item, se você tiver centenas de itens de inventário, você pode achar tudo isso esmagador. Como alternativa, você pode optar por não converter inventário e, em vez disso, siga as instruções encontradas no vídeo.O vídeo sugere que você importe a Lista de Itens, mas não os detalhes de cada item. Em vez disso, configure os detalhes de cada item no QBO. Para centenas de itens, importar apenas as informações da lista provavelmente serão mais rápidas e limpas.

Há uma desvantagem para importar apenas informações de lista: você perde os dados históricos associados aos itens de inventário. Mas nada está impedindo você de manter sua empresa de desktop QBO em torno dos momentos em que você pode precisar desse histórico.