Como adicionar usuários no QuickBooks Enterprise Solutions - manequins

Se mais de uma pessoa usará o QuickBooks, você deseja configurar usuários adicionais. Para adicionar usuários em soluções empresariais do QuickBooks, siga estas etapas:

1. Escolha o comando Empresa → Usuários → Configurar usuários e funções.

   QuickBooks exibe a caixa de diálogo User and Roles. A caixa de diálogo Usuários e Funções identifica os usuários para quem o acesso do QuickBooks foi configurado e as funções que o QuickBooks pode preencher ao usar o QuickBooks. A lista de usuários, que mostra na guia Lista de usuários da caixa de diálogo, também identifica quem está conectado no sistema.

2. Diga ao QuickBooks que deseja adicionar um usuário clicando no botão Novo.

   Quando você clica neste botão, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Novo usuário.

3. Identifique o usuário e forneça uma senha.

   Você precisa fornecer a cada usuário para quem você está configurando um nome de usuário. Você faz isso inserindo um nome curto - talvez o primeiro nome do usuário - na caixa Nome do Usuário. Depois de identificar o usuário, você insere a senha do usuário na caixa de texto Senha e na caixa de texto Confirmar senha.

4. Identifique o (s) papel (s) do usuário.

   Use a caixa de listagem Funções disponíveis para selecionar as funções (ou tarefas) que o usuário preenche. Em seguida, adicione a função selecionada à lista de funções atribuídas do usuário clicando no botão Adicionar. Para remover uma função de um usuário, selecione a função na caixa de listagem Funções atribuídas e clique em Remover.

   A caixa de descrição na parte inferior da caixa de diálogo Novo usuário descreve a função com mais detalhes, incluindo o tipo de usuário do QuickBooks que normalmente pode ser atribuído a função selecionada.

5. (Opcional) Modifique as funções, conforme necessário.

   Você pode ajustar as funções que você (com a ajuda do QuickBooks) atribuem. Para fazer isso, selecione a guia Funções da caixa de diálogo Usuários e Funções, clique na função que deseja alterar e, em seguida, clique no botão Editar.

   Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Editar Função, selecione uma atividade ou área de contabilidade na lista Área e Atividades e, em seguida, use os botões Nível de Acesso de Área para especificar o que um usuário com a função selecionada pode fazer. Você pode indicar que o usuário não deve ter acesso selecionando o botão de opção Nenhum.

   Você pode indicar que o usuário deve ter acesso total selecionando o botão de opção Completo. Se o usuário tiver acesso parcial, selecione o botão Parcial e, em seguida, marque ou desmarque (conforme apropriado) as caixas Criar, Modificar, Excluir, Imprimir e Saldo da vista. Clique em OK para salvar as alterações nas funções e retornar à caixa de diálogo Usuários e funções.

   Você pode ver o acesso a qualquer função inicialmente selecionando uma das entradas na lista Área e Atividades. O QuickBooks usa os botões e caixas do Nível de Acesso à Área para mostrar as configurações atuais da função.

   Como regra geral, quando se trata de controles contábeis, você deseja fornecer uma quantidade mínima de acesso. Se alguém não precisa acessar o arquivo de dados do QuickBooks para tarefas do dia a dia, você deve selecionar o botão Nenhum.

   Se alguém precisar de um pouco de acesso - talvez para preparar estimativas ou faturas de emprego - você dá apenas esse acesso e nada mais.

   Quanto maior a capacidade que você dê a funcionários ou subcontratados ou contabilistas de noodle em seu sistema de contabilidade, maior o risco de que alguém possa inadvertidamente ou intencionalmente introduzir erros no sistema. Além disso, quanto maior os direitos e acesso que você dá, mais fácil você conseguir que alguém roube de você.

6. (Opcional) Reveja as permissões do usuário.

   Depois de configurar um usuário, você deve (apenas para ter cuidado) rever as permissões que você deu ao usuário. Para fazer isso, clique na guia Lista de Usuários da caixa de diálogo Usuários e Funções, selecione o usuário e clique no botão Exibir Permissões.

   Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Ver permissões, selecione o usuário e clique no botão Exibir para ver a janela Exibir permissões, que exibe uma lista muito detalhada do que o usuário pode e não pode fazer.

7. (Opcional) Analise suas modificações de função.

   Se você faz alterações nas permissões de uma função, provavelmente também deseja rever essas alterações. Para fazer isso, clique na guia Lista de Funções da caixa de diálogo Usuários e Funções, selecione a função e, em seguida, clique no botão Exibir Permissões. O QuickBooks exibe outra versão da caixa de diálogo Permissões de exibição que lista as funções que você e o QuickBooks configuraram.

   Selecione a função que deseja rever e clique no botão Ver permissões. QuickBooks exibe outra versão da janela Permissões de exibição, com uma lista detalhada do que alguém com a função pode e não pode fazer.

8. Depois de terminar de revisar as permissões de usuário e função, clique em Fechar para fechar qualquer janela aberta e, em seguida, clique no botão Cancelar ou Fechar para fechar todas as caixas de diálogo abertas.

   A partir deste ponto, o novo usuário pode usar o QuickBooks; No entanto, seus direitos estão limitados ao que você especificou.

   Os contadores geralmente querem ver os direitos que os usuários particulares têm. Isto é especialmente verdadeiro se você for auditado pelo CPA como parte dos encerramentos anuais. (Você pode ser auditado se o banco quiser demonstrações financeiras auditadas, por exemplo.)

   A janela Permissões de exibição do QuickBooks é uma maneira lisa de ver esses dados on-line e, se você quiser imprimir uma cópia das informações de permissões, tudo que você precisa fazer é clicar no botão Imprimir da janela.