Como Bill for Time com QuickBooks 2011 - dummies

Se você usa o QuickBooks 2011 com um negócio de serviços, você pode vender mais unidades de tempo do que itens de material. Por exemplo, um advogado pode vender horas ou horas parciais de aconselhamento jurídico. O QuickBooks fornece dois métodos para rastrear o tempo gasto que será faturado em uma fatura como um item. Você pode usar a folha de horários semanal, ou pode horar ou gravar atividades individuais ao faturar com o QuickBooks.

Usando uma planilha de horário semanal

Para usar o método de horário semanal, escolha Clientes → Digite hora → Use a folha de horas semanal. Para usar a janela Weekly Timesheet, selecione o empregado ou vendedor ou outra pessoa que executa o serviço na caixa Nome.

Se você não pode selecionar o nome de uma pessoa na caixa Nome, digite o nome da pessoa na caixa e, quando solicitado, informe o QuickBooks que lista (empregado, vendedor ou outros nomes) deve ser adicionado. Depois de adicionar o nome da pessoa que está executando o trabalho, use as colunas da janela Weekly Timesheet para descrever o cliente ou o trabalho para quem o trabalho foi executado.

Atividades temporizadas individuais

Se você deseja gravar as atividades do serviço à medida que elas ocorrem, escolha Clientes → Enter Time → Time / Enter Single Activity. QuickBooks exibe a janela Time / Enter Single Activity. Preencha ou selecione a informação necessária:

• Para marcar ou registrar uma única atividade, registre a data da atividade na caixa Data.

• Use a caixa Nome para identificar a pessoa que realiza o serviço.

• Na caixa Cliente: trabalho, identifique o cliente ou o trabalho para o qual o serviço está sendo executado.

• Selecione o item de serviço apropriado na lista suspensa Item do serviço.

• Selecione o item de folha de pagamento apropriado na lista suspensa Item de folha de pagamento.

• Se você estiver rastreando classes, use a lista suspensa Classe para classificar a atividade.

Verifique se a caixa de seleção Billable está selecionada. A caixa de seleção Billable aparece no canto superior direito da janela Time / Enter Single Activity. Ao selecionar a caixa Billable, você diz ao QuickBooks que deve manter esse registro de uma atividade faturável para posterior inclusão em uma fatura.

Depois de descrever ou fornecer essas informações gerais sobre o serviço, você tem duas maneiras de registrar o tempo gasto no serviço:

• Gravar tempo manualmente: Você pode gravar manualmente o tempo gasto em uma atividade usando o Caixa de duração para inserir a hora.

• Faça o QuickBooks gravar o tempo: Você também pode fazer o QuickBooks gravar o tempo gasto na atividade. Basta clicar no botão Iniciar na caixa Duração ao iniciar a atividade e clicar no botão Parar quando parar a atividade.

Depois de descrever a atividade que você está executando na janela Hora / Enter Single Activity, clique no botão Salvar e Novo ou Salvar e Fechar para salvar as informações da atividade.

Incluindo tempo faturável em uma fatura

Para adicionar tempo e custo faturáveis ​​a uma fatura, crie a fatura da maneira usual. Depois de identificar o cliente e, se você tiver sido tempo de rastreamento ou custos para o cliente, o QuickBooks perguntará se deseja faturar o tempo ou os custos. Se você indicar "sim", o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Escolher hora e custos faturáveis. A guia Hora da caixa de diálogo Selecionar horário e custos faturáveis ​​mostra cada uma das vezes que você gravou para um cliente.