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Antes de criar e usar um orçamento dentro do QuickBooks, você vai querer considerar três táticas de orçamento muito úteis e comuns: orçamentos de topo, orçamentos baseados em zero e benchmarking. Nenhuma dessas três táticas é complicada, e o QuickBooks as torna ainda mais fáceis. Você provavelmente conhece e compreende pelo menos dois deles já. Você deve considerar todas essas táticas, no entanto, ao construir orçamentos formais e informais para sua empresa.
Orçamento de linha superior
Um orçamento de topo é a técnica de orçamento mais simples disponível. Demora o número do ano passado ou o número do mês passado e os usa para o orçamento deste ano. Claro, se a inflação ocorreu, um orçamento de linha superior pode inflar os números do ano passado ou do mês passado usando um fator de inflação. Ou, inversamente, se o negócio encolher um pouco ou cair em tempos difíceis, os números do ano anterior ou mês podem ser diminuídos em algum montante.
O orçamento de linha superior tem pelo menos alguns argumentos a seu favor.
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O orçamento de linha superior é fácil. Isso é algo grande a seu favor. Outras técnicas de orçamentação muitas vezes são muito mais trabalho.
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O orçamento de topo é baseado na realidade. Os números do ano passado ou do mês passado são reais. Este fato é um benefício exclusivo para o orçamento de topo que outras táticas de orçamento não oferecem.
O orçamento de linha superior, no entanto, possui uma fraqueza bem conhecida: tende a perpetuar decisões anteriores de mau orçamento.
Orçamento baseado em zero
O orçamento baseado em zero é o oposto do orçamento de topo. Funciona de baixo para cima. Um orçamento baseado em zero começa com as receitas individuais, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido do proprietário. Ele examina uma conta específica e, em seguida, tenta aplicar o senso comum e a lógica para chegar a um bom montante de orçamento de despesas de postagem.
A vantagem do orçamento baseado em zero é que ele tende a corrigir valores mal calculados, anteriormente orçamentados. Isso também faz com que as pessoas que se beneficiem ou usem algum montante orçamentado sejam responsáveis por esse montante orçamentado. Por exemplo, se algum gerente gastou US $ 50.000 em despesas de viagem no ano passado, o orçamento de linha zero faz com que o gerente prove através da aplicação de senso comum e aritmética simples que US $ 50.000 de despesas de viagem são razoáveis para este ano.
Benchmarking
O benchmarking compara seus números orçamentais reais ou seus números orçamentários preliminares com os mesmos números de empresas de tamanho similar em sua indústria. Se você sabe o que outras empresas ou outros proprietários individuais estão gastando, essa informação provavelmente pode ajudá-lo a orçar o que você deve ou pode gastar.O desafio, é claro, é obter essa informação comparável.
Felizmente, obter informações comparáveis é mais fácil do que a maioria das pessoas percebem. Normalmente, você pode obter informações sobre as estatísticas financeiras de empresas comparáveis em sua biblioteca local ou através de associações industriais.
Juntando tudo
Apenas para registro, você não deve usar apenas uma abordagem para construir seu orçamento. Você pode usar o orçamento de topo para alguns de seus números, e você pode usar orçamentos baseados em zero para outros números. E para números realmente importantes ou importantes em seu orçamento, você pode demorar e investir esforços para comparar seus números com aqueles de empresas de tamanho similar em sua indústria. O bom orçamento, então, combina essas três táticas de orçamento para chegar a um orçamento que faz sentido e permite que você planeje suas finanças para o ano.
