Como condensar seu arquivo de dados QuickBooks 2012 - manequins

O comando QuickBooks 2012 Condense cria uma cópia permanente, chamada cópia arquivística, do arquivo de dados QuickBooks. Uma cópia arquivística do arquivo da empresa equivale a um instantâneo do arquivo da empresa, tal como existe em um determinado momento.

Se alguém mais tarde tiver uma pergunta - talvez seu contador ou um auditor federal ou estadual - você pode usar a cópia arquivística do arquivo de dados para mostrar o que o arquivo da empresa parecia em um determinado momento

Depois de entender o que é o arquivamento, é bastante direto. Para condensar o arquivo da empresa QuickBooks, siga estas etapas:

1. Escolha o comando Arquivo → Utilitários → Dados condensados.

   QuickBooks exibe a primeira caixa de diálogo Condens Data, conforme mostrado na ilustração abaixo.

   

2. Selecione o botão de opção Transações antes de uma data específica.

   Esta opção diz ao QuickBooks que você quer fazer duas coisas: crie uma cópia arquivística do arquivo de dados do QuickBooks e defina o tamanho do arquivo da empresa de trabalho para que não seja tão grande. O QuickBooks reduz o tamanho da versão de trabalho do arquivo de dados da empresa removendo transações antigas e fechadas se você escolher na Etapa 3 para remover transações.

3. Especifique as operações Remover transações antes da data.

   Para especificar a data antes da qual as transações fechadas devem ser removidas, insira a data na caixa da data fornecida. Se desejar condensar o arquivo removendo transações até 31 de dezembro de 2009, por exemplo, digite 12/31/2009 na caixa da data.

   Note, no entanto, que você não precisa se sentir compulsivo sobre a remoção de um monte de transações fechadas. Você remove transações fechadas somente se o arquivo da empresa QuickBooks estiver ficando muito grande. Você pode trabalhar facilmente com um arquivo da empresa QuickBooks com 25, 50 ou mesmo 100 MB (megabytes) de tamanho.

   Clique em Avançar quando terminar de especificar quais transações QuickBooks deve remover. QuickBooks exibe a segunda caixa de diálogo Condens Data, como mostrado na ilustração a seguir.

   

4. Especifique como e se o QuickBooks deve resumir as transações que removerá.

   Use a segunda caixa de diálogo Dados condensados ​​para indicar como o QuickBooks deve resumir as transações que removerá. Você pode fazer o QuickBooks resumir as transações com uma única entrada de diário ou uma entrada de diário mensal - uma escolha que você faça, fazendo o botão de opção apropriado.

   Ou, você pode selecionar o botão de opção Não criar um resumo para indicar que você não deseja que o QuickBooks crie uma entrada de diário de resumo para substituir as transações que remove.Clique em Avançar quando terminar. QuickBooks exibe a terceira caixa de diálogo Condens Data (não mostrada), que pergunta como as transações de inventário devem ser condensadas.

5. Especifique como as transações de estoque devem ser condensadas.

   Se o seu arquivo QuickBooks incluir transações de inventário, o QuickBooks recomenda que você remova as transações de inventário antigas. Quando o QuickBooks exibe a terceira caixa de diálogo Dados condensados, você pode informar ao QuickBooks para fazer exatamente isso, selecionando o botão de opção Retirar transações de inventário. Clique em Avançar para continuar para a quarta caixa de diálogo Condens Data (não mostrada), que pergunta quais transações devem ser consideradas fechadas.

6. Especifica quais transações devem ser consideradas fechadas.

   Quando você clica em Avançar para passar pela caixa de diálogo Condens Data que faz perguntas sobre transações de inventário, o QuickBooks pede mais informações sobre o que exatamente constitui uma transação "fechada" ou "antiga" que deve ser removida.

   Você marcar caixas para indicar se as transações antes da data de remoção devem ser removidas, mesmo que não estejam identificadas, marcadas como sendo impressas, sinalizadas como sendo enviadas e assim por diante. E então, clique em Avançar para passar para a quinta caixa de diálogo Condens Data.

   

7. Especifique qualquer limpeza da lista que deve ocorrer.

   Use a quarta caixa de diálogo Condens Data para informar o QuickBooks e também limpar algumas das listas. Você pode selecionar caixas de seleção na caixa de diálogo Dados condensados, ao limpar sua lista através da remoção de itens da lista não utilizados, você não só reduz o tamanho do arquivo da empresa, mas também facilita as pessoas para trabalhar com a lista.

8. Clique em Avançar.

   QuickBooks exibe a quinta página da caixa de diálogo Condens Data, conforme mostrado na ilustração a seguir.

   

9. Confirme a operação de condensação e arquivamento.

   Depois de descrever como deseja que o QuickBooks arquive e condense o arquivo da empresa, o QuickBooks exibe a quinta caixa de diálogo Condens Data. Esta caixa de diálogo solicita que você confirme sua decisão de arquivar e condensar o arquivo de dados. Use esta caixa de diálogo para confirmar o fato de que deseja arquivar e condensar os dados.

10. Clique em Iniciar Condenso.

    QuickBooks inicia o processo de condensação do arquivo de dados.

11. Faça uma cópia de segurança do arquivo de dados quando solicitado.

    No início do processo de condensação, o QuickBooks solicita que você faça backup do arquivo da empresa QuickBooks. A cópia de segurança do arquivo da empresa QuickBooks como parte de uma operação condensada funciona da mesma forma que o backup do arquivo da empresa QuickBooks em qualquer outro momento.

    Depois de fazer uma cópia de segurança do arquivo da empresa QuickBooks, o QuickBooks salva uma cópia de arquivo do arquivo da empresa e, em seguida, limpa a versão de trabalho do arquivo da empresa usando suas instruções. Novamente, como observado nas etapas anteriores, o processo de limpeza pode demorar apenas alguns minutos ou pode demorar várias horas se seu arquivo for muito grande.