Como condensar seu arquivo de dados QuickBooks 2014 - manequins

O comando QuickBooks Condense cria uma cópia permanente do arquivo de dados do QuickBooks. (Esta cópia é chamada de cópia arquivística do arquivo.) Uma cópia arquivística do arquivo da empresa equivale a um instantâneo do arquivo da empresa, tal como existe em um determinado momento.

Se alguém mais tarde tiver uma pergunta - talvez seu contador, ou um auditor federal ou estadual - você pode usar a cópia arquivística do arquivo de dados para mostrar o que o arquivo da empresa parecia em um determinado momento.

Depois de entender o processo de arquivamento, o processo é bastante direto. Para condensar o arquivo da empresa QuickBooks, siga estas etapas:

1 Escolha o arquivo → Utilitários → Comando dados condensados.

QuickBooks exibe a primeira caixa de diálogo Condens Data.

2Selecione o botão de opção Transações antes de uma data específica.

Esta opção diz ao QuickBooks que você quer fazer duas coisas: crie uma cópia arquivística do arquivo de dados do QuickBooks e defina o arquivo da empresa de trabalho para que não seja tão grande. O QuickBooks reduz o tamanho da versão de trabalho do arquivo de dados da empresa removendo transações antigas e fechadas se você escolher na Etapa 3 para remover transações.

3Specifique a seção Remover transações antes da data.

Para especificar a data antes da qual as transações fechadas devem ser removidas, insira a data na caixa da data. Se desejar condensar o arquivo removendo transações até 31 de dezembro de 2010, por exemplo, insira 1/1/2011 na caixa da data.

Note, no entanto, que você não precisa se sentir compulsivo sobre a remoção de um monte de transações fechadas. Você remove transações fechadas somente se o arquivo da empresa QuickBooks estiver ficando muito grande. Você pode trabalhar facilmente com um arquivo da empresa QuickBooks com 25MB, 50MB ou mesmo 100MB (megabytes).

Embora, normalmente, você condense um arquivo QuickBooks removendo transações antigas e fechadas, o comando Condense também cria arquivos sem transações. Para criar um arquivo que contém listas e preferências, mas sem transações, clique no botão de opção Todas as Transações. Por sinal, você pode usar a opção Todas as transações para criar um arquivo quase vazio que você pode reutilizar (como para treinamento).

4Clique em Avançar quando terminar de especificar as transações que o QuickBooks deve remover.

QuickBooks exibe a segunda caixa de diálogo Condens Data.

5Specifique como as transações de estoque devem ser condensadas e clique em Avançar.

Se o seu arquivo QuickBooks incluir transações de inventário, o QuickBooks recomenda que você remova as transações de inventário antigas.Quando o QuickBooks exibe a segunda caixa de diálogo Condens Data, você pode informar ao QuickBooks para fazer isso selecionando o botão de opção Resumir operações de inventário. (Se você não quiser remover as transações antigas, selecione o botão Detalhes da operação de armazenamento de inventário.)

Quando você clicar em Avançar, você continua na terceira caixa de diálogo Condens Data (não mostrada), que pergunta quais transações devem ser consideradas fechadas.

6Specifique quais transações devem ser removidas e clique em Avançar.

O QuickBooks pede mais informações sobre o que constitui uma transação fechada ou antiga que deve ser removida. Você seleciona as caixas de seleção para indicar se as transações antes da data de remoção devem ser removidas mesmo que não estejam identificadas, marcadas como sendo impressas, marcadas como sendo enviadas e assim por diante.

Quando você clica em Avançar, você passa para a quarta caixa de diálogo Condens Data.

7Specifique qualquer limpeza de lista que deve ocorrer e clique em Avançar.

Use a quarta caixa de diálogo Condens Data para informar ao QuickBooks que, além de remover transações fechadas antigas, deve limpar algumas das listas. Você pode selecionar caixas de seleção na caixa de diálogo Dados condensados ​​que informam o QuickBooks para remover contas não utilizadas, clientes não utilizados, fornecedores não utilizados e assim por diante.

Ao limpar sua lista através da remoção de itens de lista não utilizados, você não só reduz o tamanho do arquivo da empresa, mas também facilita as pessoas a trabalhar com a lista.

Quando você clica em Avançar, o QuickBooks exibe a quinta página da caixa de diálogo Condens Data.

8 Confirme a sua operação de condensação e arquivamento.

Depois de descrever como deseja que o QuickBooks arquive e condense o arquivo da empresa, o QuickBooks exibe a quinta caixa de diálogo Condens Data. A caixa de diálogo informa que o processo de arquivamento começa com o QuickBooks fazendo uma cópia do arquivo de dados e que a operação de condensação pode levar vários minutos ou até várias horas para ser concluída.

9Click Begin Condense.

QuickBooks inicia o processo de condensação do arquivo de dados.

10 Faça o backup do arquivo de dados quando solicitado.

No início do processo de condensação, o QuickBooks solicita que você faça backup do arquivo da empresa QuickBooks. A cópia de segurança do arquivo da empresa QuickBooks como parte de uma operação condensada funciona da mesma forma que o backup do arquivo da empresa QuickBooks em qualquer outro momento.

Depois de fazer uma cópia de segurança do arquivo da empresa QuickBooks, o QuickBooks salva uma cópia de arquivo do arquivo da empresa e, em seguida, limpa a versão de trabalho do arquivo da empresa usando suas instruções. Novamente, como observado nas etapas anteriores, o processo de limpeza pode demorar apenas alguns minutos, ou pode levar várias horas se seu arquivo for muito grande.