Como criar uma ordem de compra no QuickBooks 2010 - dummies

Você pode usar o QuickBooks para criar um pedido para sua empresa. Uma ordem de compra informa um fornecedor que deseja comprar algum item. Na verdade, um pedido de compra é um contrato para compra.

1 Escolha fornecedores → Criar pedidos de compra.

QuickBooks exibe a janela Criar compras.

2 Na lista suspensa Vendedor, selecione o fornecedor de quem deseja comprar o item.

A lista suspensa Vendor inclui cada um dos fornecedores na sua Lista de Fornecedores.

3 (Opcional) Classifique a compra usando a lista suspensa Classe.

Você pode usar as classes para especificar a parte da sua empresa à qual a compra se aplica.

4 (Opcional) Mude o endereço selecionando um nome na lista suspensa Enviar para.

A lista suspensa Enviar para uma lista de todos os seus clientes, vendedores e funcionários. Depois de selecionar uma entrada da lista Ship To, o QuickBooks preenche a caixa do endereço Ship To com as informações apropriadas.

5 Confirme a data do pedido de compra.

Inicialmente, o QuickBooks coloca a data atual do sistema na caixa Data. No entanto, você deve confirmar que a data em que o QuickBooks entra como a data do pedido está correta.

6 Confirme o número da ordem de compra.

O pedido, ou P. O., identifica de forma exclusiva o documento do pedido de compra. QuickBooks sequencialmente números de ordens de compra para você e coloca o número apropriado na caixa P. O. No.. O acaso que o QuickBooks faz sobre o número de ordem de compra certo geralmente está correto. Se não estiver correto, você pode inserir um número de substituição.

7 Confirme o fornecedor e envie para informações.

O bloco Vendor e o bloco Navio para bloquear o fornecedor de quem você está comprando o item e o endereço para o qual deseja que o vendedor envie o envio. Se a informação não estiver correta, é claro, conserte. Você pode editar as informações do bloco de endereços, selecionando as informações incorretas e depois redigitando tudo o que for mostrado.

8 Na coluna Item, grave o número do item exclusivo para o item que deseja comprar.

Lembre-se de que os itens precisam ser inseridos ou descritos na Lista de itens. A principal coisa a saber sobre a Lista de itens é que qualquer coisa que você deseja mostrar na fatura - ou, nesse caso, em um pedido de compra - deve ser descrita no arquivo do item.

9 Na coluna Descrição, insira alguns detalhes sobre o item que você selecionou.

Você também pode editar o campo Descrição para que ele faça sentido para clientes ou fornecedores.

10Specifique a quantidade do item que deseja na coluna Qtd.

Obviamente, você insere o número desse item em particular que você deseja.

11 Na coluna Taxa, insira o preço por unidade ou taxa por unidade para o item.

O QuickBooks usa rótulos diferentes para esta coluna, dependendo do tipo de empresa que você configurou.

12Introduza o nome do cliente na coluna Cliente.

Neste formulário, o cliente é a pessoa para quem o item está sendo comprado.

13 (Opcional) Na coluna Montante, ajuste o total gasto para o item.

QuickBooks calcula o valor de valor para você, multiplicando a quantidade pela taxa (ou preço). Se você ajustar esse total, o QuickBooks ajusta a taxa (ou o preço) para que a taxa de quantidade seja sempre igual à quantidade.

14 Na coluna Classe, classifique os itens do pedido de compra no nível do item, e não no nível do pedido.

Você insere uma descrição de cada item que deve ser incluído no pedido. Por exemplo, se você deseja encomendar seis itens de um fornecedor, seu pedido de compra deve incluir seis linhas de informação.

15Clique no botão Imprimir para imprimir o pedido.

Você também pode imprimir ordens de compra mais tarde em um lote; Para isso, guarde todas as ordens de compra que deseja criar e escolha Arquivo → Imprimir Formulários → Pedidos de Compra.

16Clique no botão Salvar e Fechar ou no botão Salvar e Novo.

Se você clicar no botão Salvar e Novo, o QuickBooks salva esse pedido de compra e exibe novamente uma versão vazia da janela Criar Pedido de Compra para que você possa registrar outra ordem de compra.