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Independentemente de usar a versão Express Start ou a versão Advanced Setup / EasyStep Interview do processo de instalação do QuickBooks, você não obtém um saldo de teste completo na empresa QuickBooks arquivo simplesmente configurando. Você recebe apenas sua conta bancária, contas a receber, inventário e saldos devedores em QuickBooks.
No entanto, você também precisa inserir todas as informações de balanço de avaliação em falta no QuickBooks para começar a receber relatórios positivos do QuickBooks e usar o QuickBooks para fornecer dados financeiros às suas declarações fiscais.
Para gravar o resto do saldo de teste inicial, você grava uma entrada no diário. A entrada do diário registra os saldos restantes do saldo de avaliação para todas as suas outras contas na data de conversão ou início: contas que não sejam suas contas bancárias, contas a receber, contas a pagar e inventário.
Como um exemplo simples para mostrar como isso funciona, suponha que você tenha o saldo de teste mostrado na tabela. Observe que nenhum saldo é registrado para uma conta bancária, nenhum saldo é registrado para contas a receber (porque esta conta nem sequer aparece no saldo de avaliação), e nenhum saldo é registrado para estoque ou contas a pagar (porque essas contas têm saldos zero na data de conversão).
| Conta | Debit | Crédito |
|---|---|---|
| Dinheiro | $ 5 000 | |
| Inventário | 0 | |
| Contas a pagar | $ 0 | |
| S. Nelson, capital | 1 000 | |
| Venda de mercadorias | 13 000 | |
| Custo dos produtos vendidos | 3 000 | |
| Despesas de aluguel | 1 000 | |
| Salários > 4 000 | Suprimentos | |
| 1 000 | _____ | Totais |
| $ 14 000 | $ 14 000 |
|
A figura mostra como a janela Criar entradas do diário geral é exibida quando grava as informações de balanço de avaliação em falta na tabela. Depois que esta entrada de diário é gravada, o saldo de teste está correto na data de início.
Se você quiser tentar isso por conta própria sem mais instruções, escolha o comando Empresa → Criar entradas gerais do diário. Quando o QuickBooks exibe a janela Entradas de diário geral, use as colunas Conta, Débito e Crédito para gravar sua entrada no diário.
Se a idéia de fazer uma entrada no diário assustar o diabo de você, você pode encontrar-se em um pedaço de pepino.Você precisa se tornar confortável trabalhando com contabilidade de entrada dupla para configurar QuickBooks por vez diferente do início do ano.
Isso significa, infelizmente, que se você estiver configurando QuickBooks em algum momento durante o meio do ano, você deve inserir uma entrada de diário geral para corrigir a estranheza que o QuickBooks Setup cria. Se você não sabe como funciona a contabilidade de entrada dupla - se débitos e créditos não são seus amigos - você provavelmente precisa obter a ajuda de alguém.
Este não deve ser um grande projeto se você decidir ligar para o seu CPA. Se ela vier para o seu escritório, e se você tiver o equilíbrio de teste pronto para ela, deve levá-la apenas alguns minutos para entrar na entrada de jornal geral necessária. Talvez você possa comprá-la um bom almoço, e isso irá resolver a pontuação.
Você provavelmente não terá a menor sorte de ter seu lançamento no diário de balanço inicial, seja tão simples. Você provavelmente terá que lidar com uma conta bancária e com saldos de contas em suas contas a receber, contas a pagar ou contas de inventário.
Suponha que você tenha os saldos experimentais mostrados nesta tabela. Observe que neste exemplo (ao contrário do exemplo anterior), a primeira conta mostrada - uma com $ 5,000 - é uma conta bancária.
A Trial Balance
| Debit | Crédito | Verificando |
|---|---|---|
| $ 5 000 | Contas a receber | |
| 5 000 | Inventário | |
| 2 000 < Contas a pagar | $ 1 000 | |
| Empréstimo a pagar | 5 000 | |
| S. Nelson, capital | 2 000 | |
| Vendas de mercadorias | 13 000 | |
| Custo dos produtos vendidos | 3 000 | |
| Despesas de aluguel | 1 000 | |
| Salários > 4 000 | Suprimentos | |
| 1 000 | _____ | |
| Totais | $ 21 000 | $ 21 000 |
| Aqui está a parte complicada da gravação deste saldo de teste. Você não precisa - repito, não preciso - para registrar todas essas informações do balanço de teste através de uma entrada no diário. Como a conta bancária, as contas a receber, as contas a pagar e as partes de estoque já foram registradas se você adicionou informações do cliente, do fornecedor, do item e da conta bancária durante o processo de Configuração do QuickBooks, você precisará inserir o resto do saldo de teste. | Como você não estará gravando todo o saldo de teste, no entanto, sua entrada no diário não só não irá corresponder ao seu saldo de teste real, mas também não será equilibrada. Para equilibrar, portanto, você conecta a diferença em uma conta que o QuickBooks fornece apenas para esse tipo de loucura de contabilidade: a conta de saldo de abertura de patrimônio. |
