Como lidar com o QuickBooks 2012 Pre-Setup Jitters - dummies

Depois de instalar o QuickBooks 2012, você executa um assistente na tela para configurar o QuickBooks para a contabilidade da empresa. Inteligentemente, este assistente na tela é chamado de Configuração do QuickBooks.

Preparando para a instalação do QuickBooks 2012

Ao executar o QuickBooks Setup, você fornece um pouco de informação ao QuickBooks. Como uma questão prática, a configuração e a limpeza pós-instalação exigem que você tenha o seguinte:

• Demonstrações financeiras precisas a partir da data de conversão para QuickBooks

• Registros detalhados de suas contas a pagar, contas a receber, inventário e ativos fixos

• Uma lista completa ou quase completa de funcionários, clientes, vendedores e itens de inventário (se você comprar e vender o estoque)

Você deseja reunir todas essas coisas antes de iniciar a Configuração do QuickBooks porque (dependendo de como você vai instalar QuickBooks) pode ser perguntado sobre Este material como parte da instalação. Não tente correr por aí, procurando por uma determinada peça de dados enquanto estiver executando a instalação; colecione esses dados na frente. Em seguida, coloque toda a documentação necessária na sua mesa ao lado do seu computador.

Você vai fazer várias decisões contábeis à medida que você passar pela Configuração do QuickBooks. Por exemplo, você pode ser solicitado a decidir se deseja usar um sistema de contas a pagar. Você pode optar por usar a configuração para informar ao QuickBooks se deseja enviar declarações mensais dos clientes.

Você também pode ser perguntado se deseja preparar estimativas para os clientes. E você também pode ser perguntado se você quer usar aulas para acompanhar ainda mais seus rendimentos e gastos.

Em geral, quando você é solicitado a qualquer uma das questões contábeis, você pode simplesmente aceitar a resposta padrão. No entanto, você é obrigado por lei a ser consistente em sua contabilidade para fins fiscais. Se você deseja alterar sua contabilidade - tecnicamente chamada de mudança de método contábil pelo Internal Revenue Service - você deve solicitar permissão para fazer a alteração do IRS.

Seja avisado: o IRS insiste em que você seja consistente em sua contabilidade. Se você estiver tratando itens específicos de renda ou despesa de uma certa maneira, o IRS diz: "Ei, cara, você deve continuar a tratá-los dessa maneira, a menos que você receba permissão de nós para mudar. "

Uma nota final: você deve ter sua declaração de imposto do ano passado útil porque fornece informações que você precisa para executar o QuickBooks Setup. Por exemplo, a declaração de impostos do ano passado fornece seu número de identificação do contribuinte, seu nome comercial legal e seu método de contabilidade.

O que acontece durante a instalação do QuickBooks 2012

Ao navegar pela configuração, você trabalha com o QuickBooks para configurar as preferências do QuickBooks (que determinam o funcionamento do QuickBooks e quais recursos estão inicialmente disponíveis) e para configurar um gráfico de contas e suas contas bancárias.

O quadro de contas, apenas para que você saiba, identifica as contas de renda, despesa, ativos, passivos e patrimônio líquido que aparecem nas demonstrações financeiras.

Depois de concluir a Configuração do QuickBooks, você está quase pronto para começar a usar o QuickBooks. Na verdade, em uma pitada, você poderia (após a Configuração do QuickBooks) flutuar junto com o QuickBooks.

Um importante ponto de esclarecimento: você pode pensar que você deve estar pronto para rolar e rolar depois de instalar o QuickBooks e executar a instalação. No entanto, você tem duas outras tarefas a serem concluídas após a Configuração do QuickBooks: identifique o saldo de avaliação inicial e termine o carregamento dos arquivos mestre chave.

O balanço de avaliação identifica seus números de renda e despesa do ano até à data; e seus ativos, passivos e números de patrimônio do proprietário a partir da data de conversão. Os arquivos mestres armazenam informações que você usa repetidamente sobre clientes, fornecedores, funcionários e itens de inventário. Por exemplo, o arquivo mestre do cliente armazena o nome e endereço do cliente, o número de telefone e a pessoa de contato.