Índice:
- Modificando
- Comentando um Relatório
- Compartilhando modelos
- Memorizando
- Emailing
- Exportando
- Os outros botões e caixas
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Você pode ter notado que, quando o QuickBooks exibir o relatório janela de documento, também exibe uma linha de botões: Personalizar relatório, Comentar em Relatório, Compartilhar modelo, Memorizar, Imprimir, E-mail, Excel e assim por diante. Abaixo desta barra de ferramentas estão algumas listas suspensas que têm que ver com datas, uma lista suspensa chamada Colunas e uma lista suspensa denominada Sort By. (Nem todas essas listas estão disponíveis em todas as janelas do documento de relatório.)
Você não precisa se preocupar com esses botões e listas. Leia a discussão que segue apenas se você se sentir confortável, relaxado e verdadeiramente maduro, ok?
Modificando
Quando você clica no botão Personalizar relatório, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Modificar relatório. A partir desta caixa de diálogo, você pode alterar as informações exibidas em um relatório e a forma como essas informações são organizadas (a guia Exibir); os dados utilizados para gerar o relatório (a guia Filtros); a informação do cabeçalho e do rodapé (previsivelmente, a guia Cabeçalho / rodapé); e o tipo de letra e o tamanho da impressão usado para um relatório (a guia Fontes e números).
Comentando um Relatório
Você pode anotar um relatório com comentários (um novo recurso no QuickBooks 2015). Para fazer isso, clique no botão Comentar no relatório. Quando o QuickBooks exibe o painel Comentários na parte inferior da janela do relatório, clique no botão ao lado do valor reportado em que deseja comentar e clique no painel Comentários para digitar suas observações.
Para salvar seus comentários, clique no botão Salvar no painel Comentários. Para salvar seu relatório e todos os comentários que você adicionou, clique no botão Salvar no canto superior esquerdo da janela do relatório. Para acessar esses relatórios salvos mais tarde, escolha Relatórios → Relatórios Comentados. Observe que você também pode imprimir e enviar por e-mail um relatório de comentários com comentários usando os botões Imprimir e E-Mail, que aparecem no canto superior esquerdo da janela do relatório.
Compartilhando modelos
Se você trabalha em um ambiente QuickBooks de múltiplos usuários e você cria um relatório personalizado, você pode compartilhar esse relatório com outros usuários. Para fazer isso, clique no botão Compartilhar modelo. Quando o QuickBooks exibir a caixa de diálogo Compartilhar modelo, nomeie e descreva o relatório compartilhado usando as caixas de texto Título do relatório e Descrição. Em seguida, clique no botão Compartilhar.
Memorizando
Se você jogar com os botões restantes, você pode salvar as especificações de relatório personalizadas que você criou. Basta clicar no botão Memorizar.O QuickBooks exibe a caixa de diálogo Memorizar relatório, que apenas solicita que você forneça um nome para o relatório personalizado e atribua o relatório memorizado a um grupo de relatórios.
Depois de nomear e atribuir o relatório personalizado, o QuickBooks o enumera sempre que você escolher Relatórios → Relatórios memorizados e, em seguida, clique no grupo de relatórios. Você também pode acessar Relatórios Memorizados da parte superior da tela do Centro de Relatórios. Sempre que quiser usar o seu relatório especial, tudo o que você precisa fazer é escolhê-lo na lista e clique no botão Relatório.
O QuickBooks memoriza a orientação de impressão com o relatório, portanto, se a orientação de impressão não for da maneira que deseja para o relatório, primeiro você deve mudá-lo, escolhendo Arquivo → Configuração da impressora. Selecione a orientação que deseja memorizar, clique em OK e, em seguida, memorize o relatório.
Emailing
Se você clicar no botão E-Mail, o QuickBooks exibe uma lista suspensa de comandos que permite que você envie um email para uma pasta de trabalho do Excel ou uma versão em PDF do relatório para outra pessoa. Quando você escolhe um dos comandos que diz que deseja enviar um relatório por e-mail, o que o QuickBooks depende depende se o QuickBooks verifique se você já instalou e instalou um programa de e-mail.
Se o QuickBooks não vir nenhum desses programas, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Editar informações de e-mail. Se o QuickBooks ver esse programa, o QuickBooks inicia o programa de e-mail e adiciona o relatório como anexo a uma nova mensagem.
Exportando
Se você clicar no botão Excel e selecionar Criar nova planilha no menu suspenso, o QuickBooks exibirá a caixa de diálogo Enviar relatório para o Excel. Você pode usar esta caixa de diálogo para criar um relatório do Excel que contenha a mesma informação como mostrado no relatório. Selecione o botão de opção Criar nova planilha para criar uma nova pasta de trabalho do Excel com as informações do relatório e o botão de atualização Atualizar folha de trabalho para adicionar o relatório a uma pasta de trabalho do Excel existente.
Você também pode ter fantasia exportando um arquivo de valores separados por vírgulas (CSV) (esses arquivos podem ser abertos por outros programas de planilhas eletrônicas e por programas de banco de dados) para um arquivo de pasta de trabalho Excel específico e clicando no botão Avançado para exibir outra caixa de diálogo que permite controlar como as informações exportadas são formatadas.
Uma sugestão amigável, talvez? Sinta-se livre para experimentar todas as opções de exportação especiais. Basta lembrar que depois de exportar um relatório do QuickBooks para um novo livro de texto em branco, você também pode fazer qualquer um desses itens de fantasia-dança - formatação especial e assim por diante - lá.
Os outros botões e caixas
Se quiser ver como funciona o conteúdo do cabeçalho, do colapso e das datas, basta comer macarrão. Você não pode machucar nada.
Se você alterar as datas do relatório, clique no botão Atualizar para atualizar o relatório. Para definir opções de atualização para relatórios, escolha Editar → Preferências. Em seguida, clique no ícone Relatórios e Gráficos na lista à esquerda e clique na guia Minhas Preferências, se necessário. Clique em uma das opções Relatórios e Gráficos e clique em OK.
