Como preencher uma ordem de compra no QuickBooks 2015 - manequins

O QuickBooks 2015 faz um rápido trabalho de compras. Talvez você esteja com baixos aparelhos, ou doohickeys, ou algum outro item na sua lista de itens, e você está pronto para reordenar essas coisas - seja lá o que for. Siga estas etapas para preencher um PO:

1. Escolha Fornecedores → Criar Pedidos de Compra.

   Você também pode clicar no ícone Pedidos de compras na tela inicial ou clicar na área Novas transações do Centro do fornecedor e depois selecionar Pedidos. Você vê a janela Criar encomendas de compras. Observe que os detalhes exatos desta janela dependem de como você personaliza seu formulário de PO.

2. Escolha um fornecedor na lista suspensa Vendor.

   Clique na seta para baixo para ver uma lista de seus fornecedores. Clique em um fornecedor para ver seu nome e endereço na caixa Vendedor. Se você não conseguir encontrar o nome do fornecedor na sua lista, clique em Adicionar novo na lista e, em seguida, preencha as informações sobre o fornecedor na caixa de diálogo do Vendedor novo resultante. Clique em OK quando terminar com a caixa de diálogo.

   

3. Se você rastrear seu inventário por classe, selecione uma classe na lista suspensa Classe.

   A janela Criar pedidos de compra pode não ter uma lista suspensa Classe. Se não e você quiser que ele tenha um, você precisa configurar QuickBooks para rastrear despesas por classe.

   Para fazer isso, abra o arquivo QuickBooks no modo de usuário único como administrador. Em seguida, escolha Editar → Preferências e clique no ícone Contabilidade na lista à esquerda. Finalmente, marque a caixa de seleção Usar classe de rastreamento e clique em OK.

4. (Opcional) Selecione um Representante, uma Data Esperada e um FOB se você estiver usando eles em seu PO.

   Talvez seja necessário preencher outros campos antes de chegar às descrições de item por item na parte inferior. Novamente, esses campos podem não aparecer se você não indicou que você deseja que eles sejam no seu formulário.

5. Mover para a coluna Item e começar a inserir os itens que você está ordenando.

   Introduzir os itens é a parte mais importante da criação de um PO. Quando você se move para a coluna Item, ele se transforma em uma lista suspensa. Clique na seta para baixo para ver a lista Item. Talvez seja necessário rolar para o item que deseja inserir.

   Uma maneira rápida de se deslocar para o item é digitar as primeiras letras do nome do item. Se você digitar o nome de um item que não esteja na lista Item, o QuickBooks pergunta se deseja configurar este item. Se assim for, clique em Configurar e, em seguida, preencha a caixa de diálogo Novo Item.

   Digite tantos itens como você deseja na coluna Item. QuickBooks preenche uma descrição de item para você, mas você pode editar o que ele coloca na coluna Descrição, se necessário.Na coluna Qtd, indique quantos de cada item você precisa.

   Se você alterar o custo do item, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Custo modificado do item, que pergunta se você deseja atualizar as informações do item para o novo custo e também se o preço padrão do item deve ser ajustado para cima ou para baixo. Selecione Sim e Não e clique no botão OK para tomar sua decisão.

6. Se quiser, preencha o campo Mensagem do fornecedor - mas preencha o campo Memo.

   O campo Mensagem do fornecedor é onde você coloca uma mensagem para a parte que recebe seu pedido. Você poderia escrever: "Pegue-me essas coisas pronto! "

   Não importa o que faça, certifique-se de preencher o campo Memorando. O que você escreve neste campo aparece na caixa de diálogo Abrir encomendas de compras, e esta informação é a maneira mais segura para você identificar o que é esse PO. Escreva algo significativo que você possa entender duas semanas, três semanas ou um mês a partir de agora quando você paga os itens que você está pedindo.

   Na parte superior da janela Criar encomendas de compras, é a caixa de seleção Imprimir mais tarde, que informa se deseja imprimir este PO. Se você quiser imprimir o PO, verifique se esta caixa de seleção está selecionada. Depois de imprimir o PO, a marca de seleção desaparece da caixa.

7. Clique em Imprimir para imprimir o PO.

   Se este PO é um dos muitos que você está preenchendo e você quer imprimir vários ao mesmo tempo, clique na seta abaixo do botão Imprimir e selecione Lote na lista suspensa. Antes de imprimir o PO, no entanto, você pode querer clicar na seta para baixo abaixo do botão Imprimir e selecionar Pré-visualização para ver o aspecto do PO quando você o imprimir.

   Você usa o botão Histórico depois de receber os itens que você listou tão cuidadosamente no PO. Depois de receber os itens e registrar seu recibo, clicar neste botão informa o QuickBooks para lhe dar todo o histórico de um item - quando você o solicitou e quando o recebeu.

8. Clique em Salvar e Novo ou Salvar e Fechar para gravar o PO.

   O QuickBooks salva o PO e exibe uma nova janela de PO em branco na qual você pode inserir outro pedido.