Como filtrar dados no Access 2016 - dummies

Às vezes você precisa ver um grupo de registros que compartilha um valor comum em um campo no Access. Talvez todos eles listem uma determinada cidade, certo título de trabalho, ou são todos produtos que têm o mesmo custo. Sempre disposto a ajudar, o Access inclui uma ferramenta especial para essa finalidade: o comando Filtro.

Filtro usa seus critérios e exibe todos os registros correspondentes, criando uma mini mesa de apenas os registros que atendam aos seus requisitos. É como uma consulta instantânea sem todo o trabalho e planejamento. Claro, não é tão flexível ou poderosa como uma consulta, mas é tudo o que precisa quando procura uma resposta bastante simples.

A ferramenta Filtro aparece na seção Classificar e Filtro da guia Início da Faixa e você possui as seguintes opções para um filtro simples:

Filtro
Seleção
Filtro Avançado por Form
Filtro avançado / Ordenar
Filtro alternativo

Cada tipo de filtro executa a mesma função básica, mas de uma maneira ligeiramente diferente. A opção Avançado de Filtrar / Classificar, clicando no botão Avançado, abre uma janela que realmente você construiu uma consulta - selecionando tabelas e campos para filtrar, configurando os critérios para o filtro usar enquanto está encontrando registros específicos, esse tipo de coisa.

Os filtros funcionam em tabelas, formulários e consultas. Embora você possa aplicar um filtro a um relatório, os relatórios de filtragem podem ser uma tarefa assustadora. Claro, o que você lê aqui pode ser aplicado a esse processo, se você quiser tentar por conta própria. E o que você aprende a aplicar a uma tabela também pode ser aplicado quando você está trabalhando com consultas e formulários.

Filtragem pelo conteúdo de um campo

O comando Filtro principal permite que você filtre seus registros para que você veja apenas registros que atendam a critérios específicos. Suponha, por exemplo, que você queira ver todos os registros para as pessoas que vivem em uma determinada cidade. Veja como fazê-lo:

Na sua tabela de interesse, clique no pequeno triângulo no nome do campo para o campo que deseja filtrar (Cidade neste caso).

Acesso exibe um menu pop-up.

Não clique com o botão direito do mouse no cabeçalho na parte superior da coluna (onde diz Cidade). Com o botão direito do mouse, exibe um menu pop-up diferente preenchido com coisas maravilhosas que você pode fazer naquela coluna da sua mesa.

Filtragem de um único campo com base nas entradas do campo.
Se você deseja omitir algumas entradas do seu filtro, remova suas marcas de seleção no menu pop-up.

Você pode
- Remover marcas de seleção de entradas individuais.
  
  ou
- Remova a marca de seleção Selecionar tudo para desmarcar todos os itens.
Desmarque tudo para que você possa facilmente verificar apenas as entradas cujos registros correspondentes você deseja ver.Com todas as entradas marcadas, você vê todos os registros.
Coloque marcas de verificação ao lado das entradas que você deseja usar na construção do filtro para o campo.

O acesso pesquisa o campo selecionado e exibe apenas os registros que atendem aos critérios do filtro.
Clique em OK.

Todos os registros que atendem aos critérios definidos (em virtude dos itens que você marcou) são exibidos. Isso pode ser vários registros, um monte de registros, ou apenas um.

Para saltar para trás e ver todos os registros originais (não filtrados), você pode

Clique no botão Alternar filtro na seção Ordenar e Filtrar da Fita para remover o último filtro aplicado.

ou
Clique no triângulo minúsculo do nome do campo novamente e escolha Limpar filtro de Nome do campo.

Se você não lembrar quais os campos que você filtrou, você pode dizer-lhes pelo símbolo do funil pequeno que aparece ao lado do nome do campo na exibição da folha de dados.

A tabela inteira, cheia de registros, retorna para exibição.

Filtrar por seleção

O comando Seleção é o mais fácil dos comandos Classificar e Filtrar para usar. Assume que você encontrou um registro que corresponde aos seus critérios. Usar o filtro de seleção é muito como agarrando alguém em uma multidão e gritando: "Tudo bem, todos que são como esse cara aqui, se alinham por lá. "

Por exemplo, imagine que deseja encontrar todos os voluntários que vivem em Landisville. Você pode usar o filtro de seleção desta maneira:

Clique no campo que possui as informações que deseja corresponder.

Neste caso, é o campo da cidade.
Percorra a lista até encontrar a entrada de campo que servirá de exemplo apropriado para o seu filtro.
Clique para selecionar o valor que você está procurando, clique com o botão direito do mouse na célula que contém a seleção e escolha Igual Qualquer que seja . (Neste caso, seria Equals Landisville.) Você também pode selecionar a célula e, em seguida, clicar no botão Seleção na guia Início (na seção Ordenar e Filtrar) para acessar a mesma lista de opções.

O acesso imediatamente exibe uma tabela contendo apenas os registros que correspondem à sua seleção.

O acesso mostra apenas os registros que correspondem ao critério Filtrar por seleção.
Clique no botão Alternar filtro na barra de ferramentas depois de terminar de usar o filtro.

Sua tabela ou formulário retorna à sua exibição normal.

Nesta fase do jogo, você pode querer salvar uma lista de tudo o que corresponde ao seu filtro. Infelizmente, a simplicidade e a facilidade de uso do filtro agora voltam a assombrá-lo. Para gravar sua pesquisa filtrada permanentemente, você deve criar uma consulta.

Você também pode usar o menu Filtro que mostra as opções de classificação e a lista de valores de campo marcados. Quando você exibe o menu pop-up, desmarque Selecionar tudo e depois verifique o valor que deseja procurar. Em seguida, escolha Filtros de texto a partir desse mesmo menu pop-up. A mesma lista de opções (Igual, Não Igual, Começa Com, e assim por diante) aparece como um menu fly-out, e você pode fazer sua escolha lá.

Filtrar por formulário

Você pode apertar uma pesquisa usando filtros adicionais para eliminar partidas indesejáveis, mas isso requer uma tonelada de esforço extra.Para uma maneira mais fácil de isolar um grupo de registros de acordo com os valores em mais de um campo, tente Filter by Form.

Filter by Form usa mais de um critério para examinar os registros. De certa forma, é como uma consulta simples. É tão semelhante a uma consulta que você pode até salvar seus critérios de Filtro por formulário como uma consulta de pleno direito!

Suponha, por exemplo, que você precisa de uma lista de todos os funcionários da sua empresa que trabalham em um determinado departamento e têm um título particular. Você pode executar dois filtros de seleção (nos campos Departamento e Título do trabalho, usando o banco de dados de funcionários como exemplo) e anote os resultados de cada um para obter sua lista, ou você pode fazer apenas uma pesquisa com filtro por Formulário e veja todos os registros que atendem aos seus critérios (com base em suas entradas em várias tabelas) em uma única etapa.

Para usar o filtro por formulário, siga estas etapas:

Na guia Início da fita, clique no botão Avançado na seção Classificar e filtro.

Aparece um menu.
Escolha Filtrar por formulário no menu.

A tabela é substituída por uma única linha de células, uma sob cada cabeçalho de campo em sua tabela.
Clique na célula vazia abaixo do nome do campo para a primeira coluna que deseja filtrar.

Use as barras de rolagem para colocar a coluna na tela se estiver fora da direita e não puder ser visto.

A seta para baixo salta para a coluna que você clicar.
- Normalmente, o Access mostra um botão de seta para baixo ao lado do primeiro campo na tabela.
- Se você usou anteriormente um comando Filter com a tabela, o Access coloca o botão de seta para baixo no último campo que você filtrou.
  
  Filtrar por formulário oferece uma grade e listas suspensas para definir critérios para cada campo.
Clique na seta para baixo para ver uma lista de valores que o campo contém.

A lista suspensa mostra todos os valores exclusivos em um campo.
Na lista de valores, clique no valor que deseja usar neste filtro.

Por exemplo, se você selecionar Landisville na lista suspensa no campo Cidade, "Landisville" se move para a coluna Cidade. O acesso adiciona as cotações automaticamente - um detalhe menos que você precisa lembrar!
Para adicionar outra opção de filtro para o campo escolhido, clique na aba Or no canto inferior esquerdo da tabela.

Aparece uma nova janela Filtrar por formulário, permitindo que você adicione uma condição de pesquisa alternativa. O acesso também oferece uma aba Or no canto inferior esquerdo da tela.

O comando Filtrar por formulário gosta de responder a perguntas simples, como "Mostre-me todos os voluntários que vivem em Lancaster. "Ele também fornece respostas para perguntas mais complexas como" Mostre-me todos os registros que contenham Th no campo AvailableDays e que tenham Landisville no campo City ", e executa ambas as tarefas com facilidade.

Fazer uma pergunta mais complexa (como "Mostre-me todos os voluntários em Lancaster que gostam de angariação de fundos") requer uma consulta.

Clique na aba Or para definir os critérios.
Para cada campo adicional que deseja filtrar, clique na aba Or e repita os passos 3 a 6.

Neste exemplo, o segundo campo a ser filtrado é VolunteerInfo e Fundraising foi digitado caixa do campo.
Quando você terminar de inserir todos os critérios para o filtro, clique no botão Alternar filtro.

Access encontra todos os voluntários que gostam de angariação de fundos com base na filtragem de dois campos da tabela.

Um pensamento final sobre Filter by Form:

Embora você possa ter fantasia ao adicionar ou pesquisar o conteúdo do seu coração, manter o controle de sua criação fica difícil em nenhum momento. Antes de ir muito longe , lembre-se de que as consultas funcionam melhor do que os filtros quando as perguntas se tornam complexas.

Quando você terminar de mexer com seu filtro, clique no botão Alternar filtro. Nesse ponto, sua tabela retorna ao normal (ou pelo menos tão normal quanto as tabelas de dados já chegaram).

Unfiltering em uma forma

O que você faz quando você insere critérios por engano? Ou quando você decide que você realmente não quer incluir o Lancaster no seu filtro logo depois de clicar em Lancaster? Não há problema - o comando Clear Grid vem ao resgate!

Quando você clica no comando Limpar grade (encontrado no menu Avançado da seção Ordenar e Filtro), o Acesso limpa todas as entradas na grade Filtrar por Forma e oferece um local agradável e limpo para começar de novo.

Filtrar excluindo a seleção

O filtro de seleção também pode ser usado para excluir determinados registros. Isso funciona muito bem para momentos em que você deseja ocultar brevemente um conjunto de registros que compartilham um atributo exclusivo (um estado particular, cidade ou código postal).

Veja como fazer o filtro de seleção excluir registros para você:

Percorra a tabela até encontrar o valor que deseja excluir.
Clique com o botão direito do mouse no campo que contém o valor e, em seguida, escolha Não igual ______ (onde o espaço em branco representa o valor que você clicou com o botão direito do mouse) no menu que aparece.

Os registros que correspondem ao valor que você escolheu saem do caminho para que você possa se concentrar nos registros que realmente o interessam.

Com um clique, o Access esconde todos os voluntários cujo valor do campo Status é prospectivo.

Você também pode clicar no botão Seleção (na seção Classificar e Filtrar da guia Início) e escolher Não Igual no menu. Você também notará os comandos Contém e Não Contém. Estes são úteis para eliminar registros que têm algo em comum, como uma determinada palavra ou número dentro deles. Você também pode combinar filtros, excluindo não apenas (por exemplo) voluntários que são prospectivos, mas os voluntários potenciais que vivem em uma determinada cidade ou estado.