Como faturar um cliente com o QuickBooks 2010 - dummies

Para facultar um cliente usando o QuickBooks 2010, você precisa identificar o cliente e especificar o valor que o cliente deve na janela Criar faturas.

1 Escolha os Clientes → Criar faturas.

QuickBooks exibe uma janela Criar faturas. Esta figura possui a Lista de janelas abertas fechada para fornecer mais espaço para a janela Criar faturas. Você pode fechar sua Lista de Janelas Abertas clicando em sua caixa de fechamento (a pequena caixa marcada com um X que aparece no canto superior direito da lista). Para exibir novamente a Lista de janelas de abrir depois de fechá-lo, escolha Exibir → Abrir lista de janelas.

2Selecione o cliente, ou combinação de clientes e empregos, da lista suspensa Cliente: Job.

Se o cliente for um novo cliente que ainda não tenha faturado ou descrito na Lista de Clientes, insira um breve nome para o cliente no Cliente: Lista de trabalhos. O QuickBooks indica que o cliente ainda não existe na Lista de Clientes e pergunta se deseja adicionar o cliente; indicar que você faz. Quando solicitado, forneça a informação do cliente solicitada pelo QuickBooks.

3 (Opcional) Classifique uma fatura conforme se encaixa em uma categoria específica, usando a lista suspensa Classe.

Você pode usar aulas para obter uma melhor solução nas finanças da sua empresa.

4 Confirme ou forneça novas informações de cabeçalho de fatura.

Depois de identificar o cliente, o QuickBooks preenche os campos Data, Fatura, Bill To e, possivelmente, os campos Enviar para. Você provavelmente não precisa alterar nenhuma dessas informações. Você deve revisar as informações mostradas nessas caixas para se certificar de que está correto.

5Provide ou confirme as informações do campo da fatura.

As faturas incluem informações de campo que registram itens como números de ordem de compra, condições de pagamento, data de envio e método de envio. Certifique-se de que tudo o que QuickBooks mostra nestas caixas de campo está correto.

6 Na área das colunas, descreva cada item - cada produto ou serviço - para o qual uma fatura é cobrada.

Use uma única linha para cada item. O primeiro item que você deseja faturar, então, vai para a linha 1 da área de colunas. Para cada item, você insere a quantidade solicitada, o código do item e um preço ou taxa. O QuickBooks recupera uma descrição do item da Lista de itens e coloca esses dados na coluna Descrição.

QuickBooks também calcula o valor faturado para o item multiplicando a quantidade pelo preço ou taxa. No entanto, você pode editar os campos Descrição e Quantidade. Se você editar o campo Montante, o QuickBooks recalcula o campo Preço Cada, dividindo o valor pela quantidade.

7 Para inserir itens adicionais na fatura inserindo linhas adicionais.

Cada item que deseja faturar - cada item que deve aparecer como uma cobrança separada na fatura - aparece como uma linha na área de colunas.

8 Na caixa de texto Mensagem do cliente na parte inferior da janela Criar faturas, forneça uma mensagem do cliente que aparece na parte inferior da fatura.

Se você criou um modelo de formulário de fatura personalizado que inclui outras informações de rodapé, essas caixas de rodapé também aparecem na parte inferior da janela Criar faturas. Você pode usá-los para coletar e transferir informações adicionais do rodapé.

9 (Opcional) Verifique a ortografia clicando no botão Ortografia.

QuickBooks verifica a ortografia das palavras que você usou na fatura. Se o QuickBooks não encontrar erros de ortografia, aparece uma mensagem que indica que a verificação ortográfica está completa. Se o QuickBooks encontrar um erro de ortografia (abreviaturas de código de produto geralmente produzem erros de ortografia no QuickBooks), o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Verificar ortografia no formulário.

10Clique no botão Salvar e Fechar ou no botão Salvar e Novo para salvar sua fatura.

Clique no botão Salvar e Fechar se desejar salvar a fatura e fechar a janela Criar faturas. Você usa o botão Salvar e Novo se quiser salvar a fatura e, em seguida, insira outra fatura na versão em branco da janela Criar faturas.