Vídeo: Administração - Controle de Estoque 2024
O QuickBooks permite vários usuários. Muitas empresas, depois de crescer até um certo tamanho, precisam suportar vários usuários com acesso a informações contábeis e a capacidade, em alguns casos, de criar transações contábeis. Infelizmente, vários usuários do sistema de contabilidade criam riscos para o proprietário da empresa.
Ao ter acesso ao sistema de contabilidade, os usuários podem inadvertidamente introduzir erros no sistema contábil ou, infelizmente, defraudar intencionalmente uma empresa. Por estas razões, aqui está uma lista de algumas técnicas de controle QuickBooks que um empresário ou gerente comercial pode usar para minimizar erros não intencionais e minimizar a oportunidade de roubo.
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Compare regularmente as contagens de inventário físico com os registros contábeis de inventário. Inventário encolhe, infelizmente. Pessoas - às vezes funcionários, mas muitas vezes pseudocustomers, como ladrões de lojas - roubam inventário. Portanto, uma coisa que você precisa fazer, tanto para minimizar suas perdas de inventário quanto para manter registros contábeis precisos, é regularmente comparar as contagens físicas do seu inventário com o que seus registros contábeis mostram.
Esta abordagem para contar com frequência os itens mais valiosos e fáceis de roubar cumpre duas coisas:
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O encolhimento de inventário é rapidamente identificado.
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O proprietário da empresa pode minimizar o encolhimento de estoque, identificando o tipo de inventário que é mais freqüentemente roubado ou mesmo quando o inventário é mais freqüentemente roubado.
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Reconciliar contas bancárias. Uma coisa que os donos de empresas devem fazer é reconciliar suas próprias contas bancárias. Muitas vezes, o roubo de funcionários pelo pessoal de contabilidade ocorre quando os funcionários descobrem como escrever cheques na conta bancária da empresa que o proprietário não vê. Uma forma segura de encontrar uma transação fictícia e fraudulenta é fazer com que o proprietário concilie o extrato bancário.
Se o proprietário reconciliar o extrato bancário, ela pode comparar a contabilidade do banco para a conta com os registros contábeis da QuickBooks da empresa. Qualquer discrepância óbvia pode ser corrigida, o que significa que os registros contábeis do QuickBooks são mais precisos. Além disso, quaisquer transações escamosas e suspeitas tendem a se tornar óbvias quando o empresário olha de perto as verificações.
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Segregar contabilidade de custódia física sempre que possível. Em uma pequena empresa, é difícil separar sempre a contabilização de alguma atividade da custódia física ou responsabilidade física dessa atividade.Por exemplo, é difícil separar a contabilidade de inventário de custódia física ou acesso a esse inventário.
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Treine os funcionários no uso do QuickBooks. Você deve formar funcionários para usar o QuickBooks se você tiver um negócio de qualquer tamanho por dois motivos básicos:
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Alguém que sabe como usar o QuickBooks é menos provável que comece a gerar erros inadvertidos.
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Registros contábeis sujos de camuflagem roubo de funcionários.
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Feche o arquivo do QuickBooks. Se você tomar um curso de Princípios de Contabilidade, você descobrirá que o fechamento significa um conjunto de procedimentos de contabilidade que alguém executa para fechar as contas de receita e despesas, de modo que, com base no novo ano, as receitas e as despesas podem ser facilmente calculadas. No QuickBooks, o fechamento significa algo diferente.
Mas você ainda deseja fechar o arquivo QuickBooks para manter a integridade de seus dados. Veja como: Escolha o comando Editar → Preferências, selecione Contabilidade, selecione a guia Preferências da Empresa e, em seguida, clique no botão Data / Senha Definir Data de Fechamento. Quando o QuickBooks o solicitar, especifique uma data de encerramento e uma senha.
Depois de fornecer essas informações, o QuickBooks proíbe ou limita os usuários de mudar ou entrar em transações datadas antes da data de encerramento. (Somente pessoas com a senha podem fazer alterações ou entrar transações com datas anteriores à data de encerramento.)
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Gerencie seu sistema de contabilidade QuickBooks. Muitos empresários não vêem o sistema de contabilidade como algo mais do que uma ferramenta para produzir faturas, cheques de pagamento e informações necessárias para a declaração de imposto anual. Infelizmente, esse relacionamento distante com o sistema de contabilidade significa que os donos de empresas muitas vezes não sentem muita necessidade de gerenciar ativamente o que acontece com o sistema de contabilidade.
Um sistema de contabilidade deve ser uma ferramenta que você usa para gerenciar melhor seu negócio. E pode ser isso. Mas se for uma ferramenta para gerenciar melhor seu negócio, você precisa gerenciar o sistema.
Você pode facilmente certificar-se de que as pessoas estão fazendo o tipo de coisas que deveriam estar fazendo, criando algumas listas de verificação simples.
| Tarefa | Concluída? |
|---|---|
| Dados de backup e movido fora do site | |
| Contas bancárias reconciliadas | |
| Todas as faturas, notas de crédito, declarações fora | |
| Todas as contas suspensas foram limpas | |
| Demonstrações contábeis entregues | |
| Exceções relatadas (por exemplo, atrasadas faturas, facturas,
ordens de compra, itens de inventário insuficiente) |
| Tarefa | Concluída? |
|---|---|
| Ajustar o balanço de teste | |
| Gravar CD com números de fim de ano para registro permanente | |
| Considere limpar arquivos de dados se eles forem grandes | |
| Ano próximo quando realmente feito |
