Como fazer uma cópia do arquivo de dados QuickBooks 2014 - manequins

O QuickBooks 2014 torna mais fácil para os contadores trabalharem com arquivos de dados do cliente. Considere esse cenário: você tem um cliente que precisa de ajuda para finalizar o período contábil do ano.

Você tem duas opções. Primeiro, você pode dirigir até sua loja, provavelmente ficando preso no trânsito ao longo do caminho, e se perguntar se você pode faturar o cliente $ 150 para o seu tempo de viagem. Em segundo lugar, você pode fazer com que o cliente use o recurso Copiar do contador do QuickBooks para enviar uma cópia do arquivo de dados do QuickBooks.

Você pode rever a cópia deste contador do arquivo de dados, fazer as correções ou mudanças adequadas e, em seguida, enviar as alterações a serem feitas de volta ao cliente. O cliente pode facilmente importar essas alterações em seu arquivo QuickBooks existente e sair de maneira alegre. Muito legal, certo?

Seu cliente cria a cópia do contador do arquivo de dados do QuickBooks usando sua versão do QuickBooks e o arquivo de dados real e, em seguida, cria um arquivo que ele ou ela envia para você (como por correio ou por e- mail) ou que a Intuit, fabricante de QuickBooks, envia para você. Felizmente, o processo é muito direto de qualquer maneira.

Veja o que seu cliente precisa fazer se o cliente se ocupar de enviar o arquivo para você:

1. Escolha o arquivo → Copiar do contador → Atividades do cliente → Salvar comando do arquivo.

   

   QuickBooks exibe uma mensagem perguntando ao cliente se ele quer

   • Uma cópia do arquivo contador

   • Uma cópia portátil ou de backup do arquivo

   Você também pode criar a cópia de um contador, escolhendo Arquivo → Criar cópia e, em seguida, clicando no botão Copiar do contador.

   Um arquivo portátil é uma cópia real e ao vivo do arquivo de dados do QuickBooks, que foi um pouco esvaziado em tamanho, por isso é mais fácil se mover (por exemplo, enviando um e-mail para o arquivo como um anexo). Um arquivo de backup é uma segunda cópia do arquivo QuickBooks que você criou (geralmente) para que você tenha uma cópia do arquivo caso algum problema aconteça com o arquivo de dados do QuickBooks original.

2. Selecione Copiar do contador e clique em Avançar para continuar.

3. Especifica uma data de divisão.

   Quando um cliente clica no botão Avançar para continuar com a criação de uma cópia do contador, o QuickBooks pede a data de divisão. As transações que caiem antes desta data podem ser editadas apenas dentro da cópia do contador. As transações que caem após esta data podem ser editadas dentro da cópia do contador e da cópia do cliente.

4. Clique em Avançar para continuar.

   Outra mensagem aparece, dizendo ao cliente que o QuickBooks deve fechar todas as janelas para criar a cópia de um contador.QuickBooks também pode dizer ao cliente para inserir um disco.

5. Clique em OK e insira o disco (se necessário).

   O QuickBooks exibe uma caixa de diálogo de backup de contador atualizada.

   

6. Nomeie a cópia do contador.

   Use a caixa Nome do arquivo da caixa de diálogo Salvar cópia do contador para nomear a cópia do contador do arquivo de dados do QuickBooks. Se necessário, o cliente também pode usar a lista suspensa Salvar em para especificar onde a cópia do contador do arquivo de dados do QuickBooks deve ser salva.

   O cliente precisa lembrar onde a cópia do contador é salva. Este arquivo é fornecido ao contador - via e-mail ou snail mail, ou em um disco - para que ele possa usá-lo.

7. Crie o arquivo.

   Depois que o cliente nomear a cópia do contador do arquivo de dados do contador e indicar, se necessário, onde a cópia do contador deve ser salva, o cliente clica em Salvar. O QuickBooks guarda a cópia de um contador do arquivo de dados do QuickBooks.

   Então este arquivo de dados é transmitido ao contador pelo cliente. Em outras palavras, o cliente precisa escargar-mail ou enviar por e-mail o arquivo.

   Seu provedor de e-mail pode limitar o tamanho dos anexos (incluindo arquivos QuickBooks) que você pode enviar via e-mail. Se o tamanho do tamanho o incomodar, você pode enviar o arquivo QuickBooks para o site Intuit, escolhendo Arquivo → Cópia do contador → Atividades do cliente → Enviar ao contador. Intuit envia ao contador uma mensagem com um link clicável que ela pode usar para pegar o arquivo.

   As cópias do contador usam três tipos de arquivo. O arquivo de transferência de contador (com a extensão de arquivo.qbx) é o que um cliente cria e fornece ao contador. A cópia do contador atual (com a extensão de arquivo. Qba) é o que o contador trabalha depois que ele ou ela abre o arquivo de transferência de contador. Finalmente, há o Arquivo de Exportação Contábil (com a extensão de arquivo.qby), que contém as alterações que retornam ao cliente.

Obviamente, pode não ser realmente o seu cliente que tome essas medidas; Você pode ter que fazer o trabalho sujo. Em ambos os casos, no entanto, é assim que o processo funciona. Observe, no entanto, que as economias de tempo real para o contador e as economias de custos para o cliente ocorrem quando você pode obter o cliente para escolher o comando e trabalhar com a caixa de diálogo.

Então você pode cobrar o tempo faturável para realmente trabalhar com dados do QuickBooks em vez de usar o violão com o arquivo.