Como pagar contas com QuickBooks 2014 - dummies

Se você usa o QuickBooks para acompanhar as contas que você deve, você não usa a janela Write Cheques para registrar as contas que deseja pagar. Em vez disso, você diz ao QuickBooks que exiba uma lista dessas contas não pagas que você já gravou - e então você escolhe quais contas QuickBooks deve pagar e a conta bancária na qual o QuickBooks deve escrever o cheque.

Siga estas etapas para pagar as contas desta maneira:

1 Escolha o comando Vendedores → Pay Bills.

QuickBooks exibe a janela Pay Bills. Você usa a janela Pay Bills para descrever o pagamento que deseja fazer.

2Descreva quais contas você deseja pagar.

Use os botões de opção Mostrar contas na parte superior da janela Pay Bills para identificar o que deseja ver. Selecione o botão de opção Devido ou Antes para mostrar apenas as contas devidas em ou antes da data especificada.

Para especificar a data, insira a data na caixa Devido ou Anterior. Para ver uma lista de todas as contas que você tem que pagar, selecione o botão de opção Mostrar todas as contas.

Você pode usar a lista suspensa Ordenar por para selecionar a ordem que o QuickBooks usa para listar suas contas. Por exemplo, você pode classificar as contas por data de vencimento, data de desconto, fornecedor e valor devido.

3Selecione as contas que deseja pagar.

Para selecionar as contas que deseja pagar, clique na coluna de verificação. (A coluna de verificação é a coluna mais à esquerda na lista de contas não pagas, é encabeçada por uma marca de seleção.) Quando você clica na coluna de verificação, o QuickBooks marca a conta com uma marca de seleção. A marca de verificação diz ao QuickBooks que você deseja pagar essa conta.

Para desmarcar uma conta, clique novamente na coluna de verificação. QuickBooks remove a marca de seleção.

4 (Opcional) Reveja uma conta específica.

Você pode revisar informações detalhadas sobre uma conta específica primeiro clicando na conta para destacar na lista e, em seguida, clicando no botão Ir para Bill. Quando você faz isso, o QuickBooks abre a janela Enter Bills, exibindo as informações da conta. Para fechar a janela Enter Bills, clique no botão Fechar.

5Set o desconto.

Se você clicar no botão Definir desconto, o QuickBooks exibe a guia Desconto da caixa de diálogo Desconto e créditos. Você pode usar a guia Desconto para inserir um valor de desconto para a conta. Se você inserir um valor de desconto para a conta, você também entra na conta de desconto. Esta é a conta que é creditada pela redução - o desconto - na quantidade correta.

6Set o crédito e clique em Concluído.

Se você clicar no botão Set Credits da janela Pay Bills, o QuickBooks exibe a guia Créditos da caixa de diálogo Desconto e Créditos.A guia Créditos lista qualquer nota de crédito deste fornecedor. Para aplicar uma nota de crédito ao valor devido a um fornecedor, clique no botão Definir Créditos. QuickBooks marca os créditos aplicados, colocando uma marca de seleção na coluna marcada.

Quando você completa seu trabalho com a caixa de diálogo Desconto e Créditos, clique no botão Concluído para fechar a caixa de diálogo e retornar à janela Pay Bills.

Clique no botão Limpar na caixa de diálogo Desconto e Créditos para limpar os créditos aplicados exibidos na guia Créditos.

7 Use a lista suspensa Conta de pagamento para selecionar a conta bancária a ser usada para fazer pagamentos.

O saldo final da conta bancária mostra a lista suspensa Conta.

8 Use a lista suspensa Método de pagamento para selecionar o método de pagamento.

Se você quer pagar suas contas por cheque, por exemplo, selecione Verificar. Supondo que você imprima as verificações em QuickBooks, selecione o botão de opção To Be Printed; Caso contrário, selecione o botão de opção Atribuir número de verificação para que o QuickBooks atribua o próximo número de verificação consecutivo.

Você também pode pagar contas por outros métodos, como por cartão de crédito e por pagamento on-line (se você estiver configurado para pagamento on-line ou banco on-line).

9Useça a caixa de Data de pagamento para registrar a data de pagamento.

Esta entrada interage com a entrada do Método de pagamento. A data de pagamento que você definiu, por exemplo, afeta quando um pagamento on-line é feito. A data de pagamento também corresponde à data que mostra as verificações impressas.

10 Depois de selecionar as contas que deseja pagar e descrever como deseja pagá-las, clique em Pagar contas selecionadas.

QuickBooks registra as transações de pagamento na conta bancária para pagar as faturas selecionadas e fecha a janela Pay Bills.

11Complete sua tarefa.

Você ainda precisa imprimir todos os cheques não impressos necessários para pagar as contas se estiver usando cheques para pagar as contas. Você também precisa transmitir todas as instruções de pagamento on-line necessárias para pagar as contas, se for assim que você optou por pagar as contas. Se você estiver indo para checar mão-escrita, você obviamente precisa escrever as cheques e depois enviá-las.

Em outras palavras, todos os QuickBooks fazem neste momento registrar as transações de pagamento no arquivo de dados do QuickBooks. Você precisa imprimir as verificações, enviar as instruções de pagamento on-line ou escrever as cheques manualmente!