Como planejar seu sistema QuickBooks 2014 - manequins

Se você entender alguns itens de grande imagem - o que a contabilidade e o que os sistemas contábeis fazem - desde o início, você " descobriremos que o processo de instalação do QuickBooks faz muito mais sentido.

O que a contabilidade

Pensa sobre o que a contabilidade faz. As pessoas podem argumentar sobre os pequenos detalhes, mas a maioria concordaria que a contabilidade faz as seguintes quatro coisas importantes:

• Mede lucros e perdas

• Relatórios sobre a situação financeira de uma empresa (seus ativos, passivos e patrimônio líquido)

• Fornece registros detalhados dos ativos, passivos e contas patrimoniais do proprietário

• Fornece informações financeiras para stakeholders, especialmente para gerenciamento

O que os sistemas de contabilidade

Agora, dê uma breve olhada no que os sistemas de contabilidade, ou pelo menos em que sistemas de contabilidade de pequenas empresas, geralmente fazem:

• Produzir demonstrações financeiras, incluindo demonstrações de resultados, balanços e outros relatórios contábeis.

• Gerar formulários de negócios, incluindo cheques, cheques de pagamento, faturas, declarações de clientes, e assim por diante.

• Mantenha registros detalhados de contas-chave, incluindo dinheiro, contas a receber (valores que os clientes devem uma empresa), contas a pagar (valores que uma empresa deve aos seus fornecedores), itens de estoque, ativos fixos e assim por diante.

• Execute funções de gerenciamento de informações especializadas. Por exemplo, na indústria editorial, as editoras de livros geralmente pagam direitos autorais. Portanto, a contabilidade de royalty é uma tarefa que os sistemas contábeis de editores de livros normalmente devem fazer.

O que QuickBooks faz

Ok, depois de entender o que a contabilidade e o que os sistemas contábeis normalmente fazem, você pode ver com alguma perspectiva o que o QuickBooks faz:

• Produz demonstrações financeiras

• Gera muitos formulários de negócios comuns, incluindo cheques, cheques, faturas de clientes, declarações de clientes, notas de crédito e ordens de compra

• Mantém registros detalhados de um punhado de contas principais: caixa, contas a receber, contas a pagar e inventário em configurações simples

QuickBooks faz três dos quatro coisas que você esperaria que um sistema de contabilidade fizesse. No entanto, o QuickBooks não fornece material de contabilidade especializado. Por exemplo, o QuickBooks não faz contabilidade de royalties.

E agora para as más notícias

Então, o QuickBooks faz três das quatro coisas que os sistemas contábeis fazem, mas não faz tudo. O QuickBooks geralmente é uma solução contábil incompleta. Tenha cuidado, portanto, com a configuração de suas expectativas. Normalmente, você também precisa descobrir soluções alternativas para alguns dos seus requisitos contábeis especiais.

QuickBooks oferece aos usuários e às empresas muita flexibilidade. Então, ao retornar ao exemplo anterior, um editor de livros pode fazer muito do que precisa fazer para a contabilidade de royalty no QuickBooks. Este trabalho de contabilização de royalties simplesmente requer uma certa quantidade de violão, pois o negócio está configurando o QuickBooks.

No entanto, o QuickBooks (ou, pelo menos, as versões mais populares do QuickBooks) sofre algumas fraquezas significativas:

• O QuickBooks Pro não fornece uma boa maneira de lidar com a fabricação de inventário. No entanto, as soluções QuickBooks Premier e QuickBooks Enterprise suportam a contabilidade de fabricação simples.

  E as soluções empresariais do QuickBooks oferecem algumas capacidades adicionais de gerenciamento de inventário (vários sites de inventário, rastreamento de lotes e número de série e custeio FIFO) como parte de seu recurso de Inventário Avançado. (Estas versões do QuickBooks ajudam você a explicar o processo de transformar matérias-primas em produtos acabados e também lidar com algumas complexidades de inventário da vida real.)

• Somente as Soluções empresariais do QuickBooks lida com a situação de armazenar inventário em vários locais. Em outras palavras, o QuickBooks Pro e o QuickBooks Premier mostram, por exemplo, que você possui 3 000 widgets. Não permite que você acompanhe o fato de ter 1 000 widgets no armazém, 500 widgets na loja A e 1, 500 widgets na loja B.

Apesar do fato de que o QuickBooks pode ser um solução incompleta e pode não lidar com inventário da maneira que você quer ou precisa, o QuickBooks ainda é uma solução muito boa. Não, espere, isso não é realmente forte o suficiente. O que o QuickBooks faz, ele é muito bom.

É muito mais provável que um produto de software de contabilidade com 600 usuários, por exemplo, seja interrompido em vez de um produto como o QuickBooks, que possui 4 milhões de clientes.