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Depois de concluir todos os trabalhos preliminares, preparar uma fatura com o QuickBooks 2016 é um encaixe. Sem mais delongas, veja como criar uma fatura:
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Exibir a janela Criar faturas, escolhendo Clientes → Criar faturas.
A janela Criar faturas é exibida.
A janela Criar faturas.
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Selecione o modelo ou o formulário de fatura que deseja usar na lista suspensa Modelo, localizada no canto superior direito.
O que aparece por padrão depende do que você disse ao QuickBooks sobre sua empresa durante a Configuração do QuickBooks. Você também pode criar o seu próprio.
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Identifique o cliente e, se necessário, o trabalho usando a lista suspensa Cliente: Trabalho.
Percorra a lista suspensa Job: Job até ver o nome do cliente ou do trabalho que você precisa; então clique nele.
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(Opcional) Atribua uma classe à fatura.
Se você usa classes para rastrear despesas e receitas, ative a lista suspensa Classe e selecione uma classe apropriada para a factura. Para ativar ou desativar essa maneira acessível de categorizar as transações, escolha Editar → Preferências, clique em Contabilidade à esquerda, clique na guia Preferências da Empresa e, em seguida, selecione ou desmarque a caixa de seleção Usar Classificação de Rastreamento.
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Data da factura.
Pressione Tab várias vezes para mover o cursor para a caixa de texto Data. Em seguida, insira a data correta no formato MM / DD / AAAA. Você também pode usar os seguintes códigos secretos para alterar a data:
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Pressione + (o símbolo mais) para mover a data em frente um dia.
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Pressione - (o símbolo menos) para mover a data de volta um dia.
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Pressione T para mudar a data até a data de hoje.
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Pressione M para mudar a data para o primeiro dia do mês.
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Pressione H para mudar a data para o último dia do mês.
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Pressione Y para mudar a data para o primeiro dia do ano.
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Pressione R para alterar a data até o último dia do ano.
Você também pode clicar no botão no lado direito do campo Data para exibir um pequeno calendário. Para selecionar uma data no calendário, basta clicar na data desejada.
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(Opcional) Digite um número de fatura na caixa de texto Fatura.
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Corrigir o endereço Bill To, se necessário.
QuickBooks agarra o endereço de cobrança da lista de clientes.
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Corrigir o endereço do navio, se necessário.
QuickBooks também agarra o endereço de entrega da lista de clientes.
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(Opcional … tipo de) Forneça o número da ordem de compra na caixa de texto do número P. O.
Se o cliente emitir ordens de compra (POs), insira o número do pedido que autoriza essa compra.
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Especifique os termos de pagamento selecionando uma opção na lista suspensa Termos.
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(Opcional) Nomeie o representante de vendas.
Se quiser acompanhar as vendas pelo representante de vendas, use a lista suspensa Rep. Para adicionar rapidamente um representante de vendas, selecione Adicionar novo e, em seguida, use as caixas de diálogo handy-dandy que QuickBooks exibe. Para trabalhar com a lista Representante de vendas, escolha Listas → Listas de perfil do cliente e vendedor → Lista de representantes de vendas.
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Especifique a data de envio se for algo diferente da data da fatura.
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Especificar o método de envio.
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Especifique o ponto FOB usando a caixa de texto F. O. B.
FOB é gratuito para bordo. O ponto FOB é mais importante do que parece, porque o ponto FOB determina quando ocorre a transferência de propriedade, quem paga frete e quem corre risco de danos aos bens durante o transporte.
Se uma remessa é gratuita a bordo no ponto de embarque, a propriedade das mercadorias vendidas se transfere para o comprador assim que as mercadorias saem do cais de envio do vendedor. Nesse caso, o comprador paga o frete e corre o risco de danos no transporte.
Se uma remessa é gratuita no ponto de destino, a propriedade dos bens que estão sendo vendidos se transfere para o comprador assim que as mercadorias chegarem na doca de embarque do comprador. O vendedor paga o frete e corre o risco de danos no transporte.
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Digite cada item que você está vendendo.
Mova o cursor para a primeira linha da caixa de lista Quantidade / Item Código / Descrição / Preço Cada / Valor / Tax. Depois de mover o cursor para uma linha na caixa de listagem, o QuickBooks transforma o campo Código do Item em uma lista suspensa. Ative a lista suspensa Código do item da primeira linha vazia na caixa de listagem e, em seguida, selecione o item.
Se você precisar de outros itens na fatura, use as restantes linhas vazias da caixa de listagem para inserir cada uma delas.
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Digite todos os itens especiais que a fatura deve incluir.
Para descrever qualquer um dos itens especiais, ative a lista suspensa Código do item da próxima linha vazia e selecione o item especial.
Se você quiser incluir um item de desconto e aplicá-lo a vários itens, você deve colocar um item de Subtotal na fatura após o inventário ou outros itens que deseja desconto. Em seguida, coloque um item de desconto diretamente após o item Subtotal. O QuickBooks calcula o desconto em porcentagem do subtotal.
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(Opcional) Adicione uma mensagem de cliente.
Clique na caixa Mensagem do cliente, ative sua lista suspensa e selecione uma mensagem inteligente do cliente. Para adicionar mensagens de clientes à lista de mensagens do cliente, selecione a opção Adicionar novo e, em seguida, preencha a caixa de diálogo que QuickBooks exibe.
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Especificar o imposto sobre vendas.
Se não estiver correto, mova o cursor para a caixa de listagem de impostos, ative a lista suspensa e selecione o imposto de vendas correto.
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(Verdadeiramente opcional) Adicione um memorando.
Você pode adicionar uma descrição de nota à fatura se desejar. Este memorando não imprime nas faturas - apenas na Declaração do Cliente.
Uma janela completa de faturas incluídas.
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Se você deseja atrasar a impressão desta fatura, selecione a caixa de seleção Imprimir posterior que aparece com a fita de botões e caixas acima da parte principal da janela Criar faturas.
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Salve a fatura clicando no botão Salvar e Novo ou no botão Salvar e Fechar na parte inferior da janela.
QuickBooks salva a fatura que está na tela.
