Como gravar e imprimir cheques no QuickBooks 2012 - dummies

Obviamente, qualquer empresa escreve cheques - para pagar contas e pagar empregados. O QuickBooks 2012 inclui um comando e uma janela especificamente para fins de gravação e, possivelmente, impressão de cheques.

1 Escolha o comando Banking → Write Cheques.

QuickBooks exibe a janela Write Cheques.

2Utilize a lista suspensa Conta bancária.

Selecione a conta correta para escrever um cheque.

3Use o campo No. (número de verificação) para identificar o número do cheque.

Se ainda não conhece o número do cheque porque não imprimiu o cheque, deixe o campo em branco. Em seguida, selecione a caixa de seleção Para ser impresso, que aparece em aproximadamente o meio da janela Write Cheques.

4Use o campo Data para gravar a data em que o cheque está escrito ou será escrito.

Você pode inserir a data de verificação em formato mm / dd / aaaa. Você também pode inserir datas como simplesmente mmdd ou m / dd, e QuickBooks as transforma em mm / dd / aaaa. Assim, 3/17, 0317 e 03/17/2012 são todas formas válidas de inserir a mesma data, se o ano atual for 2012.

Em alternativa, você pode clicar no botão do pequeno calendário que aparece à direita da Data campo. Quando você clica no botão do calendário, o QuickBooks exibe um calendário pop-up. Para selecionar um dia exibido no calendário, clique no dia.

5Use o campo Pagar ao pedido de campo para identificar o indivíduo ou o negócio que você está pagando com o cheque.

Se o cheque que você está gravando é o primeiro cheque que você já fez para o beneficiário, você deve digitar o nome do beneficiário no campo Pagar para Ordem de. Se você já pagou o beneficiário, você pode clicar no botão de seta no final direito do campo Pagar para a ordem do campo.

Quando você faz, o QuickBooks exibe uma lista de beneficiários anteriores. Você pode selecionar um beneficiário desta lista clicando no nome.

6Mova o cursor de seleção para o campo $ (ou quantidade) e digite o valor do cheque.

O QuickBooks escreve o valor do cheque na linha abaixo do campo Pagar para a ordem de.

7Distribua o valor do cheque às despesas apropriadas ou contas de ativos.

Se o cheque pagar uma determinada despesa ou comprar um determinado bem, clique na guia Despesas. Em seguida, use as linhas ou linhas da guia Despesas para identificar a conta e o valor que o cheque paga.

Se você classificar a despesa como uma incorrida para um determinado cliente ou trabalho, você pode usar a coluna Billable (marcada por um ícone) para indicar se este item deve ser posteriormente cobrado ao cliente.

8Descreva os itens que o cheque compra.

Aqui está a guia Itens da janela Write Cheques. Você usa a guia Itens quando você escreve um cheque para comprar itens mostrados e descritos na sua lista de itens.

Para usar a guia Itens, identifique o item que está sendo comprado digitando o código ou o nome do item na coluna Item. Opcionalmente, edite a descrição do item mostrada na coluna Descrição. Em seguida, use as colunas Qty, Custo e Quantidade para descrever o número de itens e o custo total dos itens comprados.

9 Para imprimir uma verificação, clique no botão Imprimir.

Em alternativa, se quiser imprimir cheques em um lote, depois de gravar a última verificação que deseja imprimir, clique na seta para baixo à direita do botão Imprimir. Quando o QuickBooks exibe o menu Imprimir, escolha o comando Imprimir lote. O QuickBooks exibe a caixa de diálogo Selecionar cheques para imprimir.

10Selecione as verificações que deseja imprimir clicando nelas.

Use a caixa Primeiro número de verificação para identificar o número do primeiro formulário de verificação a ser usado para impressão. Em seguida, clique em OK. Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Verificações de impressão, use a área Verificar estilo para identificar o tipo de formulários de checagem nos quais você está imprimindo. Se você estiver usando cheques padrão ou de estilo carteira, você também precisa indicar o número de cheques. Em seguida, clique no botão Imprimir.

11 Depois de descrever o cheque e os motivos para escrever o cheque, clique no botão Salvar e Fechar ou Salvar e Novo.

O botão Salvar e fechar salva a verificação e também fecha a janela de verificações de gravação. Clique no botão Salvar e Novo para salvar a verificação e, em seguida, exiba novamente a janela Escrever Cheques para que você possa gravar outra verificação. Se você não quiser salvar a verificação, clique no botão Limpar.