Como gravar transações de cadastro em QuickBooks - dummies

Você pode usar a janela Registro em QuickBooks para registrar suas transações bancárias. A janela Registro parece o registro de papel comum que você usa para acompanhar transações ou uma conta bancária. O QuickBooks permite que você insira transações diretamente em um registro de conta.

1Para exibir um registro de conta, escolha o comando Banking → Use Register.

Às vezes, quando você escolhe o comando Banking → Use Register, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Usar registro. A caixa de diálogo Usar registro ajuda você a selecionar a conta bancária que deseja exibir em um registro.

2Para selecionar a conta que deseja usar, abra a lista suspensa Selecionar conta, selecione a conta bancária e clique em OK.

QuickBooks exibe a janela Registrar.

Se o QuickBooks mostrar o registro de uma conta diferente do que você deseja ver, escolha Banking → Use Register novamente. A caixa de diálogo Usar registro deve aparecer.

A caixa de diálogo Usar registro geralmente permite selecionar qualquer conta. Você também pode selecionar uma conta não bancária.

3Use a coluna Data do registro para registrar a data do depósito, pagamento ou transferência.

Você pode inserir uma data usando o formato de data mm / dd / aaaa. Ou você pode clicar no botão do pequeno calendário à direita do campo Data para exibir o mês que mostra a data e, em seguida, clique no botão do dia que corresponde à data em que deseja inserir.

4 (Opcional) Atribua um número de transação.

Use a coluna Número para identificar de forma exclusiva a transação. No caso de operações de checagem, por exemplo, use o campo Número para gravar o número do cheque. Para transferências e depósitos, você não precisará gravar um número.

5Use o campo do beneficiário para registrar o beneficiário de um cheque, o cliente que paga um depósito ou algum outro bit de informações no caso de uma transação de transferência.

Observe que você pode selecionar um cliente existente, um fornecedor ou um nome de uma das listas do QuickBooks clicando no botão de seta para baixo no final direito do campo do Fornecedor. Quando você faz isso, o QuickBooks exibe uma lista de nomes. Clique no que deseja selecionar.

6Provide o valor da transação.

Use a coluna Pagamento se você estiver descrevendo uma transação de cheque ou uma transferência que mova dinheiro da conta. Use a coluna Depósito se estiver descrevendo um depósito na conta ou transferir para a conta. Insira o valor da transação na coluna apropriada - Pagamento ou Depósito - usando dólares e centavos.

7Identifica a conta.

Para operações de checagem, você usa o campo Conta para identificar a despesa que um cheque paga ou o ativo que um cheque compra.Para as transações de depósito, você usa o campo Conta para identificar a conta de receita de vendas que o depósito representa. Para transações de transferência, use o campo Conta para identificar a outra conta bancária envolvida na transação.

Você pode inserir o nome da conta na caixa Conta, ou você pode abrir a lista suspensa Conta e selecionar a conta que deseja.

8 (Opcional) Forneça uma descrição de nota.

Se desejar, use o campo Memorando para fornecer uma breve descrição do pagamento, depósito ou transação de transferência.

9 (Opcional) Divida a transação.

Se uma transação precisar ser atribuída a mais de uma conta, clique no botão Splits. QuickBooks, em seguida, exibe a área Splits na janela do registro. A área Splits permite dividir uma transação entre várias contas. Por exemplo, um cheque que paga os materiais de escritório e as despesas de reparo do computador pode ser dividido entre essas duas contas de despesas.

Da mesma forma, uma transação de depósito que representa receita de produto e receita de serviços pode ser dividida entre essas duas contas. Depois de terminar com a área Splits, clique no botão Fechar.

Você pode apagar os detalhes do Splits clicando no botão Limpar. Você também pode informar ao QuickBooks que recalcule o valor do pagamento ou depósito usando os dados da transação dividida simplesmente clicando no botão Recalc.

A área Splits também permite que você faça algo que não seja possível dentro do registro normal: você pode usar a área Splits para registrar as informações do cliente e do trabalho, as informações da classe e as informações de cobrança. Para fazer isso, use a coluna Cliente: Trabalho, a coluna Billable e a coluna Classe.

10 Para gravar uma transação no registro, clique no botão Gravar.

QuickBooks recalcula o saldo da conta e ajusta o saldo final para a nova transação.