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Para usar o QuickBooks 2012, você deve entender como registrar os pagamentos. Os princípios contábeis afirmam que a receita de vendas precisa ser reconhecida quando uma venda é feita. E que a venda é feita quando uma empresa fornece bens ou serviços a um cliente.
Este requisito para registrar a receita de vendas no momento em que bens ou serviços são fornecidos significa que a contabilização da receita de vendas é um pouco mais complicada do que você deve ter adivinhado pela primeira vez. A primeira transação, por exemplo, a transação que registra uma venda, é mostrada aqui.
| Conta | Debit | Crédito |
|---|---|---|
| Contas a receber | 1 000 | |
| Receita de vendas | 1, 000 |
A entrada de diário 1 mostra como uma venda de US $ 1 000 pode ser registrada. A entrada do jornal mostra um débito de $ 1 000 para contas a receber e um crédito de $ 1 000 para receita de vendas. Para registrar uma venda de US $ 1 000, uma venda de crédito - a entrada no diário precisa mostrar ambos o aumento de $ 1 000 na receita a receber e o aumento de US $ 1 000 na receita de vendas.
Quando a empresa recebe o pagamento do cliente pelo recebimento de $ 1 000, o negócio registra uma entrada de diário como essa.
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Caixa | 1 000 | |
| Contas a receber | 1 000 |
Entrada de revista 2 mostra um débito de $ 1 000 para dinheiro, que é o aumento de US $ 1 000 na conta de caixa que ocorre porque o cliente acabou de pagar $ 1 000. A Entrada de Diário 2 também mostra um crédito de $ 1 000 para contas a receber. Este crédito para a conta de contas a receber de contas reduz o saldo das contas a receber.
No momento em que você registra tanto a Entrada de Diário como a Entrada de Diário 2, o efeito líquido é um débito de $ 1 000 para dinheiro (mostrando que o dinheiro aumentou em US $ 1 000) e US $ 1, 000 crédito à receita de vendas (mostrando que a receita de vendas aumentou em US $ 1 000). O débito de $ 1 000 para contas a receber e o crédito de $ 1 000 para contas a receber líquidas para zero.
Se você pensa um pouco sobre este negócio de contas a receber, você deve perceber que faz sentido. Embora a conta de contas a receber inclui um saldo de recebíveis de US $ 1 000, isso significa apenas que o cliente deve você US $ 1 000. Mas quando o cliente finalmente paga a conta de $ 1 000, você precisa cancelar esse recebível.
QuickBooks, por sinal, grava automaticamente a entrada de diário 1 e a entrada de diário 2 para você. A entrada de diário 1 é registrada sempre que você emite ou crie uma nota fiscal do cliente.
Portanto, você não precisa se preocupar com os débitos e créditos mostrados na Entrada de Diário 1, exceto por uma ocasião especial: quando você configura itens QuickBooks e QuickBooks ( itens são coisas que são incluídas no as faturas), você especifica qual conta deve ser creditada para rastrear as receitas de vendas.
Então, embora você não precise se preocupar muito com a mecânica do Journal Entry 1, você deve entender como essa entrada no diário funciona para que você possa configurar o QuickBooks corretamente.
Journal Entry 2 também é gravado automaticamente pelo QuickBooks. O QuickBooks registra a Entrada do Diário 2 para você sempre que você registrar um pagamento em dinheiro de um cliente. Você não precisa se preocupar, então, com os débitos e créditos necessários para registrar os pagamentos dos clientes. É útil entender como funciona esta entrada no diário e como o QuickBooks registra essa transação de pagamento do cliente.
