Índice:
- O grande QuickBooks 2013 Seja bem-vindo
- Método QuickBooks 2013 Express Start
- Método de Configuração Avançada do QuickBooks
- Configure as informações da empresa no QuickBooks 2013
- Personalize a sua configuração do QuickBooks 2013
- Defina sua data de início do QuickBooks 2013
- Revise o quadro de contas sugerido pelo QuickBooks 2013
- Adicione suas informações ao arquivo de empresa de instalação do QuickBooks 2013
- Adicionar clientes, fornecedores e funcionários à instalação do QuickBooks 2013
- Digite os serviços e os itens de inventário que você vende no QuickBooks 2013 Setup
- Digite contas bancárias de negócios no QuickBooks 2013 Setup
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Depois de instalar o programa QuickBooks 2013, o programa de instalação pode iniciar o QuickBooks automaticamente e, em seguida, abra a Instalação do QuickBooks para você. Você também pode iniciar a Configuração do QuickBooks iniciando o programa QuickBooks da mesma forma que você inicia qualquer programa em seu computador. Depois de abri-lo, escolha o comando Arquivo → Nova Empresa para iniciar a Configuração do QuickBooks.
O grande QuickBooks 2013 Seja bem-vindo
A tela "Começar a obter o seu negócio configurado rapidamente" do QuickBooks 2013 Setup aparece quando você escolhe o comando New Company. A tela fornece algumas informações gerais sobre a criação de uma nova empresa dentro do QuickBooks. A tela também fornece links - como o link que você pode clicar para obter ajuda de um consultor certificado do QuickBooks.
(QuickBooks Pro Advisors, por sinal, são pessoas que fizeram um teste sobre QuickBooks e pagaram cerca de US $ 500 para Intuit para obter uma cópia do QuickBooks e estar listadas no site do QuickBooks como QuickBooks Pro Advisors.) Você provavelmente quer Leia as informações desta tela, mas quando estiver pronto para começar, clique no botão Express Start.
Método QuickBooks 2013 Express Start
O QuickBooks 2013 fornece uma versão acelerada do processo de configuração do QuickBooks, que você pode usar quando não deseja personalizar a configuração.
Se você clicar no botão Express Start, o QuickBooks cobra um pouco de informações sobre sua empresa e, com base nessas informações, configura um arquivo da empresa que deve funcionar para uma empresa como a sua.
Depois de clicar em Express Start para criar o arquivo da empresa, o QuickBooks solicita que você descreva as pessoas (clientes, fornecedores e funcionários) com os quais você faz negócios, os itens que vende e sua conta bancária. Você fornece essas descrições passando por uma série de telas e preenchendo caixas e planilhas na tela.
Método de Configuração Avançada do QuickBooks
O botão Configuração Avançada, se clicado, inicia a Entrevista do EasyStep, que o orienta através de um monte de telas cheias de informações que permitem que você especifique bem como o arquivo da empresa que o QuickBooks configura deve Veja.
Para mover para a próxima tela na Entrevista EasyStep, você clicar no botão Avançar. Para mover para a tela anterior, você clique no botão Voltar. Se você ficar desanimado e quiser desistir, você pode clicar no botão Ir. Mas tente não se desanimar.
Configure as informações da empresa no QuickBooks 2013
As primeiras telas do EasyStep Interview coletam várias peças importantes de informações gerais sobre o seu negócio, incluindo o nome da empresa e o nome legal da empresa, o endereço da sua empresa, sua ID de imposto federal número, o primeiro mês do ano fiscal (geralmente, janeiro), o tipo de formulário de imposto de renda que sua empresa usa para reportar ao IRS e a indústria ou o tipo de empresa que você está operando (varejo, serviço e assim por diante).
Depois de coletar esta informação geral da empresa, o QuickBooks cria o arquivo de dados da empresa que armazena as informações financeiras da sua empresa. O QuickBooks sugere um nome padrão ou um arquivo de dados do QuickBooks com base no nome da empresa. Tudo o que você precisa fazer é aceitar o nome sugerido e a localização da pasta sugerida (a menos que você queira salvar o arquivo de dados na pasta Meus documentos, o que não é uma má idéia).
Personalize a sua configuração do QuickBooks 2013
Depois que o QuickBooks coleta as informações gerais da empresa mencionadas nos parágrafos anteriores, a EasyStep Interview lhe faz algumas perguntas muito específicas sobre como você gerencia o seu negócio para que ele possa configurar as preferências do QuickBooks. As preferências, de fato, ativam ou desativam vários recursos contábeis no QuickBooks, controlando assim o funcionamento e a aparência do QuickBooks. Aqui estão as perguntas que o EasyStep Interview pede para definir as preferências do QuickBooks:
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A sua empresa mantém o inventário?
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Deseja rastrear o inventário que você compra e vende?
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Você cobra imposto de vendas de seus clientes?
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Deseja usar pedidos de vendas para rastrear ordens de clientes e pedidos de atraso?
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Você quer usar o QuickBooks para ajudar com a folha de pagamento do empregado?
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Você precisa rastrear várias moedas dentro do QuickBooks porque você lida com clientes e fornecedores em outros países, e essas pessoas regularmente têm a audácia de pagar ou faturar você em uma moeda diferente da que seu país usa?
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Deseja acompanhar o tempo que você ou seus funcionários gastam em empregos ou projetos para clientes?
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Como você deseja lidar com contas e pagamentos (insira os cheques diretamente ou insira as contas primeiro e os pagamentos mais tarde)?
Defina sua data de início do QuickBooks 2013
Talvez a decisão-chave que você fizer na configuração de qualquer sistema de contabilidade seja o dia em que você começar a usar seu novo sistema. Isso é chamado de data de conversão .
Normalmente, você quer começar a usar um sistema de contabilidade no primeiro dia do ano ou no primeiro dia de um novo mês. Você será solicitado a identificar a data de início usando a caixa de diálogo mostrada.
O momento mais fácil para começar a usar um novo sistema de contabilidade é no início do ano. O motivo? Você entra em um saldo de avaliação mais simples. No início do ano, por exemplo, você insere apenas os saldos das contas de ativos, passivos e patrimônio do proprietário.
Em qualquer outro momento, você também incorpora saldos da conta de despesas no acumulado e no acumulado do ano. Normalmente, você tem essa informação de renda e despesa atualizada apenas no início do mês. Por esse motivo, a única outra data de início viável que você pode escolher é o início de um mês.
Neste caso, você obtém valores de renda no acumulado do ano até o final do mês anterior do seu sistema contábil anterior. Por exemplo, se você estiver usando a Contabilidade da Peachtree, obtenha os montantes de renda e despesa atualizados no ano passado da Peachtree.
Depois de fornecer a data de início, você forneceu as informações básicas da empresa; você identificou a maioria das suas preferências contábeis; e você identificou a data em que deseja começar a usar o QuickBooks.Você está quase pronto.
Se você clicar no botão Permitir, o QuickBooks o deixa no programa QuickBooks, pronto para começar a trabalhar. No entanto, o processo de entrevista EasyStep não está perdido para sempre; para voltar à entrevista, basta abrir o arquivo que você estava no processo de configuração. Quando você faz, o EasyStep Interview é reiniciado.
Revise o quadro de contas sugerido pelo QuickBooks 2013
No final da Entrevista do EasyStep, com base nas informações que você fornece sobre o seu tipo de indústria e o formulário de retorno de imposto que você insere no IRS, o QuickBooks sugere um conjunto inicial de contas, que os contadores chamam de plano de contas. Essas contas são as categorias que você usa para rastrear suas receitas, despesas, ativos e patrimônio do proprietário.
A figura a seguir mostra a tela que o EasyStep Interview exibe para mostrar essas contas.
As contas que o QuickBooks marca com uma verificação, como a tela explica, são as contas recomendadas. E se você não faz mais nada, essas contas verificadas são as que você usará (pelo menos para começar) dentro do QuickBooks. No entanto, você pode remover uma conta sugerida clicando na marca de seleção. O QuickBooks remove a marca de seleção e isso significa que a conta não faz parte do quadro final das contas.
Você também pode clicar em uma conta para adicionar uma marca de seleção e ter a conta incluída no gráfico de contas inicial.
Você pode clicar no botão Recomendações de restauração na parte inferior da lista para retornar ao quadro de contas inicial recomendado (se você fez alterações que você decide mais tarde que não deseja).
Quando o plano de contas sugerido parecer bem para você, clique em Avançar. É bom aceitar o que o QuickBooks sugere porque você pode alterar o quadro de contas mais tarde.
Adicione suas informações ao arquivo de empresa de instalação do QuickBooks 2013
Independentemente de usar o método Express Start para criar um arquivo da empresa ou o método Advanced Setup / EasyStep Interview, depois que você e o QuickBooks configurarem o arquivo da empresa, o QuickBooks solicita que você insira suas próprias informações no arquivo da empresa.
Adicionar clientes, fornecedores e funcionários à instalação do QuickBooks 2013
Para descrever clientes, fornecedores e funcionários, clique no primeiro botão Adicionar. O QuickBooks pergunta se é possível obter esses dados de algum outro lugar, como um programa de e-mail ou serviço de e-mail (Outlook, Gmail, etc.), ou se você deseja inserir as informações manualmente em uma planilha.
Provavelmente, você entrará as informações manualmente, então clique nesse botão e clique em Continuar. Quando o QuickBooks exibe uma janela da planilha conforme mostrado na figura, insira cada cliente, vendedor ou empregado em sua própria linha e certifique-se de incluir tanto o nome como a informação do endereço.
Clique em Continuar quando terminar. O QuickBooks então pergunta se você deseja inserir os saldos de abertura (montantes que você deve ou são devidos) para clientes e fornecedores. Indique que você faz clicando no link Enter Opening Balances e, em seguida, insira os balanços abertos na tela que oferece o QuickBooks.
Digite os serviços e os itens de inventário que você vende no QuickBooks 2013 Setup
Para descrever as coisas que você vende, clique no segundo botão Adicionar. O QuickBooks pergunta sobre as coisas que você vende - por exemplo, se você vende serviços, se você vender itens de inventário e se deseja acompanhar os itens de inventário que você vende. Responda estas questões clicando no botão de opção que está em conformidade com sua situação e clique em Continuar.
Quando o QuickBooks exibe uma janela da planilha, descreva cada item que você vende em uma linha de planilha separada. Certifique-se também de descrever os itens de inventário que você está segurando no momento em que você converteu para QuickBooks. Clique em Continuar quando terminar. Se você tem mais de um tipo de item que vende, você precisa repetir este processo para cada tipo de item.
Digite contas bancárias de negócios no QuickBooks 2013 Setup
Para descrever sua conta bancária de negócios (ou contas bancárias), clique no terceiro botão Adicionar. Quando o QuickBooks exibir a janela de planilha Adicionar suas contas bancárias (não mostrado), forneça o nome da conta bancária, o número da conta e o saldo na data da conversão. Quando terminar de inserir esta informação, clique em Continuar.