Índice:
- Escolha o comando Nova empresa.
- Clique no botão Configuração avançada.
- O QuickBooks sugere um nome padrão ou um arquivo de dados do QuickBooks com base no nome da empresa.
- Talvez a decisão-chave que você fizer na configuração de qualquer sistema de contabilidade seja o dia em que você começar a usar seu novo sistema.
- Revise o gráfico de contas sugerido.
- Adicione suas informações ao arquivo da empresa.
- Para descrever clientes, fornecedores e funcionários, clique no primeiro botão Adicionar.
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Escolha o comando Nova empresa.
A tela "Começar a obter seu negócio configurado rapidamente" da Configuração do QuickBooks aparece. Quando estiver pronto para começar, clique no botão Express Start ou no botão Advanced Setup.
O QuickBooks 2014 fornece uma versão acelerada do processo de configuração do QuickBooks, que você pode usar quando não quiser personalizar a configuração. Se você clicar no botão Express Start, o QuickBooks cobra um pouco de informações sobre sua empresa e, com base nessas informações, configura um arquivo de empresa que deve funcionar para uma empresa como a sua.
O botão Configuração Avançada, se clicado, inicia a Entrevista EasyStep, que o orienta através de um monte de telas cheias de informações que permitem que você especifique bem como o arquivo da empresa que o QuickBooks configura deve olhar.
Clique no botão Configuração avançada.
Depois de coletar esta informação geral da empresa, o QuickBooks cria o arquivo de dados da empresa que armazena as informações financeiras da sua empresa.
O QuickBooks sugere um nome padrão ou um arquivo de dados do QuickBooks com base no nome da empresa.
Tudo o que você precisa fazer é aceitar o nome sugerido e a localização da pasta sugerida (a menos que você queira salvar o arquivo de dados na pasta Meus documentos, o que não é uma má idéia).
Depois que o QuickBooks coleta as informações gerais da empresa, a EasyStep Interview faz-lhe algumas perguntas muito específicas sobre como você gerencia seu negócio para que ele possa definir as preferências do QuickBooks. As preferências em vigor ativam ou desativam vários recursos contábeis no QuickBooks, controlando assim o funcionamento e a aparência do QuickBooks.
Talvez a decisão-chave que você fizer na configuração de qualquer sistema de contabilidade seja o dia em que você começar a usar seu novo sistema.
Este dia é chamado de data de conversão. Normalmente, você quer começar a usar um sistema de contabilidade no primeiro dia do ano ou no primeiro dia de um novo mês. Consequentemente, uma outra grande pergunta que você faz é sobre a data de conversão.
O momento mais fácil para começar a usar um novo sistema de contabilidade é o início do ano. O motivo? Você entra em um saldo de avaliação mais simples. No início do ano, por exemplo, você insere apenas os saldos das contas de ativos, passivos e patrimônio do proprietário.
Em qualquer outro momento, você também incorpora saldos da conta de despesas no acumulado e no acumulado do ano. Normalmente, você tem essa informação de renda e despesa atualizada apenas no início do mês. Por esse motivo, a única outra data de início viável que você pode escolher é o início de um mês.
Revise o gráfico de contas sugerido.
No final da entrevista EasyStep, com base nas informações que você fornece sobre o seu tipo de indústria e o formulário de retorno de imposto que você envia no IRS, o QuickBooks sugere um conjunto inicial de contas, que os contadores chamam de gráfico de contas. Essas contas são as categorias que você usa para rastrear suas receitas, despesas, ativos e patrimônio do proprietário.
As contas que o QuickBooks marca com uma verificação, como a tela explica, são as contas recomendadas. Se você não fizer mais nada, essas contas verificadas são as que você usará (pelo menos para começar) no QuickBooks.
No entanto, você pode remover uma conta sugerida clicando na marca de seleção. O QuickBooks remove a marca de seleção e isso significa que a conta não faz parte do quadro final das contas. Você também pode clicar em uma conta para adicionar uma marca de seleção e ter a conta incluída no quadro de contas inicial.
Quando o plano de contas sugerido parecer bem para você, clique em Avançar. É bom aceitar o que o QuickBooks sugere porque você pode alterar o quadro de contas mais tarde.
Adicione suas informações ao arquivo da empresa.
Não importa se você usa o método Express Start para criar um arquivo da empresa ou o método Advanced Setup / EasyStep Interview, depois que você e o QuickBooks configurarem o arquivo da empresa, o QuickBooks solicita que você insira suas próprias informações no arquivo da empresa.
Para descrever clientes, fornecedores e funcionários, clique no primeiro botão Adicionar.
O QuickBooks pergunta se é possível obter esses dados de algum outro lugar, como um programa de e-mail ou de e-mail (Outlook, Gmail, etc.), ou se você deseja inserir as informações em uma planilha manualmente. Você provavelmente entrará as informações manualmente, então clique no botão apropriado e clique em Continuar.
Quando o QuickBooks exibir uma janela da planilha, insira cada cliente, vendedor ou funcionário em sua própria linha, e certifique-se de incluir tanto o nome como a informação do endereço. Clique em Continuar quando terminar. O QuickBooks então pergunta se deseja entrar nos saldos de abertura (montantes que você deve ou é devido) para clientes e fornecedores.
Indique que você faz clicando no link Enter Opening Balances e, em seguida, insira os saldos de abertura na tela que o QuickBooks fornece.
Para descrever as coisas que você vende, clique no segundo botão Adicionar.
Para descrever sua conta bancária comercial (ou contas bancárias), clique no terceiro botão Adicionar.
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