Como configurar um novo usuário no QuickBooks Online Accountant - dummies

Vídeo: Passo 4: Gerenciar Permissões de Acesso de Usuários 2024

Se sua empresa de contabilidade tiver mais de uma pessoa que precisa acessar as empresas do cliente QuickBooks Online, a pessoa que cria o QBOA conta - chamado, no QBOA parlance, o mestre do administrador - pode configurar os outros usuários. Os outros usuários obtêm suas próprias credenciais de login e acessam os clientes que o administrador mestre especifica; Para esses clientes, o usuário pode acessar as ferramentas contábeis. O administrador mestre também especifica o nível de acesso do usuário às informações da empresa; um usuário pode ter acesso básico, completo ou personalizado.

O uso de informações de login QBOA separadas ajuda a manter a segurança no QBOA, porque muitas informações financeiras (assinaturas de produtos e informações de cobrança, por exemplo) estão vinculadas a informações de login.

Então, qual é a diferença, status-wise, entre acesso básico, completo e personalizado?

Os usuários com acesso completo podem abrir e trabalhar nos livros da empresa, bem como nas empresas QBO do cliente e podem acessar a página da Equipe e fazer alterações nos privilégios de qualquer usuário.
Os usuários com acesso básico podem acessar apenas as empresas QBO do cliente.
Os usuários com acesso personalizado não têm mais do que acesso básico ou completo com pelo menos um privilégio definido de forma diferente dos padrões do QBOA para acesso básico ou completo.

Para configurar vários usuários em uma conta QBOA, o administrador mestre ou qualquer membro da empresa com privilégios de acesso completo para QBOA configura outros membros da empresa; Durante o processo, a QBOA envia um email para os outros membros da empresa que, para essa discussão, serão referidos como convidados. Uma vez que um convidado aceita o convite, o QBOA solicita ao convidado que configure suas próprias credenciais de login QBOA. Siga estas etapas para configurar um novo usuário em uma conta QBOA:

Faça login no QBOA.
Clique em Equipe na barra de navegação.
A página da equipe aparece.
Clique no botão Adicionar usuário.
O assistente Adicionar usuário começa.
Na primeira página do assistente Adicionar Usuário, preencha o nome, o endereço de e-mail e o título do membro da equipe que deseja adicionar.
O título do membro da equipe é opcional.
Clique em Avançar.
Aparece a segunda página do assistente Adicionar usuário. Nesta página, você identifica os privilégios relacionados à sua empresa que você deseja fornecer ao membro da equipe.
Selecione o tipo de acesso que deseja dar ao membro da equipe.
Você pode atribuir acesso básico, completo ou personalizado; uma descrição de cada tipo de acesso aparece no lado direito da página. Atribua o acesso total aos membros da equipe que devem ter acesso aos livros de sua própria empresa.Atribua acesso básico para dar acesso a apenas um membro da equipe para as empresas clientes da QBO.

Você pode fazer alterações nas configurações individuais; se o fizer, o QBOA define o acesso do membro da equipe ao Custom por padrão.
Clique em Avançar.
Aparece a última tela do assistente Adicionar usuário. Nesta página, você identifica os clientes para quem o membro da equipe deve poder realizar o trabalho.
Desmarque clientes conforme necessário.
Clique em Salvar.
QBOA adiciona o novo usuário ao seu time e atribui o status de Convidado ao usuário. Além disso, a coluna Status na tela da Equipe indica que o QBOA enviou um convite por e-mail ao usuário, convidando o usuário a se juntar ao seu time. Depois que o usuário responde ao convite QBOA, o status do usuário muda para Active na página da Equipe no QBOA.

O convite por e-mail que QBOA envia parece assim.

O destinatário clica no botão Aceitar Convite e, assumindo que o convidado ainda não possui informações de login para QBOA, a página abaixo aparece. Nesta página, o convidado configura informações de login QBOA, fornecendo uma ID de usuário (que não precisa ser um endereço de e-mail) e uma senha. Uma vez que o convidado clique em Criar Usuário, o QBOA confirma que o ID do usuário está disponível, configura as informações de login e exibe uma página na qual um botão Iniciar sessão aparece. Ao clicar no botão Iniciar sessão, o usuário entra no QBOA com os privilégios atribuídos pelo usuário.