Como usar o QuickBooks 2010 para cobrar um cliente pelo tempo - manequins

O QuickBooks 2010 fornece dois métodos para rastrear o tempo que você planeja faturar em uma fatura como um item. Para rastrear seu tempo faturável, você pode usar a folha de horário semanal, ou você pode programar ou registrar atividades individuais. Nem o método de rastreamento do tempo é difícil.

Usando uma tabela de horários semanal para cobrança Quicken

Para usar o método semanal de horários, siga estas etapas:

1. Escolha Clientes → Digite Hora → Use a Folha semanal.

   

   QuickBooks exibe a janela Weekly Timesheet.

2. Digite o empregado, vendedor ou outra pessoa que executa o serviço na caixa de texto Nome.

   Você deve poder selecionar o nome dessa pessoa na lista suspensa Nome. Se você não conseguir encontrá-lo nesta lista, digite o nome da pessoa na caixa e, quando solicitado, informe o QuickBooks, que lista (empregado, vendedor ou outros nomes) deve ser adicionado.

3. Depois de adicionar o nome da pessoa que executa o trabalho, use as colunas da janela da folha de horas semanal para descrever o que você está cobrando.

   Digite o cliente ou o trabalho para quem o trabalho foi executado, o código de serviço, uma breve descrição ou nota, o item de folha de pagamento (se você estiver usando QuickBooks para a folha de pagamento), a classe (se você estiver rastreando classes), e depois as horas passadas por dia.

Você pode inserir tantas linhas na janela do Horário semanal como quiser. Cada linha aparece separadamente em uma fatura. A informação das notas aparece na área de descrição da fatura. Por esse motivo, você deseja usar notas apropriadas e descritivas.

Atividades simples faturáveis ​​do QuickBook

Se você deseja gravar atividades de serviço à medida que elas ocorrem, siga estas etapas:

1. Escolha Clientes → Digite Hora → Hora / Insira Atividade Única.

   

   QuickBooks exibe a janela Time / Enter Single Activity.

2. Verifique se a caixa de seleção Billable no canto superior direito da janela está selecionada.

   Ao selecionar a caixa Billable, você diz ao QuickBooks que deve manter esse registro de uma atividade faturável para posterior inclusão em uma fatura.

3. Registre a data da atividade na caixa de texto Data.

4. Use a caixa de texto Nome para identificar a pessoa que está executando o serviço.

5. Na caixa de texto Cliente: trabalho, identifique o cliente ou o trabalho para o qual o serviço está sendo executado.

6. Selecione o item de serviço apropriado na lista suspensa Item do serviço e o item de folha de pagamento apropriado na lista suspensa Item de folha de pagamento.

7. (Opcional) Se você estiver rastreando classes, previsivelmente, você também pode usar a lista suspensa Classe para classificar a atividade.

8. Registre uma breve descrição adequada do serviço na caixa de texto Notas.

   Esta descrição aparece na nota fiscal, então fique atento ao que escreve.

9. Registre o tempo gasto no serviço.

   Você pode gravar manualmente o tempo usando a caixa de texto Duração para inserir a hora. Ou você pode fazer o QuickBooks gravar o tempo que gastou na atividade clicando no botão Iniciar na seção Duração quando você inicia a atividade e clicando no botão Parar quando parar a atividade. Se você quiser pausar o temporizador (enquanto faz uma chamada telefônica, por exemplo), clique no botão Pausar.

10. Depois de descrever a atividade que você está executando na janela Hora / Enter Single Activity, clique no botão Salvar e Novo ou Salvar e Fechar para salvar as informações da atividade.

Incluindo tempo faturável em uma fatura via QuickBooks

Para adicionar tempo e custo faturáveis ​​a uma fatura, crie uma fatura padrão. Depois de identificar o cliente para quem você inseriu tempo ou custos, o QuickBooks exibe uma caixa de mensagem que pergunta se deseja faturar o tempo ou os custos. Se você clicar em Sim, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Escolher hora e custos faturáveis.

A guia Tempo da caixa de diálogo Escolher horário e custos faturáveis ​​mostra cada uma das vezes que você registrou para um cliente:

• Para adicionar certos horários à fatura: Clique na coluna Usar para cada hora.

• Para selecionar todos os horários: Clique no botão Selecionar tudo.

Depois de fazer sua seleção, clique em OK. O QuickBooks adiciona cada um desses tempos faturáveis ​​como linhas à factura. Esta figura mostra como as informações do tempo faturável são exibidas na janela Criar faturas.