Como usar a janela de relatório no QuickBooks 2011 - dummies

Se você estiver confortável trabalhando com o Microsoft Windows, trabalhar com a janela QuickBooks Report deve ser um instante. Ao longo da borda superior da janela, o QuickBooks exibe botões e caixas. Você usa esses botões e caixas para alterar a exibição da janela Relatório e para controlar as informações mostradas na janela Relatório.

Trabalhando com os botões da janela Relatório

A janela Relatório normalmente fornece oito botões diferentes: Modificar Relatório, Memorizar, Imprimir, E-mail, Exportar, Ocultar Cabeçalho, Recolher e Refrescar.

• Modificar relatório: O botão Modificar relatório exibe a caixa de diálogo Modificar relatório. Você usa esse botão de comando para personalizar um relatório.

• Memorizar: O botão Memorizar exibe a caixa de diálogo Memorizar relatório. Depois de memorizar essas configurações, você poderá produzir o mesmo relatório exato, escolhendo o relatório memorizado no submenu Relatórios → Relatórios memorizados.

  

• Imprimir: Quando você clica em Imprimir, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Imprimir relatórios, que permite escolher como e onde o relatório deve imprimir.

  

  Clique no botão Visualizar na caixa de diálogo Imprimir relatórios para exibir a janela de visualização. A janela de visualização mostra como serão exibidas as suas páginas de relatório impressas.

• Email: O botão de comando Email permite que você envie uma cópia do relatório por e-mail como anexo. Quando você clica em Email, o QuickBooks inicia seu programa de e-mail para você.

• Exportar: Se você clicar no botão Exportar, o QuickBooks exibe a guia Básico da caixa de diálogo Exportar relatório, que permite copiar as informações em um relatório para um arquivo que uma planilha eletrônica como o Microsoft Excel pode abrir facilmente.

  

  Se você deseja copiar o relatório para uma planilha de Excel existente, selecione a opção Existente do livro do Excel.

• Ocultar cabeçalho: Você clica no botão Ocultar cabeçalho para remover as informações do cabeçalho, como o nome da empresa. Se você ocultar o cabeçalho, pode clicar novamente no botão Ocultar cabeçalho para fazê-lo reaparecer.

• Collapse: O botão Colapso colapsa detalhes em um relatório. O QuickBooks não mostra subcontas em um relatório colapsado, apenas contas. Para desmarcar um relatório que você desabou anteriormente, clique no botão Expandir.

• Atualizar: O botão Atualizar informa o QuickBooks para atualizar as informações de um relatório para mudanças no arquivo de dados do QuickBooks. Isso parece louco no início, mas você pode realmente deixar as janelas de relatório abertas. Isso significa que uma janela de relatório pode mostrar uma demonstração de ganhos e perdas, por exemplo, de uma semana atrás.Ao clicar no botão Atualizar, o QuickBooks sabe que deve atualizar o relatório para as mudanças mais recentes.

Usando as caixas de janela Relatório

A janela Relatório fornece cinco caixas: Datas, De, Para, Colunas e Ordenar por. Essas caixas também permitem que você controle as informações mostradas na janela Relatório e a aparência das informações.

• As caixas Datas, De e Para permitem que você diga ao QuickBooks qual o intervalo de relatório que deseja mostrar no relatório. Você usa essas caixas para informar o QuickBooks sobre o mês, quarto, ano ou o que quer, que você deseja que o relatório seja preparado.

• A lista suspensa de colunas exibe um conjunto de opções de colunas. Inicialmente, o QuickBooks exibe uma única coluna total para um relatório. No entanto, se você produzir, por exemplo, um relatório que resume os dados anuais de renda e despesa, você pode usar a lista suspensa Colunas para informar ao QuickBooks que deseja ver as colunas mensais.

• A lista suspensa Classificar por permite que você escolha como as informações devem ser ordenadas em um relatório.