Como escrever cheques no QuickBooks 2010 - dummies

O QuickBooks 2010 inclui um comando e uma janela especificamente para fins de gravação e, possivelmente, impressão de cheques. Você pode escrever cheques dentro do QuickBooks, registrando as informações de retirada na conta apropriada.

1Choose Banking → Write Cheques.

QuickBooks exibe a janela Write Cheques.

2 Na lista suspensa Conta bancária, selecione uma conta.

Escolha a conta correta na qual deseja escrever um cheque.

3 No campo No., identifique o número de verificação.

Se ainda não conhece o número do cheque porque não imprimiu o cheque, deixe o campo em branco. Em seguida, selecione a caixa de seleção Para ser impresso, que aparece em aproximadamente o meio da janela Write Cheques.

4 No campo Data, registre a data em que o cheque está escrito ou será escrito.

Você pode inserir a data de verificação em formato mm / dd / aaaa. Você também pode inserir datas como simplesmente mmdd ou m / dd, e QuickBooks as transforma em mm / dd / aaaa.

Alternativamente, você pode clicar no botão do calendário pequeno que aparece à direita do campo Data e selecionar um dia no calendário pop-up que aparece.

5 No campo Pagar ao pedido, identifique o indivíduo ou o negócio que você está pagando com o cheque.

Se o cheque que você está gravando é o primeiro cheque que você já fez para o beneficiário, você deve digitar o nome do beneficiário no campo. Se você já pagou o beneficiário, clique no botão de seta no final direito do campo Pagar para a ordem de campo e selecione um beneficiário na lista suspensa que aparece.

6Clique no campo $ e digite o valor do cheque.

O QuickBooks escreve o valor do cheque na linha abaixo do campo Pagar para a ordem de.

7 (Opcional) Digite ou edite um endereço no bloco de endereço.

Se você quiser, você pode usar o bloco de endereço para fornecer o endereço do beneficiário. O QuickBooks escreve o nome do beneficiário na primeira linha do bloco de endereço quando você preencher o campo Pagar para a ordem de. Você pode adicionar as outras linhas ao bloco de endereço manualmente. Note, no entanto, que, se você já inseriu um endereço para um beneficiário (como, quando você gravou por última vez o beneficiário), o QuickBooks reutiliza essas informações de endereço para verificações subseqüentes.

8 (Opcional) Forneça uma descrição de memorando no campo Memorando.

Se você estiver imprimindo o cheque, por exemplo, você pode usar o campo Memorando para identificar seu número de conta ou o número da nota fiscal que o cheque paga.

9 (Opcional) Selecione a caixa de seleção Pagamento Online.

Selecionar esta caixa de seleção informa QuickBooks para posteriormente transmitir essas informações de cheque para o seu banco, juntamente com as instruções que o banco efetua o pagamento.

10 Se o cheque pagar uma determinada despesa ou comprar um determinado recurso, clique na guia Despesas, se ainda não estiver visível.

A janela Write Cheques pode ter aberto com a guia Despesas já exibida.

11Introduza a conta apropriada na coluna Conta e o valor da despesa ou compra na coluna Montante.

Esta informação básica explica por que você está escrevendo o cheque e de onde vem o dinheiro.

12 (Opcional) Na coluna Memo, forneça uma descrição de memorando dessa linha de detalhe de despesa.

Inclua alguns esclarecimentos sobre a compra ou despesa, se desejar.

13 (Opcional) Use a coluna Cliente: Trabalho e a coluna Classe para descrever e classificar a linha de informações detalhadas da conta.

Se você categorizar a despesa como incorrida para um determinado cliente ou trabalho, você pode usar a coluna Billable (marcada por um ícone) para indicar se este item deve ser mais tarde cobrado ao cliente.

14Clique na guia Itens da janela Write Cheques.

Você usa a guia Itens quando você escreve uma verificação para comprar os itens mostrados e descritos na sua lista de itens.

15Identifique o item que está sendo comprado inserindo o código ou o nome do item na coluna Item.

Opcionalmente, edite a descrição do item mostrada na coluna Descrição.

16Nas colunas Quantidade, custo e quantidade, descreva o número de itens e o custo total dos itens comprados.

Como na guia Despesas, o QuickBooks oferece a opção de classificar ainda mais um item usando as colunas Cliente: Trabalho, Faturamento e Classe.

17 Se você não quer imprimir o cheque agora, clique no botão Salvar e Fechar ou Salvar e Novo.

O botão Salvar e fechar salva a verificação e também fecha a janela de verificações de gravação. Clique no botão Salvar e Novo para salvar a verificação e, em seguida, exiba novamente a janela Escrever Cheques para que você possa gravar outra verificação.

Se você não quiser salvar a verificação, clique no botão Limpar.

18 Se você deseja imprimir cheques em um lote, depois de gravar a última verificação que deseja imprimir, clique na seta para baixo à direita do botão Imprimir.

O menu Imprimir aparece.

Se você quiser imprimir apenas esta verificação, clique no botão Imprimir.

19Selecione o comando Print Batch.

A caixa de diálogo Selecionar cheques para imprimir é aberta.

20Selecione as verificações que deseja imprimir.

Clique para selecioná-los.

21 Na caixa de texto Primeiro número de verificação, insira o número do primeiro formulário de verificação a ser usado para impressão e, em seguida, clique em OK.

QuickBooks exibe a caixa de diálogo Verificações de impressão.

22 Na área Verificar estilo, selecione o botão de opção para o tipo de formulário de verificação em que você está imprimindo.

Se você estiver usando cheques padrão ou de estilo carteira, você também precisa indicar o número de cheques.

23Clique no botão Imprimir.

Você também pode imprimir os formulários de verificação em um lote escolhendo Arquivo → Imprimir Formulários → Verificações. O QuickBooks exibe a caixa de diálogo Selecionar cheques para imprimir. Identifique quais as verificações que deseja imprimir, clique em OK e use a caixa de diálogo Imprimir cheques para terminar a impressão de seus cheques.