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Quando você introduz vários usuários do sistema contábil no seu QuickBooks 2012, você aumenta a necessidade de controles contábeis. Ao ter acesso ao sistema de contabilidade, os usuários podem inadvertidamente introduzir erros no sistema de contabilidade ou, infelizmente, alguns usuários podem defraudar intencionalmente uma empresa.
Por estas razões, algumas das técnicas de controle contábil do QuickBooks para minimizar erros não intencionais e minimizar a oportunidade de roubo:
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Compare regularmente as contagens de inventário físico com os registros contábeis de inventário. Inventário, infelizmente, encolhe. Pessoas - às vezes funcionários, mas muitas vezes pseudo-clientes, como ladrões de viagem - roubará o inventário.
Portanto, uma das coisas que você precisa fazer para minimizar suas perdas de estoque e manter registros contábeis precisos é comparar regularmente as contagens físicas do seu inventário com o que seus registros contábeis mostram.
Uma pequena loja de conveniência, por exemplo, pode querer comparar o inventário do tabaco diariamente, o inventário de cerveja e vinho semanalmente e todos os outros itens de estoque de compras em uma base mensal ou anual. Essa abordagem para contar com freqüência os itens mais valiosos e fáceis de roubar cumpre duas coisas:
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O encolhimento de inventário é rapidamente identificado.
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O proprietário da empresa pode minimizar o encolhimento de estoque, identificando o tipo de inventário que é mais freqüentemente roubado ou mesmo quando o inventário é mais freqüentemente roubado.
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Reconciliar contas bancárias. Uma coisa que os donos de empresas devem fazer é reconciliar suas próprias contas bancárias. Muitas vezes, o roubo de funcionários pelo pessoal de contabilidade ocorre quando os funcionários descobrem como escrever cheques na conta bancária da empresa que o proprietário não vê. Uma forma segura de encontrar uma transação fictícia e fraudulenta é fazer com que o proprietário concilie o extrato bancário.
Se o proprietário reconciliar o extrato bancário, ela pode comparar a contabilidade do banco para a conta com os registros contábeis da QuickBooks da empresa. Qualquer discrepância óbvia pode ser corrigida - o que significa que os registros contábeis do QuickBooks são mais precisos. Além disso, quaisquer transações escamosas e suspeitas tendem a se tornar óbvias quando o empresário olha de perto as verificações.
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Segregar contabilidade de custódia física sempre que possível. Em uma pequena empresa, é difícil separar sempre a contabilização de alguma atividade da custódia física ou responsabilidade física dessa atividade.Por exemplo, é difícil separar a contabilidade de inventário de custódia física ou acesso a esse inventário.
Um funcionário da loja, por exemplo, pode facilmente roubar cigarros e também ajustar registros de inventário através de vendas de caixas registradoras para cigarros. No entanto, onde quer que você possa separar a custódia física da contabilidade, ocorre uma verificação de erro embutida.
Você pode solicitar ajuda ao seu CPA na elaboração de formas de segregar a custódia física de ativos de tarefas contábeis e contábeis. E você realmente, realmente deveria fazer isso. Infelizmente, o roubo de funcionários é muito comum.
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Treine os funcionários no uso do QuickBooks. Você deve formar funcionários para usar o QuickBooks se você tiver um negócio de qualquer tamanho por dois motivos básicos:
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Alguém que sabe como usar o QuickBooks é menos provável que comece a gerar erros inadvertidos. Então, se você puder, faz bom sentido fornecer alguns funcionários com ajuda ou treinamento ou ambos. Esses recursos permitem que as pessoas mais confortavelmente e com mais precisão usem recursos do QuickBooks para criar informações financeiras que lhe permitem administrar melhor seu negócio.
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Registros contábeis sujos de camuflagem roubo de funcionários. Muitas vezes, uma das coisas que você vê quando o roubo de funcionários acontece é realmente registros contábeis desordenados. Assim, o treinamento não só significa registros contábeis mais precisos, mas também que você tem menos probabilidade de ter um ambiente propício ao roubo ou desfalque.
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Feche o arquivo do QuickBooks. Se você tomar um curso de Princípios de Contabilidade, você saberá que o fechamento significa um conjunto de procedimentos de contabilidade que alguém atravessa para fechar contas de receita e despesas.
No QuickBooks, fechar significa algo diferente. Mas você ainda deseja fechar o arquivo QuickBooks para manter a integridade de seus dados. Veja como: Escolha o comando Editar → Preferências, selecione Contabilidade e, em seguida, a guia Preferências da Empresa e, em seguida, clique no botão Data / Senha de Data de Fechamento. Quando o QuickBooks o solicitar, especifique uma "data de encerramento" e uma senha.
Depois de fornecer essas informações, o QuickBooks proíbe os usuários ou limita os usuários a mudar ou a inserir transações datadas antes da data de encerramento. (Somente pessoas com a senha podem fazer alterações ou inserir transações com datas anteriores à data de encerramento.)
