O Propósito da Contabilidade para Trabalhar com QuickBooks 2012 - manequins

A coisa mais importante para entender sobre contabilidade para aproveitar ao máximo seu trabalho no QuickBooks 2012 é que ele fornece informações financeiras para as partes interessadas. Toda função de contabilidade descrita aqui é executada de forma adequada por cada uma das versões do QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier e QuickBooks Enterprise.

Stakeholders são as pessoas que fazem negócios com ou interagem com uma empresa; eles incluem gerentes, funcionários, investidores, bancos, fornecedores, autoridades governamentais e agências que podem tributar uma empresa. As necessidades de informação dessas partes interessadas determinam o que um sistema de contabilidade deve fazer.

Necessidades de informação de gerentes, investidores e empresários

A primeira categoria de partes interessadas inclui os gerentes, investidores e empresários da empresa. Esse grupo precisa de informações financeiras para determinar se uma empresa está ganhando dinheiro. Este grupo também quer qualquer informação que dê uma visão sobre se uma empresa está crescendo ou contratando e quão saudável ou doente é.

Para cumprir suas obrigações e deveres, este grupo muitas vezes precisa de informações detalhadas. Por exemplo, um gerente ou empreendedor pode querer saber quais clientes são particularmente lucrativos - ou não são lucrativos. Um investidor ativo pode querer saber quais linhas de produtos estão crescendo ou contratando.

Um conjunto relacionado de requisitos de informação refere-se à manutenção de registros de ativos e passivos. Um activo é algo que a empresa possui, como dinheiro, inventário ou equipamento. Um passivo é alguma dívida ou obrigação que a empresa deve, como empréstimos bancários e contas a pagar.

Obviamente, alguém em uma empresa - talvez um gerente, contador ou contabilista - precisa ter registros muito detalhados sobre o valor do dinheiro que a empresa possui em suas contas bancárias, o estoque que a empresa possui em seu armazém ou em suas prateleiras e os equipamentos que a empresa possui e usa em suas operações.

Alguém que trabalha em um negócio, administra um negócio ou investe ativamente em uma empresa precisa de boas informações gerais sobre os assuntos financeiros da empresa e, em muitos casos, informações muito detalhadas sobre ativos importantes (como dinheiro) e passivos (como empréstimos bancários).

Necessidades de informação de credores externos

Uma segunda categoria de partes interessadas inclui empresas externas que emprestam dinheiro a empresas e agências de relatórios de crédito que fornecem informações a esses credores.Por exemplo, os bancos querem saber sobre os assuntos financeiros e a condição financeira de uma empresa antes de emprestar dinheiro. O sistema de contabilidade precisa produzir a informação financeira que um banco exige para considerar um pedido de empréstimo.

Que informações os credores querem? Os credores querem saber que um negócio é lucrativo e goza de um fluxo de caixa positivo. Lucros e fluxos de caixa positivos permitem que uma empresa pague facilmente a dívida. Um banco ou outro credor também quer ver ativos que possam ser liquidados, no pior dos casos, para pagar um empréstimo - e também outras dívidas que possam representar um crédito sobre os ativos da empresa.

Os fornecedores também normalmente requerem informações financeiras de uma empresa. Um fornecedor geralmente empresta dinheiro a uma empresa ao ampliar o crédito comercial. O que é digno de nota sobre isso é que os vendedores às vezes exigem contabilidade especial.

Por exemplo, uma das categorias de fornecedores que uma empresa como a Wiley Publishing, Inc., trata de autores. Para pagar a um autor o royalty ao qual ele tem direito, a Wiley coloca uma quantidade razoável de trabalho para calcular os valores de royalties por unidade e, em seguida, reporta e entrega esses valores aos autores.

Outras empresas às vezes têm requisitos de relatórios financeiros similares para fornecedores. Os franquiciados (como o homem ou a mulher que possui e opera o McDonald's local) pagam uma taxa de franquia com base nas receitas. Os varejistas podem realizar contabilidade e relatórios especiais, a fim de beneficiar de descontos e incentivos dos fabricantes dos produtos que eles vendem.

Necessidades de informação das agências governamentais

As partes interessadas previsíveis que exigem informações financeiras de uma empresa são as agências governamentais federais e estaduais com jurisdição sobre a empresa. Por exemplo, todos os negócios nos Estados Unidos precisam reportar suas receitas, despesas e lucros para que a empresa possa calcular corretamente o imposto de renda devido ao governo federal e depois pagar esse imposto.

As empresas com funcionários também devem informar o governo federal e estadual sobre os salários pagos a esses empregados - e pagar impostos sobre a folha de pagamento com base em métricas, como número de funcionários, salários pagos aos funcionários e benefícios de desemprego reivindicados pelos funcionários anteriores.

Fornecer esse tipo de informação financeira às agências governamentais representa um dever fundamental do sistema de contabilidade de uma empresa.

Necessidades de informação da geração de formulário de negócios

Além dos relatórios financeiros descritos nos parágrafos anteriores, os sistemas contábeis geralmente realizam uma outra tarefa fundamental para as empresas: produzir formulários comerciais. Por exemplo, um sistema de contabilidade quase sempre produz os cheques necessários para pagar os fornecedores.

Além disso, um sistema de contabilidade prepara as faturas e cheques de folha de pagamento. Sistemas de contabilidade mais sofisticados, como os usados ​​pelas grandes empresas, preparam muitos outros formulários de negócios, incluindo ordens de compra, extratos mensais de clientes, notas de crédito a clientes, recibos de vendas e assim por diante.