QuickBooks 2008 Para Dummies Cheat Sheet - dummies

Por Stephen L. Nelson

Seu Os recursos comerciais podem incluir sua capacidade de trabalhar com o software de contabilidade do QuickBooks. Esta útil Folheta Cheat ajuda você a construir seu know-how de contabilidade - desde o gerenciamento de arquivos de dados até a preparação da folha de pagamento, montagem da lista de itens para o rastreamento de pedidos de compra com o QuickBooks 2008.

Como definir uma data de encerramento e senha em QuickBooks

QuickBooks doesn Não é necessário que você ou até mesmo o deixe "fechar" meses e anos, como os sistemas de contabilidade manuais antigos fizeram. (Quando você "fechou" um período contábil antigo, você efetivamente cancelou as contas de receita e despesa e transferiu o valor líquido para as contas patrimoniais do proprietário.)

No entanto, o QuickBooks permite que você use uma data e uma senha de fechamento. O tipo de data de encerramento impede que alguém entre transações antes da data especificada. Se você definir uma senha de fechamento, por exemplo, alguém precisa fornecer essa senha antes de entrar em uma transação ou alterar uma transação datada antes da data de encerramento. Se você não definir uma senha de fechamento, alguém tentando entrar ou alterar uma transação datada antes da data de encerramento é avisado, mas ele ou ela ainda pode criar ou alterar a entrada.

Para definir uma data de encerramento, escolha Editar → Preferências, clique no ícone Contabilidade, clique na guia Preferências da empresa e, em seguida, insira a data de encerramento (provavelmente o final do ano completo mais recente) no Data através do qual os livros estão fechados. Para usar uma senha de fechamento, clique no botão Definir Senha e use a caixa de diálogo que o QuickBooks exibe para criar a senha de fechamento.

Preparando-se para fazer folha de pagamento com QuickBooks 2008

Se você deseja usar uma das opções do serviço de folha de pagamento do QuickBooks porque deseja economizar dinheiro, não tem medo de uma pequena documentação, ou talvez você queira a flexibilidade extra que vem com fazê-lo você mesmo, você precisa se inscrever para o sabor adequado do serviço.

Para configurar uma opção de serviço de folha de pagamento, prepare-se para entrar na Internet. Siga estas etapas:

1. Em QuickBooks, selecione Empregados → Pagamento → Solicitar Serviço de folha de pagamento.

   QuickBooks se conecta à Internet e exibe a primeira página de um formulário web de várias páginas que permite assinar e configurar o serviço de folha de pagamento do QuickBooks.

2. Siga as instruções na tela.

   Nota: Configurar o serviço de folha de pagamento QuickBooks exige que você tenha informações de folha de pagamento de ano a dia precisas para todos os seus funcionários, bem como informações de taxa de retenção do estado. Você quer coletar todas essas informações antes de começar. O processo de criação de folha de pagamento - supondo que você tenha as informações disponíveis e que você tenha apenas um punhado de funcionários - não deve levar mais de meia hora.

3. Programe sua folha de pagamento.

   Depois de se inscrever (e configurar indiretamente) o serviço de folha de pagamento do QuickBooks, você precisa agendar suas próximas atividades de folha de pagamento. Para fazer isso, escolha o comando Empregados → Adicionar ou Editar planilhas de folha de pagamento.

   Quando o QuickBooks exibe a janela da Lista de agendamento da folha de pagamento, clique no botão Agendamento da folha de pagamento e em Novo. Quando solicitado pelo QuickBooks, descreva a folha de pagamento que você está agendando. Por exemplo, se você estiver configurando uma folha de pagamento semanal, nomeie a folha de pagamento algo como folha de pagamento da sexta-feira. Além disso, descreva a freqüência como semanalmente, quinzenas, semestralmente, e assim por diante.

4. Descreva seus funcionários.

   Você precisa descrever cada um de seus funcionários, e você precisa identificar qual programa de folha de pagamento pertence. Escolha Empregados → Empregado Centro. Clique no botão Novo Empregado. Em seguida, use as abas da janela que o QuickBooks exibe para fornecer o nome do funcionário, o endereço, o número da Segurança Social e assim por diante. Observe que você usa a guia de Pagamento e Compensação para especificar o salário ou o salário do empregado e para atribuir o empregado a uma folha de pagamento agendada.

Inativando itens de lista no QuickBooks 2008

Um dos recursos básicos do QuickBooks é que ele permite que você simplifique suas listas ocultando itens que não estão mais ativos, incluindo aqueles que você espera estar ativos novamente mais tarde. Se você tem empregados sazonais, você pode ocultá-los da sua lista de Empregados durante as épocas do ano quando não trabalham. Ou se você vende cadeias comemorativas apenas a cada cinco anos, você pode evitar que eles ocupem sua lista de itens nos anos fora de casa. Você também pode inativar clientes e fornecedores de suas respectivas listas.

Para inativar algo de uma lista, tudo o que você precisa fazer é abrir a lista e clicar duas vezes no item. Quando o QuickBooks abre o item, o funcionário, o cliente ou o fornecedor que deseja inativar, selecione a caixa de seleção Item Is Inactive. (O nome da caixa de seleção muda, dependendo do que você está tentando inativar.) Em seguida, clique em OK. O QuickBooks esconde esse membro da sua lista. Na próxima vez que você exibir a lista, aparece a caixa Incluir Inativo.

Para visualizar e editar membros ocultos de sua lista, basta clicar na caixa Incluir Inativo. Todos os membros inativos aparecem com ícones X ao lado deles. Se você deseja reativar um membro, tudo o que você precisa fazer é clicar no ícone X e o membro será reativado.

QuickBooks mantém o acompanhamento das ordens de compra

Você pode criar pedidos QuickBooks, mesmo que você solicite produtos por telefone ou através da World Wide Web - ou seja, sempre que não solicite bens por escrito. O preenchimento de ordens de compra permite que você determine quais itens você tem na ordem e quando os itens chegarão. Tudo o que você precisa fazer é pedir ao QuickBooks, "O que está em ordem, e quando está chegando, mesmo assim? "Nunca mais você terá que aumentar seu cérebro para lembrar se você encomendou esses thingamajigs e doohickeys.

E quando a conta chegar, você já terá detalhado no formulário do PO. Tendo escrito todos os itens no seu PO, você não precisa preencher uma guia Itens no seu cheque quando você paga a conta.Ou, se você estiver pagando contas com o método de contas a pagar, você não precisa preencher a guia Itens na janela Ingresar contas. Quando os itens chegam, tudo que você precisa fazer é deixar o QuickBooks saber; Os itens são adicionados imediatamente à sua lista de inventário.

Use POs para itens que você solicita - ou seja, para itens que você receberá e pagará no futuro. Se você comprar itens no balcão ou receber itens que você não fez, você obviamente não precisa de um PO. O que você precisa fazer é apenas pagar a conta e inventariar os itens que você acabou de comprar.