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O QuickBooks Pro e o Premier 2012 permitem que você configure várias senhas para o arquivo de dados do QuickBooks. O que realmente é lógico sobre isso é que você pode informar o QuickBooks para limitar certos usuários e senhas para fazer apenas certas coisas.
O proprietário da empresa, por exemplo, pode ter uma senha que lhe permita fazer qualquer coisa. Mas um novo funcionário de contabilidade, por exemplo, pode ter uma senha que só lhe permite gravar contas no sistema.
Para configurar usuários e senhas adicionais nas edições QuickBooks Pro e QuickBooks Premier 2012, siga estas etapas:
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Escolha o comando Empresa → Configurar usuários e senhas → Configurar usuários.
QuickBooks exibe a caixa de diálogo Lista de usuários, que identifica os usuários para quem o acesso do QuickBooks foi configurado e quem está logado no sistema.
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Diga ao QuickBooks que deseja adicionar um usuário clicando no botão Adicionar usuário.
O QuickBooks exibe a primeira caixa de diálogo Definir senha e acesso do usuário.
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Identifique o usuário e forneça uma senha.
Dê a cada usuário para quem você está configurando uma senha com um nome de usuário digitando um nome curto - talvez o primeiro nome do usuário - na caixa Nome do Usuário. Depois de identificar o usuário, você insere a senha do usuário na caixa de texto Senha e na caixa de texto Confirmar senha.
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Clique em Avançar para continuar e, em seguida, indique se deseja limitar o acesso para o novo usuário.
Quando o QuickBooks exibir a segunda caixa de diálogo Configurar senha e acesso do usuário, indique se deseja limitar o acesso e os direitos do usuário. Se você quiser limitar o acesso e os direitos ( direitos são simplesmente as coisas que o usuário pode fazer), selecione o botão de opção Áreas selecionadas do QuickBooks.
Se desejar que o usuário possa fazer qualquer coisa, selecione o botão de opção All Areas of QuickBooks. Se você indicar que o novo usuário deve ter acesso a todas as áreas do QuickBooks, você terminou configurando a senha do usuário. Você pode ignorar as etapas restantes.
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Clique em Avançar para continuar e, em seguida, descreva o acesso às vendas e contas a receber informações e tarefas.
Depois de concluir o Passo 4, o QuickBooks exibe a terceira caixa de diálogo Configurar Senha de Usuário e Acesso. Esta é a primeira das dez caixas de diálogo que o acompanham através de uma entrevista fazendo perguntas detalhadas sobre o tipo de acesso que cada usuário deve ter em uma área específica.
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Clique em Avançar e, em seguida, descreva as compras e os direitos contabilísticos.
Depois de concluir a Etapa 5, clique em Avançar, o QuickBooks exibe a quarta caixa de diálogo Configurar Senha e Acesso do Usuário, o que permite que você especifique o acesso desse novo usuário nas áreas de compras e contas a pagar.Você pode selecionar o botão de opção Acesso sem acesso, acesso total ou acesso seletivo e um dos botões subsidiários do acesso seletivo.
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Clique em Avançar e, em seguida, descreva os direitos e acesso de usuários restantes.
Quando você clica no botão Próximo mostrado na parte inferior de cada versão da caixa de diálogo Configurar senha e acesso do usuário, o QuickBooks exibe várias outras versões da caixa de diálogo que o QuickBooks usa para consultá-lo sobre os direitos e o acesso do usuário.
Você limita os direitos em cada uma dessas outras áreas da mesma maneira que você faz pelas vendas e contas a receber e áreas de compras e contas a pagar. Apenas seja pensativo enquanto você passa e limita a capacidade do usuário. Você quer que os usuários tenham os direitos necessários para fazer seu trabalho, mas você não quer dar mais direitos do que eles precisam.
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Especifique se o usuário pode alterar ou excluir transações.
Depois de ter atravessado cerca de meia dúzia de versões das caixas de diálogo Definir Senha de Usuário e Acesso que perguntam sobre áreas específicas de contabilidade, o QuickBooks exibe a versão de Transações ou Alterações de Transações da caixa de diálogo Definir Senha de Usuário e Acesso caixa. Em geral, você deseja limitar as capacidades de um usuário para alterar ou excluir transações.
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Clique em Avançar e depois reveja suas decisões de direitos.
Depois de clicar em Avançar, o QuickBooks exibe a versão final da caixa de diálogo Configurar senha e acesso do usuário. Ele identifica os direitos de usuário que você atribuiu ou permitiu. Você pode usar esta caixa de diálogo para rever os direitos que alguém possui. Se você perceber que você atribuiu direitos incorretamente, clique no botão Voltar para retornar pelas caixas de diálogo para onde cometeu um erro.
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Depois de terminar com a revisão dos direitos e do acesso do usuário, clique em Concluir.
A partir deste ponto, o novo usuário poderá usar o QuickBooks; No entanto, seus direitos estão limitados ao que você especificou.
