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Quando uma conta entra, a primeira coisa a fazer é gravá-la. Você pode gravar contas através da janela Enter Bills ou do registro Accounts Payable. Se você planeja rastrear contas por despesa e item, você precisa usar a janela Inserir faturamento.
Para gravar uma conta na caixa de diálogo Enter Bills, siga estas etapas:
1. Escolha Fornecedores -> Digite Bills.
Ou, alternativamente, selecione Fornecedores na lista Navegadores e clique no ícone Enter Bills. Você, sem dúvida, percebe que a metade superior desta janela parece um ótimo negócio como um cheque - é porque grande parte das informações que você coloca aqui acabam no cheque que você escreve para pagar sua conta. (Se você vir a palavra Crédito no topo do formulário em vez de Bill, clique no botão de opção de Bill no canto superior esquerdo. Você também pode usar essa tela para entrar no crédito dos fornecedores.)
2. Selecione o nome do fornecedor que você está pagando.
Se você quiser pagar esta conta a um fornecedor que já está na lista Vendedor, basta clicar na seta para baixo no final da linha Vendedor e escolher o fornecedor. (QuickBooks, em seguida, preenche automaticamente a janela Enter Bills com tanta informação quanto ele se lembre.) Mas se este fornecedor é novo, o QuickBooks solicita que você adicione ou configure rapidamente algumas informações sobre o fornecedor - o endereço, o limite de crédito, os termos de pagamento, e assim por diante. Você fornece essas informações na janela New Vendor.
Se você tiver uma ou mais ordens de compra não preenchidas com o fornecedor selecionado, o QuickBooks pergunta se deseja receber contra uma ordem de compra. Clique em Sim, se você fizer ou Não se você não. Se você optar por receber contra uma ordem de compra, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Abrir encomendas de compras. Simplesmente lista as ordens de compra abertas que você gravou. Quando você seleciona uma ou mais ordens de compra para receber, QuickBooks preenche os itens e os montantes dessas ordens para você, o que você pode modificar conforme necessário.
Para criar uma ordem de compra, que é apenas um registro de itens que você solicitou de fornecedores, escolha Fornecedores -> Criar Pedidos de Compra. Quando o QuickBooks exibe a janela Criar encomendas de compras, descreva seu pedido. Você imprime e edita ordens de compra da mesma maneira que você imprime faturas e notas de crédito.
3. Selecione os termos de pagamento que descrevem quando a conta é devida.
Na linha Termos, abra a lista drop-down e selecione os termos de pagamento (se as informações ainda não estiverem disponíveis quando você configurar o fornecedor).
4. (Opcional) Insira um memorando para descrever a conta.
Você pode inserir uma nota na caixa Memorando. A nota que você inseriu aparece no registro A / P.
5. Mova o cursor para baixo na coluna Conta da guia Despesas e insira um nome de conta de despesa.
As possibilidades são que você deseja inserir o nome de uma conta de despesa que já está no gráfico de contas. Se for esse o caso, clique na seta para baixo para ver uma lista de todas as suas contas. Você provavelmente deve se deslocar para baixo na lista para chegar às contas de despesas (uma maneira rápida de se deslocar para baixo na lista é começar a digitar o nome da conta - você vai direto para a lista). Clique na conta que esta conta representa (provavelmente é suprimentos ou algo assim).
Se você precisa criar uma nova categoria de conta de despesa para esta conta, escolha a partir do topo da lista. Você vê a caixa de diálogo Nova conta. Preencha as informações e clique em OK.
E se o dinheiro que você está pagando por causa dessa conta pode ser dividido entre duas, três ou quatro contas de despesas? Basta clicar abaixo da conta que você acabou de entrar. A seta para baixo aparece. Clique para entrar em outra conta de despesa, e outra, e outra, se quiser.
6. Abaixe a coluna Quantidade, se necessário, e mude os números.
Se você estiver dividindo esta conta entre várias contas, verifique se os números na coluna Montante se somam ao total da conta.
7. (Opcional) Digite palavras de explicação ou sabedoria na coluna Memorando.
8. (Opcional) Atribuir a despesa a um Cliente: Trabalho.
Se você pretende ser reembolsado por essas despesas, ou se você quiser apenas rastrear suas despesas por trabalho, insira o cliente que irá reembolsá-lo. Insira um valor para cada conta, se necessário. Você pode usar a seta para baixo para encontrar clientes e depois clicar neles.
9. (Opcional) Atribua a despesa a uma classe.
Você também pode acompanhar as despesas por classe, fazendo inscrições na coluna Classe. Observe a seta para baixo usual e clique nela para ver uma lista de classes. (Você não vê uma coluna da Classe, a menos que você tenha dito ao QuickBooks que você deseja usar as classes.)
Se você deseja que o QuickBooks acompanhe as despesas por classe, você pode configurá-lo para fazê-lo. Para configurar QuickBooks para rastrear despesas, escolha Editar -> Preferências. Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Preferências, clique no ícone Contabilidade, clique na guia Preferências da Empresa e, em seguida, marque a caixa de seleção Usar Classificação de Rastreamento.
Se desejar, clique no botão Recalcular para totalizar as despesas.
10. Use a guia Itens para gravar os vários itens que a conta representa.
Clique na guia Itens. Insira os itens que você comprou e os preços que pagou por eles.
Se você perceber depois de concluir parcialmente a conta que a conta realmente paga uma ordem de compra, clique no botão Selecionar PO, que aparece na aba Itens da janela Ingresar Bill.
Na lista suspensa Vendedor, clique no nome do fornecedor que lhe enviou a conta. Na lista de pedidos de compra abertos, clique na coluna à esquerda para colocar um cheque ao lado do pedido (ou pedidos) para o qual você está pagando. Bastante fácil? Clique em OK quando terminar, e o QuickBooks preenche a guia Itens para você automaticamente.
11. Mova para a coluna Item e insira um nome para o item.
Observe a seta para baixo nesta coluna. Clique nele para ver a lista Item. O item que você está pagando aparece nesta lista? Em caso afirmativo, clique nesse item. Caso contrário, escolha a partir do topo da lista e preencha a janela Novo Item.
12. Preencha o resto das linhas de itens na guia Itens.
Você pode inserir todos os itens que você está comprando aqui. Certifique-se de que a guia Itens mostra com precisão os itens que você está comprando, seus custos e suas quantidades. Se você quiser, clique no botão Recalcular para totalizar os itens.
13. Salve a conta.
Clique em Salvar e Novo para salvar seu registro da conta e depois digite outra conta. Ou clique em Salvar e Fechar para gravar sua conta, mas não pagar outra conta.
