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Depois de saber qual a forma de entidade que sua empresa usará e terá o software QuickBooks Simple Start instalado, você está pronto para configurar o Arquivo de dados do QuickBooks. O arquivo de dados é o recipiente que o QuickBooks Simple Start usa para armazenar suas informações financeiras.
Para executar a entrevista de configuração, você inicia o programa QuickBooks Simple Start e, quando solicitado pelo QuickBooks, passe a entrevista de instalação:
1. Inicie QuickBooks Simple Start.
Antes de começar a entrevista, você deve iniciar o Quick Start do QuickBooks. Para fazer isso, clique duas vezes no ícone QuickBooks Simple Start, que aparece na área de trabalho do Windows. Ou, escolha Iniciar -> Programas e, em seguida, clique nas opções de menu que levam ao QuickBooks.
A verdadeira diversão começa neste momento. A Interação de Configuração começa automaticamente, exibindo a caixa de diálogo Configuração Intervista.
Se você não está iniciando o QuickBooks pela primeira vez, mas deseja passar pela Configuração de Entrevista para configurar uma nova empresa de qualquer maneira, escolha Arquivo -> Nova Empresa.
2. Descreva seu negócio.
Para começar a entrevista, clique no botão Avançar. A entrevista de configuração exibe uma janela que solicita que você insira o nome e o endereço da sua empresa. Preencha os espaços em branco com as informações solicitadas.
3. Identifique sua escolha de formulário de entidade.
Para continuar com a entrevista, clique em Avançar. A entrevista de configuração exibe uma janela (não mostrada) que pergunta qual o formulário de entidade que você escolheu para sua empresa. Veja como você responde a pergunta que esta caixa de diálogo pergunta:
• Se você optou por operar como empresa unipessoal ou como LLC de membro único que será tratada para fins fiscais como uma empresa unipessoal, verifique a propriedade exclusiva botão.
• Se você optar por operar como uma parceria ou como uma LLC de membros múltiplos que será tratada como uma parceria para fins de imposto de renda, marque o botão Parceria ou Companhia de Responsabilidade Limitada.
• Se você optou por operar como uma corporação S (isso pode ser porque você incorporou e elegeu o status S ou porque você configurou um LLC e então o status S de eleição dupla), verifique o botão da Corporação S.
• Se você optou por operar como uma corporação C (isso pode ser porque você incorpora ou configura uma LLC e então elege-se como uma corporação), verifique o botão Corporação.
• Se você estiver usando QuickBooks Simple Start para uma igreja ou uma organização sem fins lucrativos de algum tipo, é claro, verifique o botão Organização sem fins lucrativos.
Um ponto final sobre essa confusão de escolha de entidade: se você estiver operando atualmente como uma empresa unipessoal ou uma LLC de membro único que é tratada para fins de imposto de renda como uma empresa unipessoal e você sabe que algum dia em breve você fará as eleições necessário transformar a entidade em uma corporação, verifique o botão que corresponde à entidade que você se tornará, e não o formulário de entidade que você está usando atualmente.
4. Descreva como você facturará seus clientes.
Clique em Avançar para mover para a caixa de diálogo Configuração de entrevista que pergunta como você facturará seu cliente. Principalmente, você apenas responde as perguntas que a Intervista de Configuração faz.
• Descreva se as pessoas pagam em dinheiro ou a tempo. Veja essa primeira pergunta sobre se as pessoas pagam no momento da venda (presumivelmente com dinheiro ou um cheque) ou depois, depois de faturá-los? Você precisa responder a esta pergunta selecionando o botão apropriado. O QuickBooks usa sua pergunta para esta questão para determinar se você precisa imprimir recibos de vendas (porque o seu é um negócio de ponto de venda) ou faturas (porque você contabiliza pessoas e depois pagam mais tarde) ou ambos.
• Especifique se você cria estimativas para os clientes. Veja essa segunda pergunta? Aquele que pergunta se você cria estimativas - essencialmente "melhores devoluções" para seus clientes? Você também precisa responder a esta pergunta. Se você criar (ou quiser criar) estimativas, selecione Sim. Se não o fizer, selecione No.
• Indique se seus clientes estão sujeitos a imposto sobre vendas. Se estiverem, clique no botão Sim. Se você clicar no botão Sim, você também precisa rotular o imposto de vendas que você paga, especificar a taxa de imposto e nomear a agência de impostos para a qual você remeter os impostos sobre vendas.
5. Crie o arquivo da empresa QuickBooks.
Clique em Avançar para mover para a próxima caixa de diálogo Configuração Interview. Esta caixa de diálogo informa que o QuickBooks está à beira da criação do arquivo da empresa que armazenará suas informações contábeis. Tudo o que você precisa fazer é clicar em Avançar. Então, clique em Avançar. Quando você faz, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Salvar como. Use esta caixa de diálogo para nomear o arquivo da empresa QuickBooks. Você simplesmente insere o nome do arquivo na caixa do nome do arquivo e você clicar em Salvar.
Você também pode usar a caixa Salvar em (mostrado na parte superior da caixa de diálogo Salvar como) para especificar a localização da pasta que você deseja que o QuickBooks use para o arquivo da empresa. Mas não faça isso. QuickBooks pode perder o rastreamento de onde você armazena o arquivo da empresa, se você colocá-lo em algum lugar louco e, em seguida, criar mais de um arquivo da empresa. Você não quer perder o arquivo da sua empresa.
Depois do QuickBooks, o Simple Start cria o arquivo da empresa, ele exibe a janela usual do programa QuickBooks Simple Start. Esta é a mesma janela que você verá a partir de agora quando você iniciar o QuickBooks.
Após o início simples do QuickBooks, você também pode ver uma caixa de mensagem que pergunta se deseja registrar o QuickBooks. Você pode usar o produto aproximadamente uma dúzia de vezes e depois - whammo! - ou você o registra ou não pode usá-lo. A opção mais simples é apenas se registrar.Veja como: Quando o QuickBooks exibe a caixa de mensagem que pergunta se deseja se registrar, clique em Online para se registrar on-line ou Telefone para se registrar por telefone. Se você for com a opção do telefone, o QuickBooks exibe outra caixa de diálogo que lhe dá um número de telefone para ligar e fornece um espaço para você inserir seu número de registro. Você também pode se registrar, escolhendo Arquivo -> Registrar QuickBooks: Simple Start.
