Agendando uma Reunião com o Lotus Notes 6 - dummies

Para criar uma nova reunião, primeiro abra seu Calendário e clique no botão Agendar um encontro na barra de ação. Aparece um formulário de reunião em branco. Na Figura 1, você pode ver um exemplo de formulário de reunião.

Figura 1: Criando uma nova reunião.

A maioria dos campos de um formulário de reunião são os mesmos em um formulário de nomeação. Você precisa preencher o básico, como um assunto, quando, duração e local. Em seguida, você vai seguir em frente para considerar quem convidar.

Convidando os Convidados

No caso mais simples, basta digitar os nomes das pessoas a quem deseja comparecer. Basta preencher os campos da seção Convidados (lado inferior esquerdo), bem como as seções de data, hora e localização do novo formulário de reunião. Como você pode ver na Figura 1, você pode convidar três tipos de pessoas: Obrigatório, Opcional e FYI.

• Obrigatório: Qualquer pessoa cujo nome você lista neste campo é considerado por Notas como um participante obrigatório da sua reunião. Isto é especialmente importante quando você pede Notas para encontrar os melhores horários para uma reunião usando o Agendador.

• Opcional: No que diz respeito a Notes, essas pessoas são realmente exatamente como pessoas obrigatórias. Notas consulta seus horários se você pedir a Notes para encontrar os melhores horários para sua reunião. Se uma pessoa estiver listada como invocada opcional em um convite para reunião, seu comparecimento não é necessariamente obrigatório.
• FYI: Use este campo se você deseja enviar uma notificação - diferente de um convite - para alguém. Suponha que você precise agendar uma reunião com os membros da sua equipe. Você pode inserir o nome de cada membro da equipe no campo Obrigatório, mas colocar o nome do seu chefe no campo FYI. Dessa forma, seus colegas recebem um convite para a reunião, mas seu gerente apenas recebe um aviso de reunião. Dessa forma, seu chefe sabe que você está tendo a reunião e que você enviou os convites, mas também que ela não deve participar.

As pessoas nos campos Obrigatório e Opcional não verão os nomes de quem você lista no campo FYI de um convite da Reunião.

Clique nos botões que se parecem com um pequeno catálogo telefônico à direita dos campos Obrigatório, Opcional e FYI para selecionar nomes do Diretório Público.

A maneira mais simples de criar um novo convite para reunião é a seguinte:

1. No campo Assunto, insira um assunto.

2. Nos campos Quando, escolha uma data e hora de início e fim para a reunião.

3. Nos campos Onde, defina a localização.

4. Nos campos Convidados, digite os nomes das pessoas a quem deseja convidar.

5. Clique no botão Salvar e enviar convites na barra de ação.

Todos os seus convidados recebem uma mensagem na Caixa de entrada solicitando que eles venha a sua reunião.

O único problema com esta abordagem - embora seja certamente direto - é que normalmente inicia uma grande quantidade de mensagens de e-mail entre você e seus convidados. Você sabe, "Não consigo chegar às 9: 30, e em vez disso? "Variedade. Dependendo do número de pessoas que você convida para qualquer reunião em particular, você pode realmente passar um pouco de tempo depois de enviar o convite tentando coordená-los, pois todos eles voltaram para você com esses "Sim, eu posso" ou "Não, Eu não posso "respostas.

Você pode facilmente ignorar esse dilema. Ao invés de usar o processo simples que foi listado acima, peça ao Agendador de Notas que primeiro analise o Calendário de cada convidado para encontrar um horário comum quando todos estiverem disponíveis. Armado com esta informação, você pode definir um tempo de reunião conveniente para (espero) todos. Seu convite chega nas caixas de entrada dos seus convidados já pré-carregadas com uma data e hora que você conhece (heh he he) quando são livres. Qualquer um de seus convidados ainda pode recusar, é claro, mas você reduz a chance de acontecer de forma bastante dramática porque você evita a maioria dos conflitos de cronograma na frente.

Usando o Agendador

Para que as Notas sugiram um horário ideal para uma reunião com base em quando os participantes da Reunião Necessária e Opcional estiverem disponíveis, segure clicando no botão Salvar e Enviar Convites ainda. Em vez disso, preencha seu formulário de reunião como de costume e, em seguida, clique no botão Click to See Invitee, Room e Resource Availability, que você pode encontrar na seção Scheduler (inferior) do formulário Meeting. (Consulte a Figura 1.)

A Figura 2 mostra um convite de reunião de amostra com o Agendador aberto.

Figura 2: Use o Agendador para descobrir quando seus convidados estão disponíveis para atender.

Quando você usa o Agendador para que o Notes encontre momentos de reunião para você, você tem duas maneiras de procurar: nos melhores horários ou por detalhes de agendamento. Primeiro, selecione o botão de opção Resumo (sob o título Mostrar, lado esquerdo) para proteger essa visualização. Esta visão é provavelmente a mais fácil de usar porque você pode ver de relance um conjunto de sugestões de tempo de espera, durante o qual todas as pessoas que você está convidando estão disponíveis.

Para usar uma das vezes que o Notes sugere, basta selecionar um horário conveniente para todos na lista suspensa do Tempo sugerido para dia selecionado e, em seguida, clique no botão Usar hora selecionada abaixo. As notas ajustam os horários do convite da reunião. Você pode ver os campos na Whensection na parte superior do formulário do Meeting, conforme corresponda quando você clica em uma entrada nesta lista.

Você também pode clicar em qualquer uma das datas no calendário do mês pequeno (de baixo direito do formulário) para examinar um dia diferente e para ver quando seus amigos estão disponíveis nesse dia.

Confira a pequena seta ao lado do cabeçalho da Lista de Dia Sugerido para o Dia Selecionado. Clique nesta seta para exibir mais opções de disponibilidade de cronograma.Na lista suspensa que aparece, você pode optar por procurar tempo livre compatível durante um determinado dia, semana ou mês. Isto é especialmente útil se as pessoas que você está convidando não tiverem disponibilidade na data original que você escolheu.

Se você tiver dificuldade em encontrar uma hora que funcione para todos seus Convidados, clique na opção Verificar se é necessário entrar e, em seguida, use a lista suspensa resultante para escolher uma hora para um grupo menor de pessoas. Isso é útil quando você está tentando agendar uma reunião com um número maior - maior que 20 - pessoas.

Outra maneira mais visual de encontrar momentos em que seus Convidados estão disponíveis é visualizá-los por detalhes de agendamento. Selecione o botão de opção Detalhes (sob o título Mostrar) para ver uma tabela que mostra os horários em que cada um de seus convidados está disponível. Você pode ver essa visão na Figura 3. Uma vantagem desta tabela de agendamento é que você pode ver, por pessoa, a disponibilidade de tempo livre ao longo de duas semanas.

Figura 3: Veja detalhes da programação individual para encontrar tempo livre.

Arraste a barra vertical grande e transparente até encontrar uma hora em que todos estejam disponíveis. (Vira verde quando isso acontece). Os blocos brancos na tabela representam as horas abertas e disponíveis, e os blocos coloridos representam os momentos em que o participante determinado está ocupado. Se todos os convidados não estiverem disponíveis, a barra vertical fica vermelha para que você saiba que toda sua atividade não pode atender. (Uma tecla na parte inferior da tela lembra o status que cada cor indica.)

Independentemente do método que você escolher para encontrar uma hora em que todos possam se encontrar, você deve clicar no botão Salvar e enviar convites na ação bar quando terminar.