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O QuickBooks permite o uso simultâneo do arquivo de dados QuickBooks por vários usuários. Às vezes, você precisa apenas de um único computador e de uma única cópia do QuickBooks, mesmo que você tenha vários funcionários usando o QuickBooks. Por exemplo, se uma pequena empresa tem apenas um assistente administrativo e o proprietário acessando um arquivo de dados do QuickBooks, uma cópia do QuickBooks em execução em um único computador pessoal pode ser tudo o que é necessário.
Para permitir o uso simultâneo do arquivo de dados QuickBooks por vários usuários, previsivelmente, primeiro você precisa configurar vários usuários.
Depois de configurar os vários usuários, você pode instalar o programa QuickBooks em outros computadores pessoais e depois - assumindo que todos esses computadores pessoais se conectem a uma rede do Windows - use essas outras cópias do QuickBooks para acessar o arquivo de dados do QuickBooks armazenado no primeiro computador ou principal.
Para usar QuickBooks em um ambiente de uso simultâneo por vários usuários, você também precisa informar ao QuickBooks que esse uso simultâneo está bem. Para fazer isso, escolha o comando File → Switch to Multi-User Mode. (Se desejar desligar este modo de usuário múltiplo mais tarde, você também escolherá o comando Arquivo → Alternar para o modo de usuário único.)
O QuickBooks suporta o uso simultâneo de vários usuários através de uma tecnologia chamada bloqueio de registro, que bloqueia todos os registros com o qual você está trabalhando, mas não com todo o arquivo de dados do QuickBooks. Por exemplo, se você quiser trabalhar com a empresa A, e algum outro usuário quer trabalhar com a empresa B, está tudo bem. QuickBooks permite.
O que você e o outro usuário não podem fazer, no entanto, é trabalhar na mesma empresa (empresa A ou B) ao mesmo tempo. Isso significa que você está trabalhando com o mesmo registro de clientes.
Você não pode instalar a mesma cópia do QuickBooks em várias máquinas e possui legalmente um sistema QuickBooks de múltiplos usuários. Você deve comprar uma cópia do QuickBooks para cada máquina na qual o QuickBooks está instalado. Note, no entanto, que a Intuit vende algumas versões de usuários múltiplos do QuickBooks em que você realmente compra cinco licenças em uma caixa de QuickBooks.
(A versão Enterprise do QuickBooks suporta redes de múltiplos usuários com até 30 usuários simultâneos e as outras versões do QuickBooks oferecem suporte a redes de usuários múltiplos com até 5 usuários simultâneos.)
Você pode querer ter vários QuickBooks usuários se os representantes de vendas em sua empresa prepararem faturas ou preparar lances para clientes. Neste caso, você pode querer que cada vendedor seja configurado no QuickBooks.Note, no entanto, que esses vendedores devem ter apenas a capacidade de criar uma fatura ou talvez criar e imprimir uma estimativa de fatura.
Você quer ter muito cuidado em permitir aos usuários de contabilidade inexperientes acesso total ao sistema de contabilidade.
