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A maior parte do tempo, os itens de linha que aparecem em uma fatura são itens que você descreve na lista de itens e, em seguida, quantifica diretamente na nota fiscal. No entanto, em algumas empresas de serviços, você pode realmente vender muitas unidades do mesmo item. Se você deseja gravar as atividades do serviço à medida que elas ocorrem, escolha o comando Clientes → Enter Time → Time / Enter Single Activity.
QuickBooks exibe a janela Time / Enter Single Activity.
Para marcar ou registrar uma única atividade, registre a data da atividade na caixa Data. Use a caixa Nome para identificar a pessoa que realiza o serviço. Na caixa Cliente: trabalho, identifique o cliente ou o trabalho para o qual o serviço está sendo executado.
Selecione o item de serviço apropriado na lista suspensa Item de serviço e (se você estiver rastreando um funcionário) o item de folha de pagamento apropriado da lista suspensa Item de folha de pagamento. Se você estiver rastreando classes, previsivelmente, você também pode usar a lista suspensa Classe para classificar a atividade.
Use a caixa de Notas para registrar uma descrição breve e apropriada do serviço. Esta descrição aparece na nota fiscal, então fique atento ao que escreve.
Depois de descrever ou fornecer essas informações gerais sobre o serviço, você tem duas maneiras de registrar o tempo gasto no serviço:
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Tempo de gravação manualmente: você pode gravar manualmente o tempo gasto em uma atividade usando a caixa Duração para entre na hora. Se você passou 10 minutos, por exemplo, digite 0: 10 na caixa Duração. Se você gastou 3 horas e 40 minutos, digite 3: 40 na caixa Duração.
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Faça o QuickBooks gravar o tempo: você também pode fazer o QuickBooks gravar o tempo gasto na atividade. Basta clicar no botão Iniciar na caixa Duração ao iniciar a atividade e clicar no botão Parar quando parar a atividade. Se você quiser pausar o temporizador (enquanto faz uma chamada telefônica, por exemplo), clique no botão Pausar.
Depois de descrever a atividade que você está realizando na janela Hora / Enter Single Activity, clique no botão Salvar e Novo ou Salvar e Fechar para salvar as informações da atividade.
Verifique se a caixa de seleção Billable (no canto superior direito da janela Time / Enter Single Activity) está selecionada. Ao selecionar a caixa Billable, você diz ao QuickBooks que deve manter esse registro de uma atividade faturável para posterior inclusão em uma fatura.
Você pode usar os botões Anterior e Próximo, que aparecem na parte superior da janela Hora / Enter Single Activity, para prosseguir entre seus registros de tempo de atividade.Note, também, que um botão de ortografia também está disponível. Clique no botão Ortografia para verificar ortografia a descrição das notas que você inseriu - o que é uma boa idéia, pois essa informação será exibida em uma fatura posterior.
Para adicionar tempo e custo faturáveis a uma fatura, crie a fatura da maneira usual. Depois de identificar o cliente (e se você tiver entrado o tempo para o cliente), e se você tiver cumprido um tempo ou custos para o cliente, o QuickBooks exibe uma caixa de mensagem perguntando se deseja faturar o tempo ou os custos.
Se você indicar "sim", o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Escolher hora e custos faturáveis.
A guia Hora da caixa de diálogo Selecionar horário e custos faturáveis mostra cada uma das vezes que você gravou para um cliente. Para adicionar esses horários à fatura, clique na coluna Usar para a hora. (A coluna Usar é a coluna mais à esquerda, exibindo uma marca de seleção.)
Ou, se quiser selecionar todas as vezes, clique no botão Selecionar tudo. Em seguida, clique em OK. O QuickBooks acrescenta cada um desses tempos faturáveis à nota fiscal como linhas separadas. A figura a seguir mostra como a informação do tempo faturável aparece na janela Criar faturas.
